Crashkurs: Kleinunternehmerregelung

Moritz Buhl

Pro & Contra Kleinunternehmerregelung: Für Gründer und sehr kleine Betriebe gibt es im Steuerrecht eine wichtige Ausnahmebestimmung: Die praktische Kleinunternehmerregelung bringt einige Vereinfachungen. Oft wird sie aber auch missverstanden und führt zu Fehlentscheidungen. Bevor du dich übereilt für den Kleinunternehmer-Status entscheidest, solltest du ganz genau hinschauen:

Im Prinzip kann dir die Vorschrift tatsächlich einiges Kopfzerbrechen und Verwaltungsaufwand ersparen:

  • Du musst dir keine Gedanken über den richtigen Umsatzsteuersatz für deine Produkte und Dienstleistungen machen.
  • Du brauchst auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer auszuweisen.
  • Und du kannst dir die monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen sparen.

Das war’s aber auch schon: Alle anderen Steuerpflichten bleiben gleich! Sogar eine jährliche Umsatzsteuererklärung musst du abgeben – auch wenn du dem Finanzamt darin bloß mitteilst, dass du keine Umsatzsteuer eingenommen hast.

1. Kleinunternehmer-Faktencheck

Gesetzliche Grundlage der Kleinunternehmerregelung ist § 19 Abs. 1 UStG. Dort sind folgende Jahres-Umsatzgrenzen festgelegt:

  • Wenn du im Vorjahr (z. B. 2016) weniger als 17.500 Euro eingenommen hast UND (!)
  • im laufenden Jahr (z. B. 2017) voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro einnehmen wirst, darfst du den Kleinunternehmer-Status in Anspruch nehmen.

Keine Sorge: Falls du wider Erwarten doch über der Jahresgrenze bleibst, wird dir der Kleinunternehmer-Status nicht nachträglich entzogen.

Gründer-Perspektive

Für Gründer gilt: Mangels Vorjahr gilt im ersten Geschäftsjahr die 17.500-Euro-Grenze. Da es sich dabei um einen Jahreswert handelt, musst du deinen voraussichtlichen Umsatz allerdings aufs Jahr hochrechnen: Angenommen, du startest im April 2017 und erwartest in den neun Monaten bis zum Jahresende einen Umsatz von 14.000 Euro: Dann ergibt sich aufs Jahr hochgerechnet ein voraussichtlicher Gesamtumsatz von 14.000 / 9 * 12 = 18.666 Euro. In dem Fall bist du also kein Kleinunternehmer. Erwartest du von April bis Dezember hingegen Einnahmen von 12.000 Euro, liegt dein rechnerischer Jahresumsatz bei 12.000 / 9 * 12 = 16.000 Euro. Dann könntest du die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nehmen.

Die Folgen: Als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer …

  • darfst du keine Umsatzsteuer auf deinen Ausgangsrechnungen ausweisen,
  • musst stattdessen den Grund für die fehlende Umsatzsteuer angeben,
  • brauchst keine Umsatzsteuervoranmeldungen zu machen,
  • musst keine Umsatzsteuer ans Finanzamt überweisen,
  • bekommst im Gegenzug aber auch keine Vorsteuer erstattet.

Falls du die Voraussetzungen für den Kleinunternehmer-Status erfüllst, aber freiwillig darauf verzichtest, bist du an die Entscheidung fünf Jahre lang gebunden. Ob du zu Beginn deiner Tätigkeit als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer oder als normaler Unternehmer (= „Regelbesteuerung“) behandelt wirst, entscheidest du normalerweise beim Ausfüllen des „Fragebogens zur steuerlichen Erfassung“. Dort machst du auf Seite 6 deine „Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer“.

Umsatz-Definition und Brutto-/Netto-Perspektive

Nur zur Sicherheit: Mit „Umsatz“ ist die Summe aller Verkaufserlöse für Waren und Dienstleistungen gemeint (soweit sie umsatzsteuerpflichtig sind). Es handelt sich also nicht etwa um Gewinngrenzen! Die Ausgaben für ein eigenes Unternehmen haben mit dem Umsatz überhaupt nichts zu tun.

Um gleich noch einen zweiten weit verbreiteten Irrtum auszuräumen: Kleinunternehmer-Einnahmen sind nicht umsatzsteuerfrei. Die in deinen Rechnungen enthaltene Umsatzsteuer wird aus Vereinfachungsgründen vom Staat bloß nicht „erhoben“. Die Unterscheidung zwischen Brutto- und Nettobeträgen ist daher für Kleinunternehmer in den meisten Fällen unerheblich. Um festzustellen, ob du unter der Umsatzgrenze liegst, genügt ein Blick auf die Summe deiner Verkaufserlöse. Ein fiktiver Umsatzsteuer-Aufschlag auf die vermeintlich steuerfreuen Einnahmen ist nicht nötig!

