Welche Fristen gibt es bei der Rechnungsstellung?

Moritz Buhl

Keine Sorge: Genau genommen gibt es in Bezug auf Rechnungen nur eine einzige Frist-Vorschrift. Die ist zeitlich großzügig bemessen und gilt obendrein nur für einen begrenzten Adressatenkreis: Laut § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG musst du Rechnungen nur für Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmen sowie an „juristische Personen“ ausstellen.

Dafür kannst du dir bis zu sechs Monate lang Zeit lassen. Rechnungen an Privatleute sind nur in wenigen Ausnahmefällen vorgeschrieben.

Gesetzliche Fristen zur Rechnungsstellung

Die Rechnungsvorschriften stammen aus dem Umsatzsteuergesetz: Sie dienen im Kern der Sicherung von Umsatzsteuer-Einnahmen. (Fast) alles andere kümmert den Fiskus nicht:

  • Solange es sich um steuerfreie Waren und Dienstleistungen gemäß 4 Nr. 8 bis 28 UStG handelt, kannst du dir theoretisch sogar Rechnungen an andere Unternehmer sparen.
  • Bei Geschäften mit Privatleuten musst du bis auf wenige Ausnahmen nach dem Willen des Gesetzgebers überhaupt keine Rechnung schreiben:
  • Eine Pflicht zur Rechnungsstellung gilt nur für umsatzsteuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken. Dazu zählen Bauleistungen aller Art sowie Garten- und Reinigungsarbeiten. Hintergrund: Bei den genannten Leistungen haben die Behörden in der Vergangenheit häufiger Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung festgestellt.
  • Anspruch auf eine Rechnung haben Privatleute außerdem bei Leistungen von Handwerkern und „haushaltsnahen Dienstleistern“. Diese Vorschrift stammt aus dem Einkommensteuerrecht: Laut 35a EStG besteht nur dann Anspruch auf „Steuerermäßigungen bei Aufwendungen für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse, haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen“, wenn „der Steuerpflichtige für die Aufwendungen eine Rechnung erhalten hat und die Zahlung auf das Konto des Erbringers der Leistung erfolgt ist.“

Wichtig: Die Bezahlung deiner Geldforderung ist entgegen anderslautenden Auskünften nicht abhängig vom Vorliegen einer Rechnung.

Rechnungsstellung: Vorschriften und Fristen, die du unbedingt kennen musst!

An wen du überhaupt eine Rechnung ausstellen musst und welche Fristen es in dem Zusammenhang gibt, verraten wir dir in diesem Video.

Zahlbar ohne Rechnung!

Fällig sind Geldforderungen grundsätzlich sofort nach erbrachter Lieferung oder Leistung. Das kannst du in § 271 BGB nachlesen. Die Details hängen vom Vertrag ab, der dem konkreten Geschäft zugrunde liegt. Sind im Vertrag mit deinen Kunden keine Einzelheiten geregelt, gelten bei den drei wichtigsten Vertragsarten die folgenden Grundsätze:

  • Beim Dienstvertrag hast du als Dienstleister sofort nach Erbringen der Leistung Anspruch auf die Vergütung. Das steht in  614 BGB.
  • Beim Werkvertrag hast du nach der Abnahme des Werks Anspruch auf deine Vergütung. Rechtsgrundlage ist  641 BGB.
  • Beim Kaufvertrag ist die Geldforderung bei Übergabe (= Lieferung) fällig. Nachzulesen in  433 Abs. 2 BGB.

Soweit die gesetzliche Theorie – und nun zur Praxis:

Rechnungsfristen in der Praxis

Ob du es glaubst oder nicht: Die finanziellen Probleme vieler Selbstständiger und kleiner Unternehmen haben auch damit zu tun, dass sie zwar ihre Leistungen zuverlässig und pünktlich erbringen – sich anschließend mit der Abrechnung aber viel zu viel Zeit lassen. Das Schreiben von Rechnungen gehört zum nervigen „Bürokram“ und gilt als „unproduktive Tätigkeit“. Offene Kundenaufträge sind wichtiger und gehen immer vor.

