Praxistipp: Die „authentifizierte Übermittlung“ kannst du zum Beispiel mit der kostenlosen Elster-Signatur erledigen. Wie du die bekommst, erfährst du im invoiz-Blogbeitrag „Schritt für Schritt zur elektronischen Steuersignatur„.
Steuererklärung Selbstständige: Unterschiede zu Arbeitnehmern
Bei einer abhängigen Beschäftigung ist das anders: Für die meisten Arbeitnehmer gilt die freiwillige Steuererklärung. Bei Bedarf können sie auch eine vorausgefüllte Steuererklärung nutzen.
Im laufenden Jahr meldet und überweist der Arbeitgeber die Lohnsteuer ans zuständige Finanzamt. Die Lohnsteuer ist eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer. Damit gibt sich der Staat in vielen Fällen zufrieden. Denn die Summe der Lohnsteuer-Zahlungen ist oft höher ist als die tatsächlich fällige Steuer.
Nicht so bei einer selbstständigen Tätigkeit: Hier musst du auf jeden Fall selbst aktiv werden. Und zwar spätestens bis zum 31. Juli des Folgejahres. Das geht aus § 149 Abs. 2 Abgabenordnung (AO) hervor.
Du hast einen Steuerberater? Prima, dann kannst du dir bis zur Übermittlung der Steuerdaten sogar 14 Monate Zeit lassen! Letzter Stichtag für die Steuererklärungen des Jahres 2018 war zum Beispiel erst Ende Februar 2020!
Alle Steuererklärungen auf einmal
Und zwar auch dann, wenn du als Kleinunternehmer gar keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweist! Was es mit der Kleinunternehmer-Regelung auf sich hat, erfährst du im invoiz-Crashkurs.
Steuererklärung Selbstständige: Der Mantelbogen
Hauptvordruck jeder Einkommensteuer-Erklärung ist der Mantelbogen:
Auf dem machst du Angaben zu deiner Person, zum Familienstand und Kindern. Außerdem führst du alle Ausgaben auf, die deine Steuerbelastung mindern. Dazu zählen zum Beispiel …
- Aufwendungen für Altersvorsorge und Versicherungen,
- außergewöhnlichen Belastungen,
- Ausgaben für haushaltsnahe Dienstleistungen sowie
- Spenden und anderen Belastungen.
Neben dem Mantelbogen gibt es eine Menge weiterer Steuerformulare. Die musst du aber nur ausfüllen, wenn sie auf dich zutreffen.
Zusatzformulare zur persönlichen Steuererklärung
Häufig erforderlich sind zum Beispiel die „Anlagen“ …
- „Kind“ mit Angaben zur steuerlichen Berücksichtigung deiner Kinder,
- „AV“ mit Angaben zur privaten Altersvorsorge (beispielsweise Riester-Rente) oder auch
- „KAP“, auf der du Angaben zu deinen Einkünften aus Kapitalvermögen machst (z. B. Zinsen für Geldanlagen).
Soweit, so bekannt. Bei Selbstständigen kommen aber noch einige besondere Anlagen hinzu:
Steuererklärung Selbstständige: Die EÜR-Gewinnermittlung
Freiberufler und andere Selbstständige können sich die doppelte kaufmännische Buchführung sparen. Auch eine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung ist nicht nötig. Stattdessen reicht die einfache Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben. Das ist in § 4 Abs. 3 EStG geregelt.
Die vereinfachte Gewinnermittlung nennt sich EinnahmenÜberschussRechnung. Deine EÜR erledigst du mithilfe der amtlichen „Anlage EÜR“:
Praxistipp: Auf der Website des Finanzministeriums findest du ein BMF-Schreiben mit einem Muster des aktuellen EÜR-Formulars. Außerdem gibt es dort eine recht hilfreiche Ausfüllanleitung.
Betriebsausgaben mindern den steuerpflichtigen Gewinn
Zu den absetzbaren Betriebsausgaben zählen alle Kosten, die „betrieblich veranlasst“ sind. Das sind zum Beispiel …
- Ausgaben für Rohstoffe und Waren,
- Personalkosten,
- Büro- oder Ladenmiete und Raumkosten,
- Kommunikations- und Bürokosten,
- Fahrt-, Übernachtungs- und andere Reisekosten bei „Auswärtstätigkeiten“ (= Geschäftsreisen),
- Ausgaben für Werbung und Marketing oder auch
- Aufwendungen für Beratung und Fortbildungen.
