Alle Neune: Schritt für Schritt zur Profi-Rechnung mit dem Rechnungsprogramm invoiz

Moritz Buhl

Mit den finanzamtstauglichen Rechnungen von invoiz bist du als Selbstständiger von Anfang an auf der sicheren Seite:

  • Du startest in invoiz mit einer neutralen Rechnungsvorlage, die du mit deinem Firmenlogo branden kannst,
  • trägst deine eigenen Kontakt- und Adressdaten und deine Steuernummer ein,
  • erfasst die Adressdaten deines Auftraggebers und
  • gibst die Auftragsdetails ein – fertig.

Die smarte invoiz-App macht daraus blitzschnell eine rechtlich und optisch perfekte Rechnung. Die verschickst du anschließend ganz einfach per E-Mail. Du kannst deine Rechnungen aber auch ausdrucken und klassisch per Post versenden.

Probier’s einfach aus: Look-and-feel des Rechnungsprogramms kannst du kostenlos in invoiz ausprobieren.

Hier alle neun Schritte von der Rechnungsvorlage bis zum Versand der Rechnung im Überblick:

Step 1:  Rechnungsvorlage in invoiz

Navigiere in der Seitenleiste zu den Rechnungen und klicke auf das „Plus“-Symbol oder den Button „Los geht’s“, um eine Rechnung zu schreiben. Du landest direkt in einer neutralen Rechnungsvorlage, die du nun mit den relevanten Informationen füttern kannst.

Rechnungsvorlage in invoiz

Hinweis: Der Schalter „Preisart“ bezieht sich auf die Preisangabe auf Positionsebene. Am besten lässt du die voreingestellte Preisart „Netto“ unangetastet. Die „Brutto“-Alternative ist nur dann sinnvoll, wenn du ausschließlich mit Privatkunden zu tun hast. Geschäftskunden bevorzugen Netto-Preisangaben auf Positionsebene.

Step 2: Briefpapier-Kopf bearbeiten

Briefpapierkopf in invoiz bearbeiten

Per Mausklick auf den Kopfbereich des Dokuments öffnest du den Bereich „Briefpapier-Kopf bearbeiten“: Hier kannst du dein Logo hochladen und / oder den Text eingeben, der im Briefkopf angezeigt werden soll. Also zum Beispiel deine Geschäftsbezeichnung und deine Adress- und Kontaktdaten.

Sämtliche Angaben sind an dieser Stelle optional: Du kannst sie ebenso gut im Infobereich am rechten Seitenrand (unter dem Rechnungsdatum) oder in der Fußzeile eintragen.

Step 3: Briefpapier-Absender bearbeiten

Briefpapier-Absender in invoiz bearbeiten

Hier trägst du deine Absenderangaben ein, die am oberen Rand des Adressfelds erscheinen sollen.

Step 4: Adresse hinzufügen: Kunde eingeben oder wählen

Nachdem du auf das „Plus“-Symbol im Bereich „Adresse hinzufügen“ geklickt hast, kannst du die Firma oder den Namen deines Kunden direkt eingeben. Einfach lostippen – ohne Umweg über ein Eingabefeld. (Falls du zuvor bereits Kunden in deiner Kundendatenbank erfasst hast, schlägt invoiz dir außerdem passende Einträge vor).

Adresse eingeben in invoiz

Sobald du auf „Return“ drückst, öffnet sich das Dialogfenster „Empfänger bearbeiten“. Hier
kannst du …

  • zwischen Firmen- und Privatkunden unterscheiden,
  • die Adressdaten des Kunden eintragen und
  • bei Geschäftskunden zuständige „Ansprechpartner“ erfassen.

Mit „Enter“ schließt du die Eingabe der Kunden-Stammdaten ab.

Step 5: Infobereich bearbeiten

Zum Bearbeiten des Infobereichs rechts klickst du einfach hinein und kannst den Bereich sofort bearbeiten. Hier kannst du …

Infobereich in invoiz

  • voreingestellte Rechnungselemente ein- und ausblenden,
  • die Bezeichnungen Standardelementen ändern (zum Beispiel Lieferdatum statt Leistungsdatum),
  • zusätzliche Angaben eintragen (z. B. Name oder Durchwahl des Sachbearbeiters, Projektnummer, Aktenzeichen etc.). Dabei ist jeweils eine Feld-„Bezeichnung“ und der dazugehörige „Wert“ erforderlich.

