Mustergültig mahnen: Von Forderungen, Fälligkeit & Verzug

Moritz Buhl

Wenn du zuverlässige Dienstleistungen und gute Produkte lieferst, hast du auch Anspruch auf faire und zeitnahe Bezahlung. Leider nehmen es viele Auftraggeber mit dem Bezahlen nicht ganz so genau wie mit ihren eigenen Pflichtenheften und Deadlines. Manche sind einfach schludrig, andere haben echte Zahlungsprobleme. So oder so: Du bist kein Bittsteller! invoiz hilft dabei, dein gutes Recht durchzusetzen. Wie du mit der Rechnungssoftware Mahnungen schreibst, kannst du unter dem Beitrag „Mahn, oh, Mahn: invoiz kann jetzt Zahlungserinnerungen!“ nachlesen. Was dabei inhaltlich zu beachten ist, erfährst du hier in diesem Beitrag.

Erstmal miteinander sprechen!

Eines aber noch vorweg: In den nachfolgenden Ausführungen werden die rechtlichen Grundlagen von Fälligkeit, Mahnungen, Zahlungsverzug und deren Konsequenzen zusammengefasst. Das Umgehen mit ausbleibenden Zahlungen ist aber zunächst einmal eine Frage der Kommunikation. Ob und in welcher Form du deine Kunden auf ausstehende Zahlungen hinweist, bleibt dir überlassen – und hängt von der Art der Geschäftsbeziehungen ab.

Nicht jede ausbleibende Zahlung ist böse Absicht. Bevor du also mit „Verzugsfolgen“ wie Mahngebühren, Verzugszinsen oder gar gerichtlichen Mahnbescheiden drohst, suchst du am besten erst einmal das informelle Gespräch – zum Beispiel am Telefon oder per E-Mail. Vielleicht versuchst du es ja sogar einmal per SMS, WhatsApp oder mit einer persönlichen Facebook- oder Xing-Nachricht. Darauf reagieren viele Unternehmen erfahrungsgemäß sensibler als auf konventionelle Mahnschreiben. Du weißt ja: Papier ist geduldig. 🙂

So, nun aber zu den harten Fakten:

Cash – aber subito!

Das Wichtigste zuerst: Fällig sind Geldforderungen grundsätzlich sofort nach erbrachter Lieferung oder Leistung. Das kannst du in § 271 BGB nachlesen. Die Details hängen vom Vertrag ab, der dem Geschäft zugrunde liegt. Sind im Vertrag keine Einzelheiten geregelt, gelten bei den drei wichtigsten Freelancer-Vertragsarten die folgenden Grundsätze:

  • Beim Dienstvertrag hast du als Dienstleister sofort nach Erbringen der Leistung Anspruch auf die Vergütung. Das steht in § 614 BGB.
  • Beim Werkvertrag hast du nach der Abnahme des Werks Anspruch auf deine Vergütung. Rechtsgrundlage ist § 641 BGB.
  • Beim Kaufvertrag ist die Geldforderung bei Übergabe (= Lieferung) fällig. Nachzulesen in § 433 Abs. 2 BGB.

Damit dein Vergütungsanspruch fällig wird, ist streng genommen also noch nicht einmal eine Rechnung erforderlich! Wegen des enthaltenen Umsatzsteueranteils gilt jedoch zumindest bei Geschäften mit anderen Selbstständigen und Unternehmern üblicherweise der Zeitpunkt des Rechnungseingangs als Fälligkeitstermin.

Wichtig: Wenn du deinem Kunden im Vertrag oder auf der Rechnung ein abweichendes Zahlungsziel eingeräumt hast (z. B. „Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag ohne Abzüge bis zum 31. März 2017“), verschiebt sich der Fälligkeitstermin natürlich entsprechend nach hinten.

Fälligkeit allein reicht nicht!

Die Zahlungsmoral ist hierzulande – entgegen anderslautenden Vorurteilen – besser als in den meisten anderen europäischen Ländern. So liegt die Zeit zwischen Rechnungsstellung und Bezahlung mit durchschnittlich 33 Tagen unter dem europäischen Schnitt (48 Tage). Immerhin rund 60 % aller Forderungen werden pünktlich bezahlt. Bei den übrigen 40 % ist es mit dem Eintritt der Fälligkeit einer Forderung allein leider nicht getan: Entscheidend für wirksame Maßnahmen zur Beschleunigung der Bezahlung ist der Verzug des Schuldners.

Per Mahnung in Verzug

Und hier kommt die Mahnung ins Spiel. Deren Grundlage ist in § 286 BGB geregelt. Dort heißt es: „Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug.“

Eine Mahnung hat also den Zweck, den Geschäftspartner in Verzug zu setzen.