Praxistipp: Mit invoiz erfasst du deine laufenden Einnahmen und Ausgaben im Vorbeigehen. Denn deine Einnahmen ergeben sich ja aus der Summe deiner bezahlten Rechnungen. Und die schreibst du ja ohnehin mit der Rechnungs-App.
Du nutzt zudem das eingebaute invoizBANKING? Dann markierst du deine Zahlungsausgänge ganz einfach als Ausgaben. Die findest du anschließend im Arbeitsbereich „Ausgaben“ wieder. Ausführliche Informationen zur Ausgabenverwaltung mit invoiz findest du im Blogbeitrag „Schluss mit der Zettelwirtschaft„.
Du hast einen Steuerberater? Über den komfortablen „Steuerberater Export“ übermittelst du die Informationen über deine Ausgangsrechnungen und Ausgaben an deinen Berater:
Auf diese Weise kann er deine Steuerpflichten mit geringem Aufwand erfüllen. Mehr dazu im Blogbeitrag „Datenaustausch mit dem Steuerberater„.
Abschreibungen: Vorschriften für teure und langlebige Wirtschaftsgüter
Hinzu kommen die berühmten Abschreibungen auf langlebige Wirtschaftsgüter. Anschaffungen im Wert von mehr als 800 Euro werden nicht in voller Höhe als Betriebsausgaben anerkannt. Stattdessen musst du die Anschaffungskosten auf die „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“ verteilen.
Der Fachbegriff für Abschreibungen lautet „Absetzung für Abnutzung“ (= AfA). Beispiel: Bei Computern, Smartphones und Tablets beträgt die Nutzungsdauer standardmäßig drei Jahre.
Angenommen, du hast dir im Januar ein iPad gekauft. Netto-Einkaufspreis: 1.200 Euro. Dann darfst du in diesem Jahr nur ein Drittel (= 400 Euro) als Betriebsausgabe vom Gewinn abziehen. Bei Anschaffung später im Jahr ist sogar eine monatsgenaue Berechnung des anteiligen Abschreibungs-Betrags erforderlich.
Die einzelnen Anschaffungen trägst du in ein Anlagenverzeichnis eintragen. Den Gesamtwert der einzelnen Vermögensbestandteile und der Abschreibungen übernimmst du in die „Anlage AVEÜR“. Das ist ein Zusatzformular zur Anlage EÜR:
Zusammenfassende „Anlage S“
Das Ergebnis der Gewinnermittlung auf der Anlage EÜR übernimmst du schließlich in die „Anlage S“. Dabei steht das „S“ steht für „Einkünfte aus selbstständiger Arbeit“. Auf diesem Steuerformular führst du die Gewinne aus einer oder mehreren selbstständigen Tätigkeiten auf:
Außerdem machst du Angaben zu möglichen „Veräußerungsgewinnen“. Die liegen dann vor, wenn du deine Selbstständigkeit beendest. Und dein Unternehmen an einen Nachfolger verkaufst.
Auf einen Blick: Steuererklärung als Selbstständiger
- Mantelbogen,
- persönliche Steuerformulare (z. B. „Anlage Kind“, „Anlage AV“, „Anlage KAP“),
- Ermittlung des Einnahmenüberschusses (insbesondere „Anlage EÜR“ und „Anlage AVEÜR“) sowie
- Angaben zum Gewinn aus der Selbstständigkeit („Anlage S“).
Hinzu kommt die jährliche Umsatzsteuer-Erklärung. Was bei dieser Steuerart zu beachten ist, erfährst du im Beitrag zur Umsatzsteuer-Praxis.
Weiterführende Lektüre
- Steuern & Buchführung: Selber machen oder Berater beauftragen?
- Welche Steuern zahlen Unternehmer? Teil 1: Einkommensteuer
- Welche Steuern zahlen Unternehmer? Teil 4: Umsatzsteuer
- Absetzung für Abnutzung (AfA): Wie funktioniert die Abschreibung?
- Anlage EÜR: Auch für Kleinunternehmer Pflicht!
- Schluss mit der Zettelwirtschaft: Betriebsausgaben im Rechnungsprogramm erfassen
Am besten probierst du die invoiz-Demo gleich aus. Einfach mit E-Mailadresse und Passwort registrieren. Und sofort steht dir der volle Funktionsumfang kostenlos zur Verfügung.
