Als Freiberufler Steuern zahlen: Das solltest du beachten!

Moritz Buhl

Dass auch Freiberufler Steuern zahlen, ist klar. Zumindest dann, wenn die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben positiv ist:

  • Du entrichtest Einkommensteuer auf das zu versteuernde Einkommen.
  • Und du führst die Umsatzsteuer ans Finanzamt ab. Vorausgesetzt natürlich, du stellst deinen Kunden Umsatzsteuer in Rechnung.

Doch das war’s dann auch schon mit den wichtigsten Steuern für Freiberufler. Denn Gewerbesteuer ist für eine selbstständige Tätigkeit nicht ans Finanzamt abzuführen. Wie der Name schon sagt: Gewerbesteuer zahlen nur Gewerbebetriebe.

Lektüretipp: Mit dem Unterschied zwischen freiberuflichen und gewerblichen Tätigkeiten beschäftigt sich der invoiz-Blogbeitrag „Freiberufler oder Gewerbetreibender: Wie bist du unterwegs?

Freiberufler Steuern I: Die Einkommensteuer

Wenn du vor deiner selbstständigen Tätigkeit als Arbeitnehmer gearbeitet hast, ist dir diese Steuerart schon vertraut. Denn bei der Lohnsteuer handelt es sich ja nur um Vorauszahlung auf die Einkommensteuer.

Und der sogenannte Lohnsteuerjahresausgleich ist nichts anderes als die Einkommensteuererklärung. Für die meisten Angestellten ist die Steuererklärung freiwillig. Dagegen sind Freiberufler und Unternehmer grundsätzlich zur Abgabe einer jährlichen Steuererklärung verpflichtet.

Jedenfalls dann, wenn sie mit ihrer freiberuflichen Tätigkeit im Jahr mehr als 410 Euro verdient haben. Diese Vereinfachung ist in § 46 Abs. 2 EStG geregelt. Hintergrund: Die Freigrenze erspart dir bei geringfügigen selbstständigen Nebentätigkeiten das Abgeben einer Steuererklärung.

Apropos Steuererklärung: Mit der kannst du dir bis zum 31. Juli des Folgejahres Zeit lassen. Falls du einen Steuerberater beauftragst, hat der sogar 14 Monate Zeit.

Mit anderen Worten: Die Steuererklärung für 2020 muss dann erst am 28. Februar 2022 beim Finanzamt eingehen!

Bestandteile der Steuererklärung

Damit der Fiskus deine tatsächliche Steuerschuld ermitteln kann, erstellst du eigenhändig eine „Einnahmen Überschuss Rechnung“ (EÜR). Dabei handelt es sich um eine vereinfachte Gewinnermittlung. Freiberufler sparen sich …
  • die doppelte Buchführung,
  • kaufmännische Gewinn- und Verlustrechnungen sowie
  • Bilanzen und Inventuren.

Und zwar ganz gleich, wie hoch der Umsatz oder Gewinn. Auch die Größe des Betriebs spielt keine Rolle!

Die Überschuss-Rechnung ist eine einfache Gegenüberstellung von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Dafür stellt dir der Fiskus die „Anlage EÜR“ zur Verfügung. Das amtliche Formular muss du auf elektronischem Weg ans Finanzamt übermitteln.

Wichtig: Einkommensteuer bezahlst du nicht nur auf deine Einnahmen aus einer freiberuflichen Tätigkeit. Schließlich kannst du daneben ja weitere Einkunftsarten haben. Wie zum Beispiel …

  • ein Arbeitnehmer-Gehalt,
  • Gewinne aus einer Landwirtschaft oder einem Gewerbebetrieb,
  • Kapitaleinkünfte (z. B. Zinsen),
  • Mieteinnahmen oder auch
  • eine Rente.
Deshalb lässt sich auch nicht pauschal sagen, wie hoch die gezahlte Steuer bei einer bestimmten Gewinnhöhe ist. Entscheidend ist immer das gesamte „zu versteuernde Einkommen“.
Außerdem hängen die  letztlich fälligen Steuern von den persönlichen Lebensverhältnissen ab. So bezahlen Verheiratete meist weniger Steuern als Singles. Und Eltern werden durch Kinderfreibeträge begünstigt.

Praxistipp:  Mit dem interaktiven BMF-Steuerrechner kannst du deine Steuerbelastung zumindest grob überschlagen.

Einkommensteuer-Vorauszahlungen

Wichtig: Was den Arbeitern und Angestellten die Lohnsteuer, sind für Freiberufler die Einkommensteuer-Vorauszahlungen. Die Abschläge musst du einmal im Vierteljahr ans Finanzamt überweisen oder abbuchen lassen. Stichtage sind:

  • 10. März,
  • 10. Juni,
  • 10. September und
  • 10. Dezember.

Die Höhe der Vorauszahlungen wird auf Basis deiner Gesamteinkünfte im Vorjahr berechnet. Im Gründungsjahr kommt es auf deine Angaben im Finanzamts-Fragebogen an. Allerdings sind Vorauszahlungen nur dann festzusetzen, wenn sie …

  • mindestens 400 Euro im Kalenderjahr und mindestens
  • mindestens 100 Euro pro Vorauszahlung betragen.