Wichtig: Die Rechnungsnummer wird von invoiz automatisch vergeben. So ist sichergestellt, dass jede Nummer eindeutig ist und nur einmal vergeben wird. (An dieser Stelle lohnt sich auch ein Blick in unseren Beitrag „Richtige Rechnungen: Die Nummer mit den Rechnungsnummern“. Hier geben wir den Überblick, welche Anforderungen der Gesetzgeber bei der Vergabe von Rechnungsnummern hat.) Solange eine Rechnung noch nicht abgeschlossen ist, erscheint im Infobereich der Platzhalter „Automat. Vergabe“.

Standardmäßig startet invoiz mit der Rechnungsnummer „0001“. Du kannst den Startwert des Rechnungs-„Nummernkreises“ und das Format deiner Rechnungsnummern aber nach Belieben an deine Vorstellungen anpassen. Das gilt übrigens auch für deine Angebotsnummern. Du findest die Konfigurationsmöglichkeiten im Bereich „Einstellungen“ – Weitere Einstellungen“ im Abschnitt „Nummernkreis“:

Weitere Einstellungen in invoiz

Step 6: Neue Position hinzufügen: Artikel eingeben oder wählen

Neue Positionen in invoiz hinzufügen

Per Mausklick auf den Button „Neue Position hinzufügen“ trägst du nun die einzelnen „Artikel“ ein. Artikel können sowohl gelieferte Waren als auch Dienstleistungen sein. Ähnlich wie bei der Kundenadresse gibst du einfach die Artikelbezeichnung ein. Falls du zuvor bereits Artikel in deiner Artikeldatenbank erfasst hast, schlägt invoiz dir passende Einträge vor. Außerdem sind folgende Angaben nötig:

  • die Anzahl der verkauften Artikel,
  • der Einzelpreis sowie
  • der Steuersatz.

Den Gesamtpreis ermittelt das Rechnungsprogramm invoiz automatisch.

Praxistipp: Über den Abwärtspfeil am rechten Rand jeder Positionszeile rufst du bei Bedarf ein vielseitiges Kontextmenü auf. Mit dessen Hilfe kannst du …

  • Rabatte auf Positionsebene vergeben,
  • die „Beschreibungs“-Zeile ausblenden,
  • bereits erfasste Positionen wieder löschen und
  • neu eingegebene Positionen dauerhaft „Als Artikel speichern“. Wenn du immer wieder die gleichen Waren und Dienstleistungen verkaufst, ersparst du dir künftig viel Tipparbeit.

Wo wir gerade bei den Anpassungen sind: Die von invoiz standardmäßig vorgeschlagenen Rechnungsspalten kannst du ganz bequem an die Besonderheiten deines Betriebs oder deine persönlichen Vorstellungen anpassen. Dazu klickst du in die Überschriftszeile der Rechnungstabelle.

Spalten definieren in invoiz

Nun kannst du über das „Plus“-Symbol …

  • zusätzliche Spalten einblenden (zum Beispiel Rabatte) und außerdem
  • überflüssige Spalten ausblenden (dort wo ein „x“ erscheint, wenn du dich mit der Maus über die Überschriftszeile der Rechnungstabelle bewegst),
  • die vorgeschlagenen Spaltenüberschriften an deine Vorstellungen anpassen (z. B. „Leistung“ statt „Bezeichnung“)
invoiz Screenshot

Rechnungen schreiben in nur 30 Sekunden

Step 7: invoizPAY, Schlusstexte, Fußzeile und Anmerkungen bearbeiten

Im vorletzten Schritt kannst du noch auf ein paar Details Einfluss nehmen:

  1. Zahlungsbedingungen: Es handelt sich um einen Vorschlag. Wenn du auf die Zeile „Zahlbar innerhalb …“ klickst, öffnet sich ein Kontextmenü mit weiteren Auswahlmöglichkeiten. Die Liste der Standard-Zahlungskonditionen kannst du unter „Einstellungen“ – „Zahlungsbedingungen“ ändern und ergänzen.
  2. Mit invoizPAY bietest du deinen Kunden die Möglichkeit, deine Rechnungen ganz bequem per Mausklick zu bezahlen. Sogar Papierrechnungen können mit invoizPAY beglichen werden. In dem invoiz-Tutorial „invoizPAY: So funktioniert die Blitz-Bezahlung“ zeigen wir dir die einzelnen Steps der invoizPAY Aktivierung.
  3. Den vorgeschlagenen Schlusstext kannst du (übrigens genau wie den Einleitungstext nach der Anrede) direkt in der Bildschirmansicht editieren. Du klickst einfach an die passende Stelle und ergänzt, änderst oder löschst die Formulierung.
  4. Mit Mausklick auf die Fußzeile öffnest du den Editor-Modus „Briefpapier-Fuß bearbeiten“. Die drei Standardspalten kannst du an deine betrieblichen Besonderheiten anpassen. Grundsätzlich hast du hier freie Hand. Bitte achte aber darauf, dass neben deinen Adress- und Kontaktdaten sowie der Bankverbindung auch deine Steuernummer vorhanden ist. Das kann wahlweise deine Finanzamts-Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sein. Ob die Steuernummern in der Fußzeile oder an anderer Stelle der Rechnung erscheinen, bleibt dir überlassen.
  5. Anmerkungen: Für interne Notizen und Gedankenstützen aller Art gibt es am Ende der Rechnungsansicht ein separates Eingabefeld. Dessen Inhalt erscheint selbstverständlich nicht auf der Rechnung, die du an den Kunden verschickst.

