Abschlagsrechnungen sind eine feine Sache: Du kannst damit deinem Kunden einen Teil des vereinbarten Honorars, Werklohns oder Kaufpreises in Rechnung stellen, bevor du deine vertraglich vereinbarten Lieferungen oder Leistungen (komplett) erbracht hast.
Das ist vor allem bei größeren oder langfristigen Projekten sinnvoll und in vielen Branchen üblich: Im Kern geht es darum, das Risiko gleichmäßig(er) zu verteilen und die Liquidität des Auftragnehmers zu sichern. Ob du dich mit deinem Kunden zum Beispiel auf …
- einen einmaligen Vorschuss,
- mehrere zeitlich gestaffelte Anzahlungen in Höhe eines bestimmten Betrags oder
- mehrere prozentuale Teilzahlungen nach Erreichen definierter Projekt-Meilensteine
… einigst, hängt von den Branchengepflogenheiten und deinem Verhandlungsgeschick ab.
Typisches Teilzahlungsmodell
So vereinbaren zum Beispiel Handwerker, Kreative und andere Dienstleister bei Werkverträgen häufig die Drittelung der voraussichtlichen Auftragssumme. Dabei ist jeweils ein Drittel der Vergütung (zum Beispiel) fällig bei …
- Vertragsschluss / Auftragserteilung,
- Fertigstellung bzw. Lieferung sowie
- nach endgültiger Abnahme durch den Kunden.
Eine gesetzliche Vorschrift, zu welchen Zeitpunkten Teilzahlungen zulässig sind, gibt es nicht. Zug-um-Zug-Geschäfte mit Aufteilung der Gesamtrechnung sind weit verbreitet. Je nach Vertragsart und Branche laufen sie unter verschiedenen Bezeichnungen, z. B. Anzahlung, Vorschuss, Teilzahlung, Abschlagszahlung oder auch Akontozahlung.
Das Rechnungsdokument, mit man solche Teilzahlungen abrechnet, wird üblicherweise als Abschlagsrechnung bezeichnet. Am Ende gibt es dann eine Schlussrechnung. Darin aufgelistet sind dann …
- alle Teilleistungen des Gesamtprojekts,
- die bereits geleisteten Teilzahlungen und
- der noch offene Restbetrag.
Fälligkeit der Vergütung
Sofern keine einzelvertragliche Regelung getroffen wurde, sind „Leistungen“ (dazu zählen auch Geldschulden) gemäß § 271 Abs. 1 BGB grundsätzlich „sofort“ bei Vertragsschluss fällig. Im Fall des in § 433 BGB geregelten Kaufvertrags ist das auch tatsächlich der gesetzliche Normalfall. Die bei Warenlieferungen daher häufig anzutreffende Zahlungsbedingung „Vorkasse“ führt allerdings nicht zu einer Abschlagsrechnung: In dem Fall verschickt der Lieferant von vornherein die endgültige Rechnung.
Dienstleister können hingegen normalerweise keinen gesetzlichen Anspruch auf Abschlagszahlungen oder Zwischenabrechnungen ableiten. Wann das Honorar oder der Werklohn fällig sind, hängt vom zugrundeliegenden Vertrag ab. Sofern die Zahlungskonditionen nicht einzelvertraglich geregelt sind, ist die Vergütung laut Gesetz zu folgenden Zeitpunkten fällig:
- beim Werkvertrag: nach Abnahme des Werks ( 641 BGB),
- beim Dienstvertrag: nach Erbringen der Leistung ( 614 BGB).
Immerhin sieht das Gesetz beim Dienstvertrag Teilzahlungen ausdrücklich vor: Falls „die Vergütung nach Zeitabschnitten bemessen [ist], so ist sie nach dem Ablauf der einzelnen Zeitabschnitte zu entrichten.“
Mit anderen Worten: Wenn du zum Beispiel regelmäßig wiederkehrende Leistungen erbringst (etwa die redaktionelle Pflege einer Kunden-Website im zeitlichen Umfang von zehn Stunden pro Monat), steht dir auch eine monatliche Vergütung zu.
Anforderung an Abschlagsrechnungen
Dokumente, mit denen du Vorschüsse, Anzahlungen, Vorauszahlungen, Abschlags- und ähnliche Teilzahlungen abrechnest, tragen üblicherweise die Bezeichnung „Abschlagsrechnung“.
Keine Sorge: Falls du deine Teilzahlungen bislang unter einem anderen Begriff laufen lässt, ist das auch kein Problem. Auf die Überschrift des Rechnungsdokuments kommt es nämlich nicht an. In § 14 Abs. 1 UStG heißt es:
„Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“
Viel wichtiger als die Überschrift sind die gesetzlichen Pflichtbestandteile. Die sind grundsätzlich identisch mit denen normaler Rechnungen. Eine erste Abschlagsrechnung sieht zum Beispiel so aus:
Ausführliche Informationen dazu bietet der Blogbeitrag „Rechnung schreiben: Die 10 Pflichtangaben“.
Fazit
Du wartest mit der Rechnungstellung immer ganz brav, bis dein Kunde sein abschließendes „OK“ gegeben hat? Oder dich endlich, endlich auffordert „Schicken Sie uns die Rechnung!?“ Dann solltest du dir gelegentlich einmal Gedanken über ein passendes Teilzahlungsmodell machen. In vielen Branchen sind Vorschüsse, Teil- und Abschlagszahlungen an der Tagesordnung.
Vor allem bei zeitaufwendigen Projekten und größeren Auftragssummen vermittelst du mit der Forderung nach fairen Abschlagszahlungen auch nicht den Eindruck, in der finanziellen Klemme zu stecken: Es ist doch überhaupt nicht einzusehen, dass du allein das ganze Ausfall- und Finanzierungsrisiko trägst.
Praxistipp: Falls du unsicher bist, welche Zahlungskonditionen in deiner Branche gelten, fragst du am besten bei Kollegen, deinem Steuerberater, deinem Berufs- oder Branchenverband oder der Industrie- und Handelskammer nach. Welche das ist, erfährst du beim IHK-Finder.
Ausblick
Ausführlichere Informationen zu Schlussrechnungen, die Umsatzsteuer-Problematik von Teilzahlungen und ein Schritt-für-Schritt-Tutorial der neuen Abschlags- und Schlussrechnungen von invoiz gibt es demnächst an dieser Stelle: Stay tuned!
Noch Fragen?
Was bei Zahlungskonditionen auf Angeboten, Ein- und Ausgangsrechnungen und Mahnungen sonst noch alles beachten solltest und wie invoiz dir dabei hilft, erfährst du auf folgenden Seiten:
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