Mahnung schreiben – so einfach geht’s!

Moritz Buhl

Wenn du deine Dienstleistungen und Produkte gemäß dem erteilten Auftrag korrekt und zuverlässig lieferst, hast du Anspruch auf die vereinbarte und zeitnahe Bezahlung. Ob und wie du deine Kunden auf fehlende Zahlungseingänge hinweist und mit dem Thema „Mahnung schreiben“ umgehst, solltest du dir genau überlegen. Bevor du mit Mahngebühren, Verzugszinsen oder einem Mahnbescheid drohst, klingelst du am besten erst mal bei deinem Kunden durch.

Was ist eine Mahnung (Zahlungserinnerung)?

Wann ist eine Geldforderung fällig?

Fällig sind Geldforderungen grundsätzlich sofort nach erbrachter Leistung oder Lieferung. Sofern keine abweichenden Zahlungsziele vereinbart wurden, gelten bei den drei wichtigsten Vertragsarten die folgenden Grundsätze:

  • Dienstvertrag: Du hast als Dienstleister sofort nach Erbringen der Leistung Anspruch auf die Vergütung.
  • Werkvertrag: Du hast nach der Abnahme des Werks Anspruch auf deine Vergütung.
  • Kaufvertrag: Die Geldforderung ist bei Übergabe (= Lieferung) fällig.

Verzug des Schuldners

Entscheidend für wirksame Maßnahmen zur Beschleunigung der Bezahlung ist der Verzug des Schuldners. Eine Mahnung hat dabei den Zweck, den Geschäftspartner in Verzug zu setzen.

Um einen Kunden in Zahlungsverzug zu setzen, ist oft gar keine Mahnung erforderlich! Wenn du eine ordentliche Rechnung geschrieben hast, kannst du deinen Geschäftskunden einen Monat nach Rechnungszugang ohne Weiteres einen gerichtlichen Mahnbescheid schicken lassen! Denn zwischen Geschäftsleuten gilt die Verzugsautomatik des § 286 BGB.

Im Beitrag „Mustergültig Mahnen: Von Forderungen, Fälligkeit & Verzug“ erhältst du noch weitere Details und Beispiele. Zudem findest du dort auch wichtige Hinweise in Bezug auf die Verzugsautomatik gegenüber Privatleuten.

Verzugsfolgen

Greift die Verzugsautomatik oder zahlt dein Kunde trotz ausdrücklicher Zahlungsaufforderung nicht, hast du folgende Rechte:

  • Ab dem Zeitpunkt des Zahlungsverzugs darfst du Verzugszinsen berechnen: Der maximale Jahreszinssatz beträgt derzeit 8,12 % (gegenüber Geschäftsleuten) und 4,12 % (gegenüber Verbrauchern). Ein Beispiel, wie du die Verzugszinsen genau berechnest, zeigen wir dir in dem Beitrag „Wie berechnet man Verzugszinsen?
  • Säumigen Geschäftskunden darfst du sofort die gesetzliche Mahnpauschale von 40 Euro in Rechnung stellen. Rechtsgrundlage ist dabei § 288 Abs. 5 BGB.
  • Bei allen anderen Kunden kannst du angemessene und verhältnismäßige Mahngebühren in Rechnung stellen. Üblicherweise gelten Mahngebühren zwischen 2,50 Euro und 5 Euro als angemessen. In dem Beitrag „Richtig Mahnen: Wie berechnet man Mahngebühren“ findest du noch detailliertere Infos.

Wenn Mahnschreiben nichts bewirken

Wenn deine Rechnungen trotzdem nicht beglichen werden, nachdem du die Rechnung gestellt hast, kannst du einen amtlichen Mahnbescheid beantragen. Offene Rechnungen werden dann plötzlich doch noch bezahlt. Gegenüber weiterhin zahlungsunwilligen Schuldnern kann dir nur noch ein Gerichtsverfahren helfen. In solchen Fällen solltest du dir rechtliche Unterstützung holen.

Wie läuft ein gerichtliches Mahnverfahren ab?

Das gerichtliche Mahnverfahren besteht aus drei Schritten:

  1. Sobald dein Kunde in Zahlungsverzug gerät, kannst du beim zuständigen Mahngericht den Erlass eines Mahnbescheids beantragen. Einen Anwalt brauchst du dafür nicht!
  2. Antrag auf Vollstreckungsbescheid
    Wenn der Schuldner deiner Forderung nicht innerhalb von 14 Tagen nach Zustellung des gerichtlichen Mahnbescheids nachkommt oder widerspricht, kannst du den Vollstreckungsbescheid beantragen. Auch diesem kann der Schuldner binnen 14 Tagen widersprechen. Wird kein Widerspruch eingelegt, so verfügst du über einen rechtskräftigen Vollstreckungsbescheid.
  3. Antrag auf Zwangsvollstreckung
    Ein gültiger Vollstreckungsbescheid stellt den Rechts-„Titel“ dar, auf dessen Grundlage jederzeit die Zwangsvollstreckung beantragt werden kann.

Mehr zum gerichtlichen Mahnverfahren findest du im Beitrag „Mahnbescheid – Vollstreckungsbescheid – Zwangsvollstreckung“

Zur Praxis: Wann schreibe ich eine Mahnung?

In der Praxis schwirren dir sicher ein paar Fragen im Kopf herum: Wann darf oder soll ich eine Mahnung schreiben? Sofort? Oder soll ich lieber etwas warten? Wie energisch soll ich auf meine Forderungen hinweisen? – Hier gibt es keine goldene Regel, aber an dieser Stelle geben wir dir gerne ein paar Empfehlungen.