Per Mausklick auf den Button „Speichern & Fortfahren“ am oberen rechten Seitenrand schließt du die Erfassung der Rechnungsdaten ab.

Step 8: Rechnungskontrolle in der Entwurfsansicht

Rechnungsentwurf in invoiz

Nach der Dateneingabe landest du in der Rechnungsübersicht. Vorläufig befindest du dich im Entwurfsmodus: Noch kannst du alle Inhalte deiner Rechnung korrigieren und ergänzen. Rechnungsentwürfe lassen sich auch wieder vollständig löschen.

Dir stehen an dieser Stelle folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Über den „Vorschau“-Button lässt du dir die Druckansicht anzeigen.
  • Per Mausklick auf das Stiftsymbol am oberen rechten Seitenrand öffnest du das Bearbeitungs-Fenster.
  • Wenn du auf „Abschließen“ klickst, weist die App dich darauf hin, dass die Rechnung nicht mehr bearbeitet werden kann. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass an deinen Rechnungen keine Änderungen vorgenommen wurden, nachdem du sie an deinen Kunden verschickt hast. So sorgt invoiz dafür, dass deine Rechnungen GoBD-konform sind.

Aber keine Sorge: Falls ausnahmsweise doch einmal eine nachträgliche Änderung nötig ist, kannst du abgeschlossene Rechnungen mit invoiz vorschriftsmäßig „stornieren“. Wie das funktioniert, erläutern wir demnächst an dieser Stelle.

Step 9: Rechnung abschließen und versenden

Rechnungsansichten in invoiz

Sobald du die Rechnung abgeschlossen hast, zeigt die invoiz-App dir eine Zusammenfassung aller wichtigen Rechnungsdaten und den aktuellen Status des Vorgangs. Per Mausklick auf den Button „Aktionen“ kannst du die gewünschte Versandart auswählen:

„Per E-Mail senden“: Bei dieser Option wird deine Rechnung als PDF-Dokument direkt über den invoiz-Mailserver verschickt. Du brauchst nur die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers einzutragen. Wenn du willst, kannst du den vorgeschlagenen Text der „Nachricht an den Kunden“ ändern oder ergänzen.

Rechnung verschicken

„Rechnung anzeigen“: Wenn du dir die Rechnung anzeigen lässt, erhältst du die Ansicht deines erstellten Dokumentes in invoiz im Browser. Von hier aus kannst du das Dokument direkt drucken oder als PDF-Datei herunterladen und über dein eigenes E-Mail-Programm verschicken. Die Druck- und Download-Buttons findest du rechts oben in der Browseransicht:

Rechnung in invoiz anzeigen lassen

„PDF herunterladen“: Zudem hast du die Möglichkeit dir die Rechnung direkt als PDF herunterzuladen.

☝ Noch nicht genug zum Thema Rechnungen?

Dann bist du in unserer invoiz Bibliothek bestens aufgehoben! Unter „Rechnung schreiben – so geht’s“ klären wir alle Fragen rund um das Schreiben von Rechnungen.

Noch Fragen?

Was du beim Start in die Selbstständigkeit in Sachen Steuern sonst noch alles beachten solltest und wie invoiz dir dabei hilft, erfährst du auf folgenden Seiten:

Am besten selber ausprobieren. 🙂 Teste unser Finanz- und Rechnungsprogramm 14 Tage lang kostenlos auf Herz und Nieren: Einfach mit E-Mail-Adresse und Passwort registrieren – und sofort steht dir der volle Funktionsumfang von invoiz zur Verfügung.

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