Dabei liegt die Betonung auf „eine“: Denn es gibt überhaupt keine rechtliche Grundlage für mehrere Mahnstufen, bestehend aus …

  • „Zahlungserinnerung“,
  • „1. Mahnung“
  • „2. Mahnung“ sowie
  • „3. (und letzter) Mahnung“.

Die schrittweise Verschärfung kannst (und solltest) du dir also sparen: Um einen Schuldner in Verzug zu setzen, ist rechtlich (!) allerhöchstens eine Mahnung erforderlich.

invoiz Screenshot

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Automatisch in Verzug

Oft nicht einmal die: Um einen Kunden in Zahlungsverzug zu setzen, ist vielfach überhaupt keine Mahnung erforderlich! Wenn du eine ordentliche Rechnung geschickt hast, kannst du deinen Geschäftskunden einen Monat nach Rechnungszugang ohne Weiteres einen gerichtlichen Mahnbescheid schicken lassen! Zwischen Geschäftsleuten gilt nämlich die Verzugsautomatik des § 286 BGB:

„Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet.“

Wichtig: Bei Privatleuten greift die Verzugsautomatik nur, wenn du den Kunden in deiner Rechnung ausdrücklich auf die Verzugsautomatik hingewiesen hast. Anderenfalls ist eine ausdrückliche Mahnung erforderlich, um säumige Schuldner in Verzug zu setzen.
Formulierungs-Tipp

Wenn du von vornherein für klare Verhältnisse sorgen willst, kannst du einen allgemeinen Verzugs-Hinweis auf deine Rechnungen drucken. Etwa so:

„Der Rechnungsbetrag ist sofort fällig. Um allen Beteiligten unnötige Kosten zu ersparen, verzichten wir auf ein mehrstufiges Mahnverfahren. Falls Sie diese Rechnung nicht innerhalb der nächsten 30 Tage begleichen, geraten Sie automatisch in Zahlungsverzug. Rechtsgrundlage ist § 286 BGB.

Ab Eintritt des Zahlungsverzugs berechnen wir Mahngebühren und Verzugszinsen. Außerdem tragen Sie alle Kosten eines eventuell folgenden gerichtlichen Mahnverfahrens. Bitte setzen Sie sich daher rechtzeitig mit uns in Verbindung, wenn Sie Zahlungsverzögerungen absehen können.“

Form und Inhalt von Mahnungen

Ganz gleich, ob eine ausdrückliche Mahnung rechtlich erforderlich ist oder bloß höflicherweise verschickt wird: Bestimmte Formvorschriften für Mahnungen gibt es nicht. Grundsätzlich sind auch mündliche Mahnungen möglich. Aus Beweisgründen empfiehlt sich aber die Schriftform. Der Begriff „Mahnung“ muss darin nicht unbedingt auftauchen – auch eine „Zahlungserinnerung“ erfüllt den Mahnzweck.

Um Missverständnissen vorzubeugen, weist du in schriftlichen Mahnungen am besten auf folgende Punkte hin:

  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum des Vorgangs,
  • Kundennummer,
  • Fälligkeitsdatum,
  • offener Rechnungsbetrag sowie
  • den fehlenden Zahlungseingang.

Welche Inhalte sollte eine schriftliche Mahnung aufweisen

invoiz-Zahlungserinnerung sehen deshalb zum Beispiel so aus:

Mahn-Elemente_invoiz

Verzugsfolgen

Greift die Verzugsautomatik oder zahlt dein Kunde trotz ausdrücklicher Zahlungsaufforderung nicht, hast du folgende Rechte:

  • Ab dem Zeitpunkt des Zahlungsverzugs darfst du Verzugszinsen berechnen: Der maximale Jahreszinssatz beträgt derzeit 8,12 % (gegenüber Geschäftsleuten) und 4,12 % (gegenüber Verbrauchern).
  • Säumigen Geschäftskunden darfst du sofort die gesetzliche Mahnpauschale von 40 Euro in Rechnung stellen. Rechtsgrundlage ist § 288 Abs. 5 BGB.
  • Bei allen anderen Kunden kannst du angemessene und verhältnismäßige Mahngebühren in Rechnung stellen. Diese Gebühren sollen die tatsächlich erforderlichen Porto- und Materialkosten ersetzen. Die anteiligen Personalkosten dürfen dagegen nicht einkalkuliert werden! Normalerweise gelten Mahngebühren zwischen 2,50 Euro und 5 Euro als angemessen.

Du willst noch mehr zum Thema Mahnungen wissen?

Dann bist du in unserer Bibliothek „Mahnung schreiben- so geht’s“ bestens aufgehoben! 🙂

Was bei einem Angebot, einer Rechnung und einer Mahnung sonst noch wichtig ist und wie das Rechnungsprogramm invoiz dir in deinem Daily Business hilft, erfährst du auf folgenden Seiten:

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