Gründe für den Zahlungsverzug

Wenn eine Rechnung nicht gleich bezahlt wird, ist das noch lange keine Absicht deines Kunden. Probleme, Fehler und Missverständnisse gibt es schließlich überall: So kann eine Rechnung tatsächlich beim Versand per Post verloren gehen, eine elektronische Rechnung im SPAM-Ordner landen oder der zuständige Bearbeiter ist krank. Daher raten wir dir, zunächst das persönliche Gespräch zu suchen. Frag deinen Kunden einfach, ob er die Rechnung erhalten hat und warum sie noch nicht bezahlt ist.

Mahne mit Sorgfalt

Wie konsequent du nach dem persönlichen Gespräch mit weiterhin ausstehenden Zahlungen umgehst, kommt dann auf die Branche und den Einzelfall an:

  • Das Zahlungsverhalten deiner Stammkunden kennst du bereits: Ignoriert ein guter Kunde regelmäßig dein 14-tägiges Zahlungsziel und bezahlt immer erst nach vier Wochen, kannst du das weiterhin akzeptieren.
  • Kommt es bei verlässlichen Stammkunden ausnahmsweise einmal zu Verzögerungen, kannst du ebenfalls ruhig etwas mehr Geduld an den Tag legen.
  • Auch vielversprechende Neukunden solltest du sinnvollerweise nicht durch standardisierte und automatisierte Mahnschreiben verschrecken. Bleib mit ihnen im Gespräch und stell erst einmal fest, woran die Verzögerung liegt.
  • Bei „Laufkundschaft“ mit geringem Auftragsvolumen brauchst du dagegen nicht lange warten: Sobald der Verzug eingetreten ist, schickst du eine Mahnung mit einer letzten Zahlungsfrist. Darin kündigst du an, dass du deine Ansprüche notfalls im gerichtlichen Mahnverfahren durchsetzt.

Mit einer großen Anzahl an Kunden solltest du dir aber auf jeden Fall überlegen, dein Forderungs-management zu standardisieren. Das könnte zum Beispiel so aussehen:

  1. Weise schon in der Rechnung auf den automatischen Verzugseintritt hin. Formulierungshilfen und detaillierte Informationen zum Umgang mit zahlungsunwilligen Kunden findest du im Beitrag: „Säumige Zahler: Wann soll ich eine Mahnung verschicken?“
    Wichtig: Räumst du deinen Kunden ein Zahlungsziel ein (zum Beispiel 14 Tage), verschieben sich die Fälligkeit und der automatische Verzugseintritt entsprechend nach hinten!
  2. Eine Woche nach Eintritt des Zahlungsverzugs schickst du eine Mahnung / Zahlungserinnerung mit einer letzten Zahlungsfrist (beispielsweise eine Woche).
  3. Bei Überschreiten dieser Zahlungsfrist kannst du das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.

Wie sieht eine Mahnung überhaupt aus?

Grundsätzlich sind mündliche Mahnungen möglich. Aus Beweisgründen empfiehlt sich aber die Schriftform. Bei schriftlichen Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen gibt es keine Liste gesetzlicher Pflichtbestandteile. Entscheidend ist, dass sich die Mahnung an den richtigen Schuldner richtet und die offene Forderung eindeutig benannt wird. Sinnvollerweise solltest du beim Schreiben einer Mahnung folgende Informationen einfügen:

  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum des Vorgangs
  • Fälligkeitsdatum
  • offener Rechnungsbetrag
  • Hinweis auf den fehlenden Zahlungseingang sowie
  • Hinweis auf den Eintritt des Zahlungsverzugs und die damit einhergehenden Verzugsfolgen.

In unserem Beitrag „Eine richtige Mahnung schreiben“ kannst du dir dies auch noch einmal ansehen.

Muss ich alle Mahnstufen durchlaufen?

Kurz und knackig – nein! Damit du einen säumigen Zahler in Verzug setzt, ist eine einzige Mahnung ausreichend!

Abweichend von der Rechtslage wird im Geschäftsleben oft noch zwischen Zahlungserinnerung, 1., 2. und 3. (und letzter) Mahnung differenziert. Diese unterscheiden sie sich im Normalfall lediglich im Tonfall:

  • Zahlungserinnerungen sind eher freundlich und locker-flockig formuliert.
  • Der Tonfall der Mahnungen ist deutlich schärfer. Vor allem in der „3. Mahnung“ oder „Letzten Mahnung“ werden dann „weitere rechtliche Schritte“ in Aussicht gestellt.

Eine professionelle Mahnung schreiben mit invoiz

Egal wie du dich entscheidest, invoiz unterstützt dich beim Schreiben von Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen in allen Bereichen. Ob du nun ein einstufiges oder mehrstufiges Mahnverfahren umsetzen möchtest. Wie einfach das Mahnwesen in invoiz funktioniert, erklären wir dir hier.

Auf Wunsch erstellt invoiz auch vollautomatisch Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Denn invoiz übernimmt die Überwachung deiner Rechnungen. Erkennt invoiz einen ausstehenden Betrag, wird – gemäß dem von dir gewählten Automatisierungsgrad – eine entsprechende Zahlungserinnerung bzw. Mahnung und versendet. Wie es genau funktioniert, zeigen wir dir in unserem Blogbeitrag „Automatischer Mahnversand in invoiz“.

Du kannst invoiz 14 Tage lang kostenlos testen. Registriere dich einfach mit E-Mail-Adresse und Passwort – und sofort steht dir der volle Funktionsumfang zur Verfügung.

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