Rechnung korrigieren: Tipps zur Rechnungskorrektur

Moritz Buhl

Fehler und Versäumnisse kommen in den besten Betrieben vor – auch beim Schreiben von Rechnungen. Daher sind Korrekturen zulässig und bei unvollständigen oder fehlerhaften Rechnungen sogar zwingend geboten. Denn ohne einwandfreie Rechnung verliert der Rechnungsempfänger seinen Anspruch auf Vorsteuererstattung.

Und damit sind wir auch schon beim Kern der meisten Korrektur-Probleme: Wieder einmal geht es hauptsächlich um das Thema Umsatzsteuer. Ganz gleich, auf welchem Weg du eine Rechnung korrigierst: Du musst unbedingt den Eindruck vermeiden, dass du mehrfach Umsatzsteuer in Rechnung gestellt und kassiert hast. Ob zu Recht oder nicht: Im Zweifel hält das Finanzamt hinterher die Hand auf! Diese Gefahr besteht grundsätzlich immer dann, wenn du eine geänderte Rechnung einfach noch einmal neu verschickst.

Allgemeine Korrekturvorschriften für Rechnungen

Doch der Reihe nach: Um eine Rechnung zu korrigieren, genügt es grundsätzlich, wenn du den Empfänger über die fehlenden oder geänderten Angaben in einem separaten Dokument informierst. Spezielle Formvorschriften gibt es dafür nicht: So darfst du zum Beispiel eine elektronisch verschickte PDF-Rechnung durch ein Berichtigungsdokument korrigieren, das du per Post verschickst – oder umgekehrt. Auch E-Mails sind zulässig.

Aus dem Korrekturdokument muss allerdings eindeutig hervorgehen, auf welche Rechnung es sich bezieht. Am einfachsten ist es, die Rechnungsnummer anzugeben. Fehlt die Rechnungsnummer im Originaldokument, gibst du ein anderes eindeutiges Merkmal an (z. B. das Datum der Lieferung oder Leistung).

Beispiel:

Sehr geehrter Herr Berger,

gerade fällt mir auf, dass ich versäumt habe, auf meiner Rechnung Nummer 2017-47120816 vom 07.09.2017 meine Steuernummer anzugeben. Sie lautet: 49/109/05987.

Bitte entschuldigen Sie den Fehler.

Mit freundlichen Grüßen
Marianne Mustermann


Wie du eine Rechnung richtig stornierst (Anleitung)!!

In diesem Video zeigen wir dir, wie du eine fehlerhafte Rechnung richtig korrigierst.


Klare Kante: Rechnung stornieren…

Wichtig: Nicht ausreichend ist es, wenn der Rechnungsempfänger die Originalrechnung eigenhändig korrigiert (indem er zum Beispiel das Leistungsdatum oder eine andere fehlende Angabe von Hand nachträgt). Vom Finanzamt toleriert wird dieses Vorgehen nur dann, wenn der Rechnungsempfänger eine Kopie des korrigierten Dokuments an den Aussteller schickt und dieser der Änderung schriftlich zustimmt. Mündliche Absprachen genügen dem Finanzamt nicht, sofern dem Prüfer ein solcher Vorgang im Rahmen einer Betriebsprüfung in die Hände fällt.

Wirklich empfehlenswert sind solche „halben Sachen“ aber nicht: Das gilt vor allem dann, wenn es höhere Rechnungssummen und damit höhere Umsatz- bzw. Vorsteueranteile geht. Um Missverständnissen vorzubeugen und von vornherein auf der sicheren Seite zu sein, gehst du am besten so vor:

  • Ursprungsrechnung „stornieren“: Bei der Stornorechnung handelt es sich um eine 1:1-Kopie der Originalrechnung. Die Stornorechnung wird auch als „kaufmännische Gutschrift“ bezeichnet. Darin sind alle Rechnungspositionen und -beträge enthalten – nur tragen sie jetzt ein negatives Vorzeichen. Die Stornorechnung / Gutschrift bekommt eine eigene Rechnungsnummer.
    Übrigens: Die Originalrechnung kann dein Geschäftspartner behalten. Er muss sie dir nicht zurückschicken!
  • Neue, diesmal richtige Rechnung schreiben mit sämtlichen Pflichtangaben: Die neue Rechnung bekommt ebenfalls eine eigene Rechnungsnummer.

… neue Rechnung schreiben!

Im Endergebnis gibt es in deinen eigenen Unterlagen und denen deines Kunden für einen einzigen Geschäftsvorgang gleich drei Abrechnungsdokumente unter drei verschiedenen Rechnungsnummern: die fehlerhafte/ falsche Originalrechnung, die Stornorechnung und die korrekte neue Rechnung. Klingt kompliziert – ist aber für alle Beteiligten eindeutig und unmissverständlich – und bringt den wenigsten Ärger mit dem Finanzamt.

