Damit du deine Umsatzsteuer-Pflichten erfüllen kannst, brauchst du eine Internetverbindung, eine elektronische Signatur und die passende Software:
- Alle gängigen Buchführungs- und Steuerprogramme verfügen inzwischen über die erforderliche Elster-Schnittstelle.
- Falls du noch kein geeignete(re)s Programm hast, verwendest du das kostenlose amtliche Windows-Programm „ElsterFormular“.
- Alternativ kannst du deine elektronischen Voranmeldungen und Steuererklärungen aber auch über „ElsterOnline“ erledigen: Das ist das ebenfalls gebührenfreie Dienstleistungsportal der Finanzverwaltung.
Egal auf welchem dieser Wege du deine Daten übermittelst: Du brauchst dafür eine persönliche „elektronische Signatur“. Damit beweist du die Echtheit der übermittelten Daten und sicherst ihre Integrität. Für Steuerzwecke genügt normalerweise die Authentifizierung mit der kostenlosen ElsterBasis-Signatur:
Deine ElsterBasis-Signatur kannst du für alle Steuerarten nutzen. Die Registrierung und Freischaltung ist etwas umständlich – meistens aber innerhalb einiger Tage erledigt. Falls du bereits eine andere elektronische Signaturkarte hast, kannst du unter Umständen auch die verwenden. Weitere Informationen findest du auf ElsterOnline.
Hinweis: Du hast deine Steuerangelegenheiten einem Steuerberater übergeben? Der übernimmt auch die Datenübermittlungen für dich? Dann brauchst du dir keine eigene Steuer-Signatur zuzulegen.
Noch was: Die Begriffe „Mehrwertsteuer“, „Umsatzsteuer“ und „Vorsteuer“ sind dir noch völlig fremd? Dann wirf doch einfach mal einen Blick auf den Beitrag „Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer?“
Umsatzsteuer-Voranmeldungen
Die eigentlichen Voranmeldungen und Steuererklärungen sind meistens schnell erledigt. Freiberufler und alle Gewerbetreibenden, die nicht zur doppelten kaufmännische Buchführung verpflichtet sind, haben laut § 20 UStG Anspruch auf die Ist-Besteuerung (auch „Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten“ genannt). Dabei brauchst du nur die Umsatzsteuereinnahmen zu berücksichtigen, die im jeweiligen Zeitraum tatsächlich auf deinem Konto gelandet sind.
Größere Unternehmen sind gemäß § 16 UStG zur Soll-Besteuerung verpflichtet (auch „Besteuerung nach vereinbarten Entgelten“ genannt): In dem Fall wird die Umsatzsteuer bereits fällig, sobald die Leistung erbracht ist – spätestens aber, wenn die Rechnung geschrieben ist. Ob der Kunde bezahlt oder nicht, spielt zunächst einmal keine Rolle. Auf diese Weise müsstest du als Steuereintreiber dem Staat also auch noch ein zinsloses Darlehen gewähren. Immerhin: Zahlt der Kunde endgültig nicht, darf auch der Umsatzsteueranteil nachträglich korrigiert werden.
Aber wie gesagt: Freiberufler und die meisten gewerblichen Freelancer und Gewerbetreibenden dürfen die günstigere Ist-Besteuerung in Anspruch nehmen.
Schritt für Schritt zur Voranmeldung
Fangen wir mit der Voranmelde-Frequenz an: In den beiden ersten Geschäftsjahren sind grundsätzlich monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen vorgeschrieben: Die müssen bis zum 10. Tag des Folgemonats beim Finanzamt eingegangen sein.
- Ab dem dritten Geschäftsjahr sind monatliche Voranmeldungen nur noch dann erforderlich, wenn die Vorjahres-Zahllast höher als 7.500 Euro ist. (Als „Zahllast“ wird die Summe der Umsatzsteuer bezeichnet, die du in einem Jahr nach Abzug deiner Vorsteuern ans Finanzamt abgeführt hast.)
- Lag die Vorjahres-Zahllast unter 7.500 Euro begnügt sich der Fiskus mit vierteljährlichen Voranmeldungen. Die sind dann fürs vorangegangene Quartal jeweils bis zum 10. April, 10. Juli, 10. Oktober und 10. Januar fällig.
- Lag die Vorjahres-Zahllast unter 1.000 Euro bleiben dir die Voranmeldungen ganz erspart: In dem Fall genügt die Jahres-Steuererklärung.
Praxistipp: Mit einem Antrag auf Dauerfristverlängerung kannst du dir etwas mehr Luft verschaffen. Der Voranmelde-Zeitpunkt verschiebt sich dadurch um einen ganzen Monat nach hinten. Monatszahler müssen in dem Fall allerdings eine „Sondervorauszahlung“ in Höhe von 1/11 der Vorjahres-Zahllast leisten. Die wird später bei der letzten Voranmeldung des Jahres mit den tatsächlich fälligen Zahlungen verrechnet. Quartalszahler brauchen keine Sondervorauszahlung zu leisten.
