Welche Folgen hat eine fehlerhafte Rechnung?

Moritz Buhl

Die gute Nachricht gleich vorweg: Wenn du deine eigenen Rechnungen mit dem Online-Rechnungstool invoiz schreibst, bist du auf der sicheren Seite. Die Rechnungsvorlagen enthalten von Hause aus alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtbestandteile. Du brauchst nur noch deine Daten einzutragen. Im Beitrag „Alle Neune: Schritt für Schritt zur Profi-Rechnung mit System“ erfährst du, wie die Personalisierung deines Rechnungsvordrucks funktioniert.

Trotzdem: Fehler und Irrtümer passieren nun einmal – und da ist es gut zu wissen, welche Folgen sich daraus ergeben können.

Fehlerhafte Ausgangsrechnungen

Zur Überraschung vieler Gründer und Jungunternehmer halten sich die steuerlichen Konsequenzen mangelhafter Ausgangsrechnungen in Grenzen. Das Problem hat zunächst einmal dein Rechnungsempfänger. Die Liste der Rechnungs-Pflichtbestandteile stammt nämlich aus § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz: Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen gefährden daher primär den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers.

Fällt erst bei einer späteren Betriebsprüfung auf, dass auf einer Rechnung eine oder mehrere Pflichtangaben fehlen (z. B. die Rechnungs- oder Steuernummer, der Umsatzsteuersatz oder das Leistungsdatum), streicht der Prüfer den Vorsteuerabzug. Bei größeren Anschaffungen kann der Schaden im Einzelfall in die Hunderte oder Tausende gehen. Da im Rahmen von Steuerprüfungen mindestens drei Jahre kontrolliert werden, kann allein der Vorsteuerverlust für Selbstständige und kleine Unternehmen existenzgefährdend sein!

Hinzu kommt, dass unter Umständen auch noch der Betriebsausgaben-Abzug gefährdet ist. Zwar nimmt das Finanzamt es bei der Einnahmenüberschussrechnung für die Einkommensteuer mit den Rechnungsanforderungen nicht ganz so genau wie bei der Umsatzsteuer: Doch wenn Zweifel an der inhaltlichen Richtigkeit und Glaubwürdigkeit einer Abrechnung bestehen, kann die komplette Ausgabe aberkannt werden!

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Dann bist du in unserer invoiz Bibliothek bestens aufgehoben! Unter „Rechnung schreiben: So geht’s!“ klären wir alle Fragen rund um das Schreiben von Rechnungen.

Folgen unrichtiger Umsatzsteuer-Angaben

Wichtig: Besteht der Rechnungsfehler in der Angabe eines falschen Umsatzsteuerbetrags (zum Beispiel wegen eines Rechenfehlers oder Verwendung eines falschen Umsatzsteuersatzes), gelten folgende Grundsätze:

  • Zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer-Beträge muss der Rechnungsaussteller in voller Höhe ans Finanzamt abführen. Wegen der fehlerhaften Rechnung darf der Rechnungsempfänger im Prinzip gar keine Vorsteuer abziehen – höchstens jedoch den richtigen (niedrigeren) Betrag.
  • Bei zu niedrig ausgewiesener Umsatzsteuer schuldet der Rechnungsaussteller den richtigen (höheren) Betrag. Wegen der fehlerhaften Rechnung darf der Rechnungsempfänger eigentlich auch hier gar keine Vorsteuer abziehen – höchstens jedoch den richtigen (niedrigeren) Betrag.

Wichtig: Zwar ändert das Fehlen einer korrekten Rechnung nichts an der Fälligkeit der Geldforderung. Selbst ohne Rechnung ist dein Kunde grundsätzlich zur Zahlung verpflichtet. Zumindest den Umsatzsteueranteil wird er dir bis zur Vorlage einer ordentlichen Rechnung jedoch vorenthalten: Die Zahlung des Umsatzsteueranteils setzt voraus, dass eine umsatzsteuerlich korrekte Rechnung vorliegt!

invoiz Screenshot

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Schlechten Eindruck vermeiden!

Kein Wunder, dass Profis es mit der Rechnungskontrolle sehr genau nehmen – zumindest ab einem bestimmten Auftragswert: Wenn das Finanzamt anlässlich einer Betriebsprüfung die eine oder andere Kleinbetragsrechnung wegen fehlender Angaben moniert, mag der Vorsteuer- oder Betriebsausgaben-Abzug zu verkraften sein. Der Aufwand, nachträglich noch ein korrektes Abrechnungsdokument zu besorgen, ist dann unverhältnismäßig hoch.

Bei etwas höheren Beträgen musst du jedoch damit rechnen, dass vor allem Geschäftskunden fehlerhafte Rechnungen bemängeln und mehr oder weniger energisch eine Korrektur verlangen. Sollte dir tatsächlich ein Fehler unterlaufen sein, kommst du diesem Wunsch am besten ganz schnell und entgegenkommend nach. Wie du dabei vorgehst, erfährst du in unserem Videoblog:

Wie du eine Rechnung richtig stornierst (Anleitung)!!

In diesem Video zeigen wir dir, wie du eine fehlerhafte Rechnung richtig korrigierst.

Wiederholt sollten dir Fehler bei der Rechnungstellung nach Möglichkeit nicht unterlaufen. Ein Grund mehr, eine professionelle Rechnungs-Software zu verwenden, mit der du im Handumdrehen inhaltlich und optisch ansprechende Ausgangsrechnungen erstellst.

Und damit du selbst von deinen Lieferanten und Dienstleistern einwandfreie Rechnungen bekommst, wirfst du am besten einmal einen Blick auf unsere „Checkliste Eingangsrechnungen“.

Noch Fragen?

Was beim Start in die Selbstständigkeit in Sachen Rechnungstellung sonst noch alles zu beachten ist und wie invoiz dir dabei hilft, erfährst du auf folgenden Seiten:

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