Wichtig: Falls sich durch eine Rechnungskorrektur der Rechnungsbetrag und damit die Berechnungsgrundlage der Umsatzsteuer ändert, müssen sowohl du selbst (Rechnungsaussteller) als auch dein Geschäftskunde (Rechnungsempfänger) die Umsatzsteuervoranmeldung korrigieren – vorausgesetzt natürlich, die wurde zwischenzeitlich schon ans Finanzamt übermittelt.

invoiz Screenshot

Rechnungen schreiben in nur 30 Sekunden

Rechnungskorrektur mit invoiz

Storno- und Korrekturrechnungen erstellst du mit dem Rechnungstool invoiz im Handumdrehen:

  • Du suchst im Bereich „Rechnungen“ den betreffenden Vorgang heraus,
  • klickst am rechten Seitenrand neben der Spalte „Netto“ auf den Abwärtspfeil und dann auf „Stornieren / Löschen“,

Rechnung stornieren und löschen in invoiz

  • gibst im Register „Rechnung stornieren“ den (optionalen) „Stornogrund“ an: Diese Angabe dient nur dir selbst als Erinnerungsstütze. Anschließend klickst auf die Schaltfläche „Stornieren“:

Stornogrund in invoiz

  • Daraufhin findest du in der Rechnungsliste unterhalb der Ursprungsrechnung die Anmerkung „storniert durch Stornorechnung 2017#####“:

Rechnung storniert in invoiz

  • Wenn du auf die Rechnungsnummer der Stornorechnung klickst, öffnet sich eine Übersichtsseite mit der Zusammenfassung aller Rechnungsangaben:

Rechnungsliste in invoiz

  • Um die Rechnung auszudrucken oder per E-Mail an deinen Kunden zu verschicken, öffnest du die fertige Stornorechnung per Mausklick auf die Schaltfläche „PDF ausgeben“:

Fertige Stornorechnung in invoiz

  • Über das Download- oder Druck-Symbol am oberen rechten Seitenrand lädst du die Stornorechnung herunter oder bringst sie direkt zu Papier.

Fehlerfreie und vollständige neue Rechnung schreiben

Bleibt bloß nur noch, eine – nunmehr fehlerlose und vollständige – Rechnung zu erstellen. Dazu legst du im Arbeitsbereich „Rechnungen“ entweder eine von Grund auf neue Rechnung an. Falls es sich nur um eine kleine Änderung handelt, kannst du aber auch …

  • unter „Rechnungen“ im Bereich „Storniert“
  • am rechten Rand der Originalrechnung auf den Abwärtspfeil klicken oder tippen und
  • die Funktion „Kopieren und Bearbeiten“ aufrufen:

Original-Rechnung kopieren und bearbeiten in invoiz

Anschließend nimmst du die erforderlichen Änderungen oder Ergänzungen vor – fertig. Zum Schluss schickst du die Stornorechnung und die neue Rechnung an deinen Kunden – und schon ist der Drops gelutscht!

☝ Du willst noch mehr zum Thema „Rechnung schreiben“ wissen?

In unserer invoiz Bibliothek findest du eine umfassende Informationsseite! Einmal hier entlang: „Rechnung schreiben: So geht’s!“.

Noch Fragen?

Was beim Start in die Selbstständigkeit in Sachen Rechnungs- und Angebotserstellung sowie im Forderungsmanagement sonst noch alles zu beachten ist und wie invoiz dir dabei hilft, erfährst du auf folgenden Seiten:

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2 Kommentare

  1. Reicht es nicht auch aus (wenn die Rechnung beim Empfänger noch nicht gebucht wurde bzw. auch bezahlt wurde) eine Rechnungskorrektur zusenden und darauf zu vermerken, dass die Rechnung XY vom XY die Rechnung XY ersetzt? Eine Stornorechnung ist doch nur bei gebuchten Rechnungen notwendig oder?

    1. Liebe Suliescha, die Storno-Rechnung ist zum einen für die Buchhaltung deines Kunden, aber eben auch für deine Buchhaltung erforderlich. Ohne Stornorechnung wird bei dir doppelter Umsatz gebucht (und du musst z.B. doppelt Steuern zahlen).

      Ob du die Stornorechnung dann tatsächlich an deinen Kunden verschickst, steht auf einem anderen Blatt. Wenn dein Kunde darauf verzichtet, ist das okay. Aber mit Stornorechnung ist zumindest deine Buchhaltung lückenlos.

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