Den gebührenfreien Antrag auf Dauerfristverlängerung kannst du übrigens auch im Steuerportal ElsterOnline erledigen. Das passende Formular findest du im „Privaten Bereich“ unter „Formulare“ – „Umsatzsteuer“ im Abschnitt „Dauerfristverlängerung / Sondervorauszahlung“:
Zurück zur eigentlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung. Normalerweise genügen die folgenden Angaben:
- Nettoumsatz mit „Lieferungen und sonstigen Leistungen“ im Voranmeldezeitraum (getrennt nach steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen) und
- Summe der „Abziehbaren Vorsteuerbeträge“ aus den Rechnungen deiner Lieferanten im gleichen Zeitraum.
Die Errechnung der Umsatzsteuerbeträge und die Höhe der fälligen Umsatzsteuer-Vorauszahlung (oder des Erstattungsanspruchs) erledigt die Software oder das ElsterOnline-Formular:
Umsatzsteuer-Erklärung
Die jährliche Umsatzsteuer-Erklärung ist meistens ebenfalls ziemlich schnell vom Tisch. Bei ElsterOnline sieht das zum Beispiel so aus:
- Auf Seite 3 des Hauptvordrucks trägst du die „Bemessungsgrundlagen“ (= Nettumsatz) deiner „Steuerpflichtigen Umsätze“ ein – getrennt nach Steuersätzen,
- klickst im Feld rechts daneben und im Summenfeld am unteren Seitenrand jeweils auf die Schaltfläche „Berechnen“,
- überträgst die „Summe der Steuer“ aus Zeile 60 in Zeile 92 (auf Seite 6 des Formulars),
- gibst auf Seite 4 des Hauptvordrucks die Gesamtsumme aller „Abziehbaren Vorsteuerbeträge“ ein,
- klickst im Summenfeld am unteren Seitenrand wieder auf die Schaltfläche „Berechnen“,
- überträgst die „Summe der Steuer“ aus Zeile 71 in Zeile 99 (auf Seite 6 des Formulars),
- nimmst auf Seite 5 eventuell erforderliche „Berichtigungen des Vorsteuerabzugs“ vor,
- trägst in Zeile 108 auf Seite 6 dein „Vorauszahlungssoll“ des Vorjahres ein (das ist die Summe deiner bereits geleisteten Vorauszahlungen und Sondervorauszahlungen) und
- lässt das Formular in Zeile 109 per Mausklick auf „Berechnen“ die verbliebene „Abschlusszahlung“ bzw. den „Erstattungsanspruch“ ermitteln:
Wie auch bei den Vorauszahlungen darfst du mit dem Bezahlen deiner verbliebenen Abschlusszahlung nicht auf den Steuerbescheid warten: Sie ist grundsätzlich sofort fällig. Wenn du dem Finanzamt ein Lastschrift-Mandat erteilst, bleibt das Geld etwas länger auf deinem Konto.
Wenn der Prüfer einfach klingelt
Weil es bei der Umsatzsteuer um sehr viel Geld geht und die Möglichkeit der Vorsteuererstattung zum Missbrauch einlädt, ist der Staat bei dieser Steuer ganz besonders misstrauisch. Im Rahmen einer „Umsatzsteuer-Nachschau“ gemäß § 27b UStG darf ein Steuerprüfer jederzeit deine Belege und Aufzeichnungen kontrollieren.
Anders als bei klassischen Steuer-Außenprüfungen werden die speziellen Umsatzsteuerprüfungen nicht monatelang im Voraus angekündigt. Theoretisch kann der Steuerprüfer während der Geschäfts- und Arbeitszeiten jederzeit bei dir auf der Matte stehen. Mögliche Anlässe sind zum Beispiel ungewöhnlich hohe Vorsteuer-Erstattungen, starke Umsatzschwankungen, große Abweichungen vom Branchenschnitt oder auch steuerliche Unregelmäßigkeiten bei Geschäftspartnern.
Dont‘ worry…
Keine Sorge: An der Tagesordnung sind weder die Umsatzsteuer-Nachschauen noch die „normalen“ Steuerprüfungen. Trotzdem solltest du bei deinen Umsatzsteuerpflichten keinen „Mut zur Lücke“ haben: Hier kennt das Finanzamt nämlich kein Pardon. Zweifelfragen besprichst du am besten mit einem Steuerberater. Spätestens wenn dir eine Steuerprüfung bevorsteht, solltest du dir professionelle Unterstützung suchen!
… be happy!
Dreh- und Angelpunkt sowie größte Fehlerquelle deiner unternehmerischen Umsatzsteuer-Pflichten sind deine Ausgangsrechnungen. Hier bis du mit dem Rechnungsprogramm invoiz zum Glück auf der ganz sicheren Seite. Mehr dazu in den „10 Rechnungs-Geboten“ und im Beitrag „Alle Neune: Schritt für Schritt zur Profi-Rechnung“!
Falls du das noch gemacht hast, teste unser Finanz- und Rechnungsprogramm 14 Tage lang kostenlos auf Herz und Nieren: Einfach mit E-Mail-Adresse und Passwort registrieren – und sofort steht dir der volle Funktionsumfang von invoiz zur Verfügung.
