Mahnung schreiben – so einfach geht’s!

Moritz Buhl

Eine Mahnung schreiben ist keine Raketenwissenschaft. Schon gar nicht, wenn du mit einem Profi-Tool wie invoiz arbeitest. Damit erstellst du im Handumdrehen rechtssichere Angebote, Rechnungen und Mahnungen.

Mahnung schreiben: Wann ist eine Geldforderung fällig?

Fällig sind ausstehende Zahlungen grundsätzlich sofort nach erbrachter Leistung oder Lieferung. Sofern keine abweichenden Zahlungsziele vereinbart wurden, gelten bei den drei wichtigsten Vertragsarten die folgenden Grundsätze:

  • Dienstvertrag: Du hast als Dienstleister sofort nach Erbringen der Leistung Anspruch auf die Vergütung.
  • Werkvertrag: Du hast nach der Abnahme des Werks Anspruch auf deine Vergütung.
  • Kaufvertrag: Die Geldforderung ist bei Übergabe (= Lieferung) fällig.

Theoretisch muss für die Fälligkeit der Geldforderung noch nicht einmal eine Rechnung gestellt sein.

Verzug des Schuldners

Entscheidend für wirksame Maßnahmen bei ausbleibender Zahlung ist der Verzug des Schuldners. Das normale (außergerichtliche) Mahnverfahren hat dabei den Zweck, den säumigen Kunden in Verzug zu setzen.

Wichtig: Um einen Kunden in Zahlungsverzug zu setzen, ist oft gar keine Mahnung erforderlich! Geschäftskunden kannst du  30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung sofort einen gerichtlichen Mahnbescheid schicken lassen! Denn zwischen Geschäftsleuten gilt die Verzugsautomatik des § 286 BGB.

Lektüretipp: Im Beitrag „Mustergültig Mahnen: Von Forderungen, Fälligkeit & Verzug“ erhältst du weitere Details und Beispiele. Zudem findest du dort wichtige Hinweise zur Verzugsautomatik gegenüber Verbrauchern.

Verzugsfolgen

Wenn ein Kunde in Zahlungsverzug gerät, hast du folgende Rechte:

  • Ab dem Zeitpunkt des Zahlungsverzugs darfst du Verzugszinsen berechnen: Der maximale Jahreszinssatz beträgt derzeit 8,12 % (gegenüber Geschäftsleuten) und 4,12 % (bei einem Schuldner, der Verbraucher ist). Ein Beispiel, wie du die Verzugszinsen genau ermittelst, findest du im Beitrag „Wie berechnet man Verzugszinsen?
  • Säumigen Geschäftskunden darfst du sofort die gesetzliche Mahnpauschale von 40 Euro in Rechnung stellen. Rechtsgrundlage ist§ 288 Abs. 5 BGB.
  • Bei allen anderen Kunden kannst du angemessene und verhältnismäßige Mahngebühren in Rechnung stellen. Üblicherweise gelten Mahngebühren zwischen 2,50 Euro und 5 Euro als angemessen. Im Beitrag „Richtig Mahnen: Wie berechnet man Mahngebühren“ findest du ausführlichere Infos.

Trotz freundlicher Nachfrage und schriftlicher Mahnung zahlt dein Schuldner nicht? Dann kannst du das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Ein offizieller Mahnbescheid hat oft erstaunliche Wirkung. Monatelang unbezahlte Rechnungen werden plötzlich doch noch ausgeglichen.

Lektüretipp: Mehr zum gerichtlichen Mahnverfahren findest du im invoiz-Blogbeitrag „Mahnbescheid – Vollstreckungsbescheid – Zwangsvollstreckung“. Falls auch das nicht weiterhilft, bleibt dir nur noch die Klage vor Gericht. Spätestens dann solltest du dir aber rechtliche Unterstützung holen.

Mahnung schreiben: Zahlungserinnerungen in der Praxis

Wenn Kunden die Rechnungen nicht gleich bezahlen, muss das kein böser Wille sein. Probleme, Fehler und Missverständnisse gibt es schließlich überall. So kann …

  • eine Rechnung tatsächlich beim Versand per Post verloren gehen,
  • eine elektronische Rechnung im SPAM-Ordner landen oder
  • der zuständige Sachbearbeiter krank geworden sein.

Deshalb ist das persönliche Gespräch wichtig. Am besten fragst du deinen Kunden einfach, ob er die Rechnung erhalten hat und warum sie noch nicht bezahlt ist.

Mit Fingerspitzengefühl mahnen

Wie konsequent du nach dem persönlichen Gespräch mit weiter ausbleibenden Zahlungen umgehst, kommt dann auf den Einzelfall an:

  • Ignoriert ein ansonsten guter Kunde regelmäßig dein 14-tägiges Zahlungsziel und bezahlt immer erst nach vier Wochen, kannst du das weiterhin tolerieren.
  • Kommt es bei verlässlichen Stammkunden ausnahmsweise einmal zu Verzögerungen, kannst du ebenfalls ruhig etwas mehr Geduld an den Tag legen.
  • Auch vielversprechende Neukunden verschreckst du besser nicht durch Standard-Mahnschreiben. Bleib mit ihnen im Gespräch und stell erst einmal fest, woran die Verzögerung liegt.
  • Bei „Laufkundschaft“ mit geringem Auftragsvolumen brauchst du dagegen nicht lange zu warten. Sobald die Rechnung überfällig ist, schickst du eine Mahnung mit einer letzten Zahlungsfrist. Darin kündigst du an, dass du deine Ansprüche notfalls im gerichtlichen Mahnverfahren durchsetzt.

