Rechnung schreiben: Die 10 Pflichtangaben

Moritz Buhl

Eine Rechnung zu schreiben ist eigentlich gar nicht so schwer. Vorausgesetzt natürlich, man weiß wie’s geht. Weil es eine Menge Pflichtangaben gibt, ist das Prinzip Versuch & Irrtum keine gute Idee.

Doch anders als bei Heimwerker-Lösungen auf Excel- und Word-Basis bist du mit invoiz-Rechnungen von Anfang an auf der sicheren Seite. Denn das Rechnungsprogramm sorgt dafür, dass deine Ausgangsrechnung alle erforderlichen Angaben enthält.

Welche Angaben müssen auf eine Rechnung?

Welche Elemente in einer Rechnung absolute Pflicht sind, das zeigen wir dir in diesem Video.

Wie sieht eine professionelle Rechnung aus?

Im Folgenden stellen wir dir die Pflichtangaben auf Rechnungen vor. In § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetzes ist genau festgelegt, wann und an wen eine Rechnung auszustellen ist. Außerdem kannst du dort nachlesen, welche Angaben unbedingt in einer Rechnung enthalten sein müssen:

Pflichtangaben

(1) Firma, Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers = Rechnungsausstellers (z. B. im Seitenkopf oder in der Fußzeile),
(2) Firma, Name und vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers (z. B. im Adressfeld),
(3) Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer (USt IdNr.) des Ausstellers,
(4) fortlaufende Rechnungsnummer,
(5) Rechnungsdatum (= Ausstellungsdatum),
(6) Liefer- oder Leistungsdatum (Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung),
(7) Angaben über Art und Anzahl der gelieferten Waren bzw. Art und Dauer der Dienstleistung,
(8) nach Umsatzsteuersätzen aufgeschlüsselte Rechnungsbeträge,
(9) der im Rechnungsbetrag enthaltene Umsatzsteuerbetrag sowie
(10) Gründe für eventuelle Umsatzsteuer-Befreiungen.

Außerdem gibt es eine Sondervorschrift für Grundstücks- und Bauleistungen. Erstens müssen Rechnungen über solche Leistungen müssen vom Empfänger mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Zweitens: Falls du solche Arbeiten für Privatkunden erbringst, musst du sie ausdrücklich darauf hinweisen. Der Gesetzgeber will das so.

Zudem noch ein Hinweis zur äußeren Form. An welcher Stelle deiner Rechnung du die erforderlichen Informationen aufführst, schreibt das Gesetz nicht vor. Zuerst einmal basieren die invoiz-Rechnungsvorlagen auf den im Geschäftsleben üblichen Anordnungen der einzelnen Elemente.

Die professionellen Standards sorgen dafür, dass alle Pflichtbestandteile enthalten sind. Darüber brauchst du dir keine Gedanken zu machen. Doch in designerisch wichtigen Fragen lässt invoiz dir großen Gestaltungs-Freiraum.

Daher kannst du zum Beispiel die Informationen zu deinem Unternehmen nicht nur im Briefkopf und in der Absenderzeile unterbringen. Auch die Fußzeile bietet sich an, um zusätzliche Angaben zu machen.

Nicht vergessen: Freiwillige Rechnungsangaben

Nicht vorgeschrieben, aber äußerst sinnvoll sind noch ein paar andere Informationen. Vor allem in deinem eigenen Interesse. Fangen wir mit der wichtigsten an:

Freiwillige Rechnungsangaben Pflichtangaben

  • Kontoverbindung. Damit der Rechnungsempfänger auch weiß, wohin er dein Geld überweisen soll. (IBAN nicht vergessen!)
  • Telefonnummer, E-Mail- und Internetadresse. Um Rückfragen schnell klären zu können!
  • Zahlungsbedingungen. Falls du deine Kunden zu schnellerer Bezahlung bewegen willst. Was bei Skonto-Angeboten zu beachten ist, erfährst du im Blogbeitrag „Skonto: Richtig rückwärts rechnen!

Damit du nichts vergisst, fragt invoiz beim Schreiben der ersten Rechnung alle wichtigen Rechnungsdaten ab. Außerdem findest du auf den Rechnungsvorlagen Platzhalter für sämtliche Pflichtangaben.

Die musst du natürlich nur einmal eingeben und speichern. Das gleiche gilt für Artikel- und Kundendaten. Später trägst du dann bloß noch die Details des jeweiligen Auftrags ein.

Wie lange das dauert, hängt davon ab, wie kompliziert dein Auftrag war. Und wie viele Rechnungspositionen zu berücksichtigen sind. Die Erfahrung zeigt aber: Die meisten Rechnungen sind in weniger als einer Minute fertig. So macht das Einfahren der Business-Ernte richtig Spaß!

invoiz Screenshot

Rechnungen schreiben in nur 30 Sekunden

Praxistipp: Falls du Fragen zur Vergabe von fortlaufenden Rechnungsnummern hast, lohnt sich ein Blick auf den Beitrag Richtige Rechnungen: Die Nummer mit den Rechnungsnummern“.

Wichtig: Alle Rechnungen müssen vollständig sein. Die Pflichtangaben gelten also nicht nur für deine ausgehenden Rechnungen.

Fast noch wichtiger ist die Prüfung von Rechnungen, die dir deine Lieferanten und Dienstleister schicken. Sonst ist womöglich dein Vorsteuerabzug gefährdet. Wenn Pflichtangaben fehlen, streicht das Finanzamt unter Umständen sogar die Anerkennung als Betriebsausgabe.

Lektüretipp: Beim Prüfen der Pflichtangaben hilft dir die die invoiz-Checkliste Eingangsrechnungen. Dort erfährst du auch, wie du von deinen Kunden die Korrektur einer fehlerhaften oder unvollständigen Rechnung verlangst.

Kleinbetragsrechnungen: Darf es etwas weniger sein?

Für Rechnungen, die den Gesamtbetrag von 250 Euro nicht übersteigen, gelten besondere Vorschriften. Die sind in § 33 UStDV zu finden. Demzufolge genügen die folgenden Pflichtangaben:

  • Name und Anschrift des Rechnungsausstellers („leistender Unternehmer“),
  • Ausstellungsdatum,
  • Art und Anzahl der gekauften Produkte und Dienstleistungen,
  • Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer),
  • der Steuersatz (oder Grund einer eventuellen Steuerbefreiung).

Und gleich noch zwei Hinweise hinterher:

  • Erstens: Im Gesamtbetrag von 250 Euro ist die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) enthalten. Es handelt sich also um einen Bruttobetrag.
  • Zweitens: Niemand verpflichtet dich, Kleinbetragsrechnungen auszustellen. Das heißt: Du darfst auch bei niedrigeren Rechnungsbeträgen eine vollständige Rechnung ausstellen.

Wie du das mit invoiz im Handumdrehen erledigst, erfährst du im Tutorial „Alle Neune: Schritt für Schritt zur Profi-Rechnung„.

☝ Du willst noch mehr zum Thema „Rechnung schreiben“ wissen?

Dann bist du in der invoiz Bibliothek bestens aufgehoben! Unter „Rechnung schreiben: So geht’s!“ klären wir alle Fragen rund um die Rechnungsstellung.

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