Rechnung schreiben: Die 10 Pflichtangaben

Moritz Buhl

Eine Rechnung zu schreiben ist eigentlich gar nicht so schwer. Vorausgesetzt natürlich, man weiß wie’s geht. Versuch & Irrtum ist unter Profis allerdings keine gute Idee. Anders als bei Heimwerker-Lösungen auf Excel- und Word-Basis bist du mit invoiz-Rechnungen von Anfang an auf der sicheren Seite. Das Rechnungsprogramm sorgt dafür, dass deine Ausgangsrechnung alle erforderlichen Angaben enthält.

Welche Angaben müssen auf eine Rechnung?

Welche Elemente in einer Rechnung absolute Pflicht sind, das zeigen wir dir in diesem Video.

Wie sieht eine professionelle Rechnung aus?

In § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetzes ist genau festgelegt, wie eine Rechnung auszustellen ist und welche Angaben in einer Rechnung enthalten sein müssen:

Pflichtangaben einer Rechnung
Pflichtangaben einer Rechnung

(1) Firma, Name und Anschrift des Rechnungsausstellers (z. B. im Seitenkopf oder in der Fußzeile),
(2) Firma, Name und Anschrift des Rechnungsempfängers (z. B. im Adressfeld),
(3) Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer des Ausstellers,
(4) Rechnungsnummer,
(5) Rechnungsdatum (= Ausstellungsdatum),
(6) Liefer- oder Leistungsdatum,
(7) Angaben über Art und Anzahl der gelieferten Waren bzw. Art und Dauer der Dienstleistung,
(8) nach Umsatzsteuersätzen aufgeschlüsselte Rechnungsbeträge,
(9) der im Rechnungsbetrag enthaltene Umsatzsteuerbetrag sowie
(10) Gründe für eventuelle Umsatzsteuer-Befreiungen.

Falls du Grundstücks- und Bauleistungen erbringst, musst du deine Privatkunden (= „Verbraucher“) außerdem darauf hinweisen, dass sie deine Rechnung mindestens zwei Jahre lang aufbewahren. Der Gesetzgeber will das so.

Noch ein Hinweis zur äußeren Form: An welcher Stelle deiner Rechnung du die erforderlichen Informationen aufführst, schreibt das Gesetz nicht vor. Die invoiz-Rechnungsvorlagen basieren auf den im Geschäftsleben typischen Anordnungen der einzelnen Elemente. Die professionellen Standards nehmen dir viele Entscheidungen ab. In designerisch wichtigen Fragen lässt invoiz dir aber auch Gestaltungs-Freiraum. So kannst du zum Beispiel die Angaben zu deinem Unternehmen im Briefkopf, in der Absenderzeile und / oder in der Fußzeile unterbringen.

Nicht vergessen: Freiwillige Rechnungsangaben

Nicht vorgeschrieben, aber im eigenen Interesse meist unverzichtbar sind noch ein paar andere Informationen. Fangen wir mit der wichtigsten an:

Freiwillige Rechnungsangaben

  • deine Kontoverbindung (IBAN nicht vergessen!), damit der Rechnungsempfänger auch weiß, wohin er dein Geld überweisen soll,
  • deine Telefonnummer, E-Mail- und Internetadresse, damit Rückfragen schnell geklärt werden können,
  • deine Zahlungsbedingungen – für den Fall, dass du deinen Kunden durch Schnellzahlerrabatte zu schnellerer Bezahlung bewegen willst. Was bei „Skonto“-Angeboten zu beachten ist, dazu bei nächster Gelegenheit mehr im invoiz-Blog.

Damit du nichts vergisst, fragt invoiz beim Schreiben der ersten Rechnung alle wichtigen Rechnungsdaten ab. Außerdem findest du auf den Rechnungsvorlagen Platzhalter für sämtliche Pflichtangaben. Die musst du natürlich nur einmal eingeben und speichern. Das gleiche gilt für Artikel- und Kundendaten. Später brauchst du dann bloß noch die Details des jeweiligen Auftrags einzutragen.

Wie lange das dauert, hängt natürlich davon ab, wie kompliziert dein Auftrag war und wie viele Rechnungspositionen zu berücksichtigen sind. Die Erfahrung zeigt aber: Die meisten Rechnungen sind in weniger als einer Minute fertig. So macht das Einfahren der Business-Ernte richtig Spaß!

invoiz Screenshot

Rechnungen schreiben in nur 30 Sekunden


Praxistipp: Alles was du vom Gesetzesgeber ausgehend bei der Vergabe von fortlaufenden Rechnungsnummern zu beachten hast, kannst du unter Richtige Rechnungen: Die Nummer mit den Rechnungsnummern“ nachlesen.

 

☝ Du willst noch mehr zum Thema „Rechnung schreiben“ wissen?

Dann bist du in der invoiz Bibliothek bestens aufgehoben! Unter „Rechnung schreiben: So geht’s!“ klären wir alle Fragen rund um die Rechnungsstellung.

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