Wenn du sehr viele Kunden hast, solltest du dein Forderungs-Management standardisieren. Das kann zum Beispiel so aussehen:

  1. Bereits in der Rechnung weist du auf den automatischen Verzugseintritt hin. Formulierungshilfen und detaillierte Informationen zum Umgang mit zahlungsunwilligen Kunden findest du im Beitrag: „Säumige Zahler: Wann soll ich eine Mahnung verschicken?“
    Wichtig: Räumst du deinen Kunden ein Zahlungsziel ein (zum Beispiel 14 Tage), verschieben sich die Fälligkeit und der automatische Verzugseintritt entsprechend nach hinten!
  2. Eine Woche nach Eintritt des Zahlungsverzugs schickst du eine Mahnung / Zahlungserinnerung mit einer letzten Zahlungsfrist (beispielsweise eine Woche).
  3. Bei Überschreiten dieser Zahlungsfrist leitest du das gerichtliche Mahnverfahren ein.

Wie sieht eine Mahnung überhaupt aus?

Grundsätzlich sind mündliche Mahnungen möglich. Aus Beweisgründen empfiehlt sich aber die Schriftform. Bei schriftlichen Mahnungen gibt es keine Liste gesetzlicher Pflichtbestandteile. Entscheidend ist, dass sich die Mahnung an den richtigen Schuldner richtet und die offene Forderung eindeutig benannt wird.

Am besten achtest du beim Mahnung schreiben auf folgende Informationen:

  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum des Vorgangs,
  • Fälligkeitsdatum,
  • offener Rechnungsbetrag,
  • Hinweis auf den fehlenden Zahlungseingang sowie
  • Hinweis auf den Eintritt des Zahlungsverzugs und die damit einhergehenden Verzugsfolgen.

In unserem Beitrag „Eine richtige Mahnung schreiben“ kannst du dir dies auch noch einmal ansehen.

Muss ich alle Mahnstufen durchlaufen?

Nein, das ist nicht erforderlich. Um einen säumigen Zahler in Verzug zu versetzen, reicht maximal eine einzige Mahnung! Die solltest du auch so nennen. Zwar haben auch Zahlungserinnerungen die Funktion einer Mahnung.

Abweichend von der Rechtslage wird im Geschäftsleben oft noch zwischen Zahlungserinnerung, 1., 2. und 3. (und letzter) Mahnung differenziert. Diese unterscheiden sie sich im Normalfall lediglich im Tonfall:

  • Zahlungserinnerungen sind eher freundlich und locker-flockig formuliert.
  • Der Tonfall der Mahnungen ist deutlich schärfer.
  • In der „3. Mahnung“ oder „Letzten Mahnung“ werden häufig „weitere rechtliche Schritte“ angedroht.

Eine professionelle Mahnung schreiben mit invoiz

Ob du dich für ein einstufiges oder mehrstufiges Mahnverfahren entscheidest, bleibt dir überlassen. invoiz stellt dir für alle außergerichtlichen Mahnungen Vorlagen zur Verfügung. Und unterstützt dich mit praktischen Funktionen beim Schreiben von wirksamen Mahnschreiben.

Hier ein kurzer Überblick:

1. Unter „Einstellungen > Mahnwesen“ kannst du …

  • bis zu vier Mahnstufen aktivieren,
  • für jede Mahnstufe festlegen, nach wie vielen Tagen das Programm die jeweils nächste Mahnstufe vorschlägt,
  • die die Höhe der Mahngebühren festlegen und
  • die Textbausteine vorgeben, die das Programm in den einzelnen Mahnstufen verwendet:

2. invoiz überwacht deine Rechnungen im Hintergrund:

  • Ist eine Rechnung fällig, wird das Fälligkeitsdatum in der Spalte „fällig am“ automatisch rot eingefärbt.
  • Ab diesem Zeitpunkt findest du im Kontextmenü die Funktion „Zahlungserinnerung / Mahnung erstellen“.
  • Das Kontextmenü öffnest du per Mausklick auf den Abwärtspfeil am rechten Zeilenrand:

3. Ein weiterer Mausklick genügt, und du kannst die Zahlungserinnerung oder Mahnung entweder sofort „Per E-Mail senden“. Oder du lässt dir das Schreiben vorher noch als „PDF anzeigen“:

Das war’s auch schon. Mehr als vier, fünf Mausklicks braucht’s nicht, um mit invoiz eine Mahnung auf den Weg zu bringen! Wie das invoiz-Mahnwesen genau funktioniert, kannst du im Beitrag „Forderungsmanagement à la carte!“ nachlesen.

Smarter Mahn-Automat

Mehr noch: Bei Bedarf erstellt invoiz sogar vollautomatisch Mahnungen! Erkennt deine Rechnungs-App einen ausstehenden Betrag, verschickt sie die passende Zahlungserinnerung oder Mahnung per E-Mail. Ganz ohne dein aktives Zutun!

Den Grad der Automatisierung bestimmst du natürlich selbst. Wie die pfiffige Mahn-Automatik genau funktioniert, erfährst du im Blogbeitrag „Automatischer Mahnversand in invoiz“.

Neugierig? Du kannst invoiz 14 Tage lang kostenlos testen. Registriere dich einfach mit E-Mail-Adresse und Passwort – und sofort steht dir der volle Funktionsumfang zur Verfügung.

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