Schlussrechnungen: Vorsicht mit der Umsatzsteuer!

Moritz Buhl

Rechnungsdokumente, mit denen du bei Dienst- und Werkverträgen über Teil- und Vorauszahlungen abrechnest, heißen normalerweise Abschlagsrechnung. Nachdem du den Gesamtauftrag abgewickelt hast, schreibst du deine Schlussrechnung. Der Gesetzgeber spricht in § 14 Abs. 5 UStG von „Endrechnung“. Grundsätzlich gelten für Abschlags- und Schlussrechnungen dieselben Vorschriften wie für normale Rechnungen.

In Schlussrechnungen bzw. Endrechnungen gehören zusätzlich …

  • alle Teilleistungen und (Netto-)Entgelte des Gesamtprojektes,
  • die bereits geleisteten (Netto-)Teilentgelte, die darauf anfallenden Steuerbeträge und
  • der noch offene Restbetrag sowie die darauf fällige Umsatzsteuer.

Vorsichtig musst du beim Umsatzsteuerausweis auf Schlussrechnungen sein: Falls du dort …

  • den Rechnungsbetrag des Gesamtprojektes und die darauf anfallende Umsatzsteuer ausweist,
  • davon die Brutto-Gesamtsumme der bereits geleisteten Teilzahlungen abziehst und so
  • die verbliebene Restforderung zuzüglich der noch fälligen Umsatzsteuer ermittelst,

… musst du die insgesamt ausgewiesene Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen. Und zwar zusätzlich zu den Umsatzsteueranteilen aus den zuvor verschickten Abschlagsrechnungen! Der Gesetzgeber verlangt eine unmissverständliche Abrechnung der Umsatzsteueranteile.

Sichere invoiz-Schlussrechnungen

Die gute Nachricht: Mit den invoiz-Schlussrechnungen bist du auch in Sachen Umsatzsteuer auf der sicheren Seite. Sobald alle Abschlagsrechnungen bezahlt (oder ersatzweise storniert) sind, kannst du unter „Rechnungen“ – „Abschläge“ beim betreffenden „Projekt“ die „Schlussrechnung erstellen“:

Schlussrechnung in invoiz erstelen

Neben den obligatorischen Rechnungsbestandteilen enthalten invoiz-Schlussrechnungen die folgenden Besonderheiten:

 Ganz oben in der Positionsliste findest du die (1) Netto-Gesamtsumme des Auftrags.

  • Direkt darunter sind die bereits geleisteten (2) Netto-Teilzahlungen (jeweils mit negativen Vorzeichen) aufgelistet; die darauf fällige und bereits bezahlte Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer (= im Beispiel 2 x 475 Euro) ist den Positionstexten zu entnehmen.
  • Im Summenblock am unteren rechten Seitenrand sind der noch (3) offene Netto-Restbetrag („Summe netto“), die darauf fällige Umsatzsteuer („MwSt. 19%“ = 1 x 475 Euro) und der Brutto-Gesamtbetrag („Gesamt) aufgeführt:

Schlussrechnung in invoiz

Auf diese Weise enthalten invoiz-Rechnungen einerseits alle Umsatzsteuer-Pflichtangaben – andererseits ist sichergestellt, dass wirklich nur der verbliebene Umsatzsteueranteil der Restforderung ans Finanzamt abgeführt werden muss.

invoiz Screenshot

Dein Finanz- und Rechnungstool

Safety first: Unbezahlte Abschlagsrechnungen stornieren

Wichtig: Ob zum Zeitpunkt der abschließenden Rechnungstellung bereits alle Abschlagsrechnungen bezahlt worden sind, spielt von Gesetzes wegen keine Rolle. Der Rechnungsempfänger darf die Vorsteuer aus Abschlagsrechnungen gemäß § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG nämlich erst geltend machen, wenn er sie auch bezahlt hat!

Weil viele Unternehmer das aber nicht wissen, geht invoiz auf Nummer sicher. Um auch nur den Hauch eines Missverständnisses und unverschuldeten Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, stellt invoiz dir für unbezahlte Abschlagsrechnungen eine ganz bequeme Storno-Funktion zur Verfügung. Dazu klickst du …

  • im Bereich „Rechnungen“ – „Abschläge“
  • in der „Projekt“-Übersicht im Abschnitt „Erstellte Rechnungen“
  • bei der unbezahlten Abschlagsrechnung in der Spalte „Betrag“ auf den Abwärtspfeil und dann auf „Stornieren“:

Abschlagsrechnung in invoiz stornieren

Nachdem du einen „Stornogrund“ angegeben hast (optional – nur für interne Zwecke), wird die Abschlagsrechnung im Abschnitt „Erstellte Rechnungen“ als „storniert durch Stornorechnung“ gekennzeichnet:

Abschlagsrechnung in invoiz stornieren Teil2

Außerdem ist am oberen Seitenrand nun auch die Schaltfläche „Schlussrechnung erstellen“ aktiviert und funktionsbereit.

Praxistipp: Per Mausklick auf die blaue Rechnungsnummer kannst du die Stornorechnung öffnen und bei Bedarf auf den Weg zum Kunden bringen. Rechtlich zwingend erforderlich ist der Versand stornierter Abschlagsrechnungen nicht: Durch die zusammenfassende Aufstellung in der Schlussrechnung dokumentierst du ja sowohl sämtliche Leistungen als auch die tatsächlich beglichenen Abschlagsrechnungen. Nicht bezahlte Abschlagsrechnungen tauchen nicht in der Schlussrechnung auf und berechtigen den Rechnungsempfänger auch nicht zum Vorsteuerabzug.

Noch Fragen?

Was du bei Zahlungskonditionen auf Angeboten, Ein- und Ausgangsrechnungen und Mahnungen sonst noch alles beachten solltest und wie invoiz dir dabei hilft, erfährst du unter anderem auf folgenden Seiten:

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