Was ist eine Stornorechnung?

Moritz Buhl

Eine Stornorechnung dient der Korrektur oder Rücknahme einer vorangegangenen Ausgangsrechnung. Storno-Rechnungen werden auch als …

  • Korrekturrechnung
  • Rechnungskorrektur oder
  • kaufmännische Gutschrift

… bezeichnet.

Wichtig: Den früher üblichen Begriff „Gutschrift“ verwendest du am besten nicht mehr als Überschrift einer Stornorechnung. Laut § 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG werden seit einigen Jahren die eher seltenen Abrechnungsgutschriften als Gutschrift bezeichnet. 

So oder so: Mit invoiz bist du in jedem Fall auf der sicheren Seite. Wenn du eine falsche Rechnung korrigierst, bekommt sie automatisch die korrekte Überschrift „Stornorechnung“:

 

Gründe für Stornorechnungen

Anlässe für Rechnungs-Korrekturen sind zum Beispiel …

  • unvollständige oder falsch ausgestellte Rechnungen,
  • auf dem Versandweg verlorengegangene oder funktionsunfähige Waren,
  • nicht erbrachte oder nicht zufriedenstellende Lieferungen oder Leistungen sowie
  • andere Kulanz- oder Garantiefälle.

Stornorechnungen werden auch dann ausgestellt, wenn die zugrundeliegende Ausgangsrechnung noch nicht bezahlt ist.

Bei Rechnungen an Geschäftskunden ist das besonders wichtig. Denn der Rechnungsempfänger darf die enthaltene Umsatzsteuer bereits auf Grundlage der ursprünglichen Rechnung als Vorsteuer geltend machen. Die vorherige Bezahlung ist dafür keine Voraussetzung! Im Gegenzug schuldet der Rechnungsaussteller dem Finanzamt die ausgewiesene Umsatzsteuer. Erst eine ausdrückliche Stornorechnung sorgt für Abhilfe.

Stornorechnung: Abrechnung mit umgekehrten Vorzeichen

Die Stornorechnung ist eine 1:1-Kopie der vorausgegangenen Rechnung. Anders als bei normalen Rechnungen tragen die Preisangaben, Umsatzsteuer- und Rechnungsbeträge negative Vorzeichen.

Korrigieren statt stornieren? Vorsicht, Falle!

Theoretisch geht es auch ohne Stornorechnung. Unvollständige oder fehlerhafte Ausgangsrechnungen dürfen auch auf andere Weise korrigiert werden. Das kann zum Beispiel durch …

  • eine E-Mail,
  • ein Fax oder
  • einen Geschäftsbrief geschehen.

Darin werden dann die fehlenden Angaben nachgeliefert oder richtiggestellt. Rechtlich ist das zulässig. Denn über Lieferungen und Dienstleistungen darf laut § 31 UStDV mit mehreren Dokumenten abgerechnet werden .

Die nachträgliche Änderung von Rechnungen durch weitere Dokumente führt jedoch leicht zu Missverständnissen. Daher empfehlen Fachleute die zweistufige Rechnungskorrektur. Die besteht aus:

  1. Stornorechnung und
  2. neuer, korrekter Rechnung.

Praxistipp: So erzeugst du mit invoiz Stornorechnungen

Mit invoiz lassen sich Stornorechnungen und korrigierte neue Rechnungen mit jeweils zwei Mausklicks anlegen:

1. Ursprungsrechnung stornieren

Um die ursprüngliche Rechnung zu stornieren …

  • wechselst du im invoiz-Arbeitsbereich „Rechnungen“ zum Register „Offen“,
  • suchst die fehlerhafte oder entbehrliche Ursprungsrechnung heraus,
  • klickst dort auf den Abwärtspfeil am rechten Seitenrand und dann
  • auf den Menüpunkt „Stornieren / Löschen“:

Im folgenden Dialogfenster kannst du einen Stornogrund eintragen. Die Angabe einer Begründung ist optional und dient nur internen Zwecken. Vorteil: Falls dich später dein Steuerberater oder Finanzamtsprüfer nach dem Grund der Stornierung fragt, hast du eine Erinnerungsstütze:

Per Mausklick auf den blauen „Stornieren“-Button schließt du den Stornoprozess ab. invoiz blendet daraufhin am oberen rechten Seitenrand eine Vollzugsmeldung ein:Die fertige Stornorechnung findest du in der Rechnungsliste im Register „Storniert“:Hinweis: invoiz-Stornorechnungen tragen dieselbe Rechnungsnummer wie die Ursprungsrechnung. Allerdings ergänzt um die nachgestellte Kennzeichnung „-S“.Mit anderen Worten: Aus der Original-Rechnungsnummer „2019876543“ wird die Storno-Rechnungsnummer „2019876543-S“. Das hat zwei Vorteile:

  • Der Zusammenhang zwischen den beiden Abrechnungs-Dokumenten ist auf den ersten Blick erkennbar.
  • Die Stornorechnung ist eindeutig als Korrekturrechnung gekennzeichnet.

Per Mausklick auf die blau hervorgehobene Rechnungsnummer („storniert durch …“) öffnest du die Stornorechnung. Am oberen Seitenrand stehen dir nun die üblichen Versandwege zur Verfügung:

  • „E-Mail senden“,
  • „PDF“ herunterladen und verschicken sowie
  • „Drucken“ (wahlweise „Auf eigenes Briefpapier“ oder  „Auf Blanko-Papier“):

Stornorechnung

Die weiteren Schritte entsprechen dem Vorgehen bei normalen Rechnungen. Sofern die Ursprungsrechnung komplett aufgehoben werden soll, ist der Storno-Vorgang damit auch schon abgeschlossen.

Falls eine fehlerhafte Rechnung korrigiert werden soll, erzeugst du mit invoiz im Handumdrehen die neue, nunmehr korrekte Rechnung.

2. Korrigierte neue Rechnung erstellen

Bei der korrigierten Rechnung handelt es sich um einen komplett neuen Vorgang. Trotzdem brauchst du nicht alle Angaben neu zu erfassen. Mit der invoiz-Funktion „Kopieren und bearbeiten“ erzeugst du einen Klon der Ursprungsrechnung. Der muss dann nur noch korrigiert werden.

Dazu…

  • wechselst du im invoiz-Arbeitsbereich „Rechnungen“ zum Register „Storniert“,
  • suchst die Ursprungsrechnung heraus,
  • klickst auf den Abwärtspfeil am rechten Seitenrand und
  • dann auf den Menüpunkt „Kopieren und bearbeiten“:

Stornorechnung

Daraufhin öffnet sich eine neue Rechnung mit den ursprünglichen Angaben. Nun kannst du die erforderlichen Änderungen und / oder Ergänzungen vornehmen. Anschließend bringst du die korrekte Rechnung per E-Mail, PDF-Download oder Postversand auf den Weg zum Kunden.

Weiterführende Literatur:

Am besten probierst du die invoiz-Demo gleich aus. Einfach mit E-Mailadresse und Passwort registrieren. Und sofort steht dir der volle Funktionsumfang kostenlos zur Verfügung.

 

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