Das steht so in § 37 Abs. 5 EStG. Falls du verheiratet bist, werden auch die Einkünfte deines Ehepartners berücksichtigt. Kinder- und andere Freibeträge kannst du ebenfalls geltend machen.

Wichtig: Steuer-Vorauszahlungen sind nicht in Stein gemeißelt. Du kannst sie im laufenden Jahr an die veränderte Geschäftslage anpassen lassen. Dafür reicht ein formloser Antrag ans Finanzamt.

Oft bekommst du postwendend einen geänderten Vorauszahlungs-Bescheid. Das Finanzamt kann im Zweifel aber auch Nachweise verlangen. Damit machst du deine Angaben dann plausibel.

Freiberufler Steuern II: Die Umsatzsteuer

Anders als die Einkommensteuer ist die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) ist für die meisten Freiberufler anfangs Neuland. Zwar wird die Umsatzsteuer letztlich von den Verbrauchern gezahlt. Als Freiberufler musst du die Umsatzsteuer aber deinen Kunden in Rechnung stellen. Und einmal im Monat oder Quartal unaufgefordert ans  Finanzamt melden und abführen.

Mit anderen Worten: Finanziell ist die Umsatzsteuer für Freiberufler ein durchlaufender Posten. Doch der macht besonders viel Arbeit. Obendrein gibt es eine Menge Risiken. Falls du Fehler machst, musst du dem Staat den Steuerausfall aus eigener Tasche ersetzen!

Erleichterungen für freiberufliche Kleinunternehmer

Die gute Nachricht: Bei Freiberuflern mit geringen Umsätzen muss die Umsatzsteuer  „nicht erhoben“ werden. Die Folge: Du brauchst dich nicht um die komplizierte Umsatzsteuer-Thema zu kümmern.

Nachteil: Du bekommst die Vorsteuer nicht erstattet. Außerdem erkennen Geschäftskunden bereits anhand deiner Angebote, dass du ein Kleinunternehmer bist. Manche B2B-Kunden sehen darin einen Hinweis auf mangelnde Erfahrung. Oder gar geringe Professionalität.

Im Privatkunden-Geschäft spielt dieser Aspekt keine Rolle. Im Gegenteil: Wegen der fehlenden Umsatzsteuer kannst du Privatkunden günstigere Preise anbieten!

Und das sind die Voraussetzungen der sogenannten Kleinunternehmer-Regelung:

  • Du hast im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz gemacht (bis 2019: 17.500 Euro).
  • Im laufenden Jahr wirst du voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz erzielen.

Berücksichtigt werden dabei nur deine umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen. Umsatzsteuerfreie  Leistungen bleiben außen vor.

Wichtig: Du kannst auf die Anwendung der Kleinunternehmer-Regelung verzichten. An diese Entscheidung bist du dann aber fünf Jahre lang gebunden. Damit wollen die Finanzbehörden unerwünschte Mitnahmeeffekte verhindern.

Lektüretipp: Ausführliche Informationen zum Thema Steuern für Kleinunternehmer bietet der invoiz-Crashkurs „Kleinunternehmerregelung“.

Freiberufler und die Regelbesteuerung

Du bist kein freiberuflicher Kleinunternehmer mehr? Oder hast auf die Vereinfachung verzichtest? Dann kommt das volle Umsatzsteuer-Programm auf dich zu. Du musst …

  • … bei deinen eigenen Lieferungen und Leistungen unterscheiden zwischen
    • dem Regelsteuersatz von  19 %,
    • dem ermäßigten Steuersatz von 7 % und
    • komplett steuerfreien Umsätzen.
  • … regelmäßig elektronische Umsatzsteuervoranmeldungen übermitteln. Darin teilst du dem Finanzamt mit, wie viel Umsatzsteuer du von deinen Kunden  im vorigen Meldezeitraum eingenommen hast.
    Wichtig: Von deinen Steuereinnahmen darfst du die von dir gezahlte „Vorsteuer“ abziehen. Das ist Umsatzsteuer, die du im jeweiligen Zeitraum selbst bezahlt hast. Ergebnis ist die Zahllast.
  • … die selbst ermittelte Zahllast unaufgefordert ans Finanzamt überweisen. Alternativ kannst du dem Finanzamt auch ein Lastschriftmandat erteilen.
    Du hast mehr Vorsteuer gezahlt als Umsatzsteuer eingenommen? Dann bekommst du eine Erstattung.
  • … einmal im Jahr eine elektronische Steuererklärung ans Finanzamt übermitteln. Dafür gelten dieselben Fristen wie bei der Einkommensteuer.

Bei Auslandsgeschäften kommen noch eine Menge zusätzlicher Pflichten auf dich zu. Ganz gleich, ob Inland oder Ausland:

Bei der Umsatzsteuer solltest du keinen Mut zur Lücke haben. Am besten lässt du dich von einem Steuerberater unterstützen. Fehler bei der Umsatzsteuer können dich teuer zu stehen kommen!

Freiberufler Steuern: Noch Fragen?

Was Freiberufler beim Thema Steuerpflichten sonst noch alles beachten müssen, erfährst du auf folgenden Seiten:

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