Solch höfliche Zurückhaltung mag ja eine Tugend sein – auf Dauer kann sie jedoch existenzgefährdend werden! Aus eigenem Interesse solltest du deine Rechnungen möglichst zeitnah schreiben und auf den Weg zum Empfänger bringen. Kein Kunde wird prompte Rechnungstellung als Geldgier missverstehen.

invoiz Screenshot

Dein Finanz- und Rechnungstool

Vielseitige Rechnungsdokumente

Inhaltlich professionelle und optisch ansprechende Abrechnungsdokumente wie die von invoiz haben gleich mehrere Funktionen:

  • Du fasst den Zeitpunkt, Inhalt und Wert der von dir erbrachten Lieferungen und Leistungen sowie die vereinbarten Liefer- und Zahlungskonditionen unmissverständlich zusammen.
  • Du legst fest, bis wann du spätestens den Zahlungseingang erwartest.
  • Der Rechnungsempfänger weiß, wie er die Geldforderung begleichen soll (z. B. Bankverbindung).
  • Deinen Geschäftskunden stellst du zeitnah ein rechtlich einwandfreies Dokument zur Verfügung, mit dem sie gegenüber dem Finanzamt ihren Anspruch auf Vorsteuererstattung geltend machen können.
  • In Ergänzung des zugrundeliegenden Kauf-, Dienst- oder Werkvertrags konkretisiert die Rechnung deine tatsächlich erbrachten Lieferungen und Leistungen und die daraus entstandene Geldforderung. Bei eventuellen Rechtsstreitigkeiten trägt deine Rechnung damit zur Klärung von Fristen und Ansprüchen bei.

Noch etwas: Du kannst deine Rechnungsempfänger bereits in der Rechnung auf die Folgen einer nicht oder nicht rechtzeitig bezahlten Rechnung hinweisen. Auf diese Weise sparst du dir das umständliche mehrstufige Mahnverfahren ganz oder zumindest teilweise. Mehr zu dem Thema erfährst du in unserer Bibliothek unter „Mahnung schreiben – so geht’s“.

Verjährungsfristen nicht vergessen!

Ganz gleich, ob du „schon“ eine Rechnung geschrieben oder einen Vorgang einfach komplett vergessen hast: Nach Ablauf der „regelmäßigen Verjährungsfrist“ kannst du deine Ansprüche nicht mehr geltend machen. Geldforderungen verjähren unabhängig vom Termin der Rechnungstellung normalerweise nach drei Jahren. Die Dreijahresfrist beginnt am Ende des Jahres zu laufen, in dem der Anspruch entstanden ist. Ende 2017 sind somit sämtliche offenen Forderungen des Jahres 2014 in höchster Gefahr!

☝ Du willst noch mehr zum Thema „Rechnung schreiben“ wissen?

Dann bist du in der invoiz Bibliothek bestens aufgehoben! Unter „Rechnung schreiben: So geht’s!“ klären wir alle Fragen rund um die Rechnungsstellung.

Wichtig: Um eine drohende Verjährung zu verhindern, genügt es nicht, bloß eine verspätete Rechnung oder eine x-te Mahnung zu schreiben. Am besten leitest du in einem solchen Fall möglichst schnell das standardisierte gerichtliche Mahnverfahren ein. Das klingt komplizierter und teurer als es ist: Ausführlichere Informationen zum gerichtlichen Mahnverfahren findest du in unserem Grundlagenbeitrag Mahnbescheid – Vollstreckungsbescheid – Zwangsvollstreckung.

Ob du durch ein Mahnverfahren letztlich zu deinem Geld kommst, ist zwar nicht gesichert. Aber immerhin wird der Verjährungs-Fristablauf dadurch unterbrochen („gehemmt“).

Aufbewahrungsfristen: nicht wegschmeißen!

Nachdem du innerhalb der Verjährungsfrist deinem Kunden eine ordentlich Rechnung geschrieben hast, musst du diese revisionssicher aufbewahren. Im Falle von Rechnungen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Diese Fristen solltest du nicht auf die leichte Schulter nehmen. Kannst du die verlangten Belege nicht vorweisen, nimmt das Finanzamt eine Schätzung einfach selbst vor.

Eine Software wie invoiz bewahrt die entsprechenden Dokumente sicher auf und hilft dir, dich entsprechend den GoBD zu verhalten. Ausführliche Infos zum Thema Aufbewahrungspflichten von Rechnungen & Co. findest du unter „Welche Belege du 2018 wegwerfen darfst“.

Noch Fragen?

Was du beim Start in die Selbstständigkeit sonst noch alles beachten solltest und wie invoiz dir dabei hilft, erfährst du auf folgenden Seiten:

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