Für Verwirrung sorgt eine missverständliche Formulierung im Gesetzestext: Dort ist von „Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer“ die Rede: Diese Unterscheidung gilt jedoch nur für zuvor regelbesteuerte Unternehmen, die zur Kleinunternehmer-Regelung zurückwechseln wollen. Dieser seltene Ausnahmefall spielt für angehende Kleinunternehmer keine Rolle.

invoiz Screenshot

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Aufpassen am Jahresende

Gaaaanz besonders wichtig: Um die Einhaltung der Jahresumsatzgrenzen musst du dich selbst (oder dein Steuerberater) kümmern. An diesem Punkt ist „Mut zur Lücke“ absolut fehl am Platz! Wenn du zum Beispiel 2017 als Kleinunternehmer startest, aufs Jahr gesehen aber tatsächlich mehr als 17.500 Euro Umsatz machst, ist das für 2017 ok. Ab Januar 2018 verlierst du aber automatisch deinen Sonderstatus. Du unterliegst dann der Regelbesteuerung, musst Umsatzsteuer ausweisen, Umsatzsteuervoranmeldungen machen etc.

Eine Extra-Aufforderung vom Finanzamt bekommst du nicht. Das wäre gar nicht möglich, weil du deine Steuererklärungen für 2017 ja frühestens Mitte 2018 einreichst. Wenn du womöglich erst Monate später merkst, dass du die Voraussetzungen der Kleinunternehmer-Regelung nicht mehr erfüllst, musst du die in deinen Verkaufserlösen rechnerisch enthaltene Umsatzsteuer nachträglich aus der eigenen Tasche ans Finanzamt zahlen! Theoretisch darfst du deinen Kunden die Umsatzsteuer zwar zusätzlich in Rechnung stellen: Ob die aber bereit sind, sie auch zu zahlen, steht auf einem ganz anderen Blatt.

2. Kleinunternehmer-Nutzencheck

Mal abgesehen davon, ob du überhaupt die Voraussetzungen erfüllst: Die Kleinunternehmer-Regelung passt genau genommen nur auf eine ganz bestimmte Selbstständigen-Zielgruppe:

  • Perfekt geeignet ist sie für Neugierige, die einfach mal einen Testballon starten und testen wollen, ob die Selbstständigkeit überhaupt etwas für sie ist.
  • Praktisch ist die Sonderregelung auch für nebenberuflich Selbstständige, die sich auf Dauer mit kleinen Umsätzen zufriedengeben. Und die möglichst wenig mit der Umsatzsteuer zu tun haben wollen.
  • Echte finanzielle Vorteile bringt die Vorschrift nur, wenn du hauptsächlich Geschäfte mit Endverbrauchern machst – zum Beispiel als Ebay-Händler: Weil du keine Umsatzsteuer abführen musst, kannst du deinen Kunden ja etwas günstigere Preise machen als „richtige“ Unternehmer. Wenn du dieselben Preise erzielst, fällt dein Gewinn höher aus.

Für professionelle Freelancer, die hauptsächlich Dienstleistungen für Geschäftskunden erbringen, ist die Kleinunternehmer-Regelung dagegen normalerweise ein No-Go. Und das gleich aus mehreren Gründen:

  • Weil auf deinen Rechnungen die Umsatzsteuer fehlt, outest du dich als Anfänger oder Feierabend-Unternehmer. Viele Geschäftsleute betrachten den Kleinunternehmer-Status geradezu als imageschädigend.
  • Finanzielle Vorteile bringt dir der Sonderstatus auch nicht, weil deine Geschäftskunden den Umsatzsteueranteil sowieso als Vorsteuer erstattet bekommen.
  • Im Gegenteil: Du machst sogar Minus. Weil du keine Umsatzsteuer in Rechnung stellst, bekommst du im Gegenzug auch nicht die Vorsteuer aus deinen eigenen Einkäufen erstattet: Du kaufst also teurer ein als „richtige“ Unternehmer. Das macht sich vor allem bei teureren Anschaffungen bemerkbar – etwa bei Investitionen in neue Hardware, Einrichtungsgegenstände oder Fahrzeuge.

Hinzu kommt: Wenn du auf Dauer von deinen Einnahmen leben willst, wirst du spätestens im zweiten Geschäftsjahr die mageren Kleinunternehmer-Umsatzgrenzen durchbrechen.

3. Kleinunternehmer-Praxis mit invoiz

Der Kleinunternehmer-Status ist genau das Richtige für dich? Prima: Dann zeigen wir dir zum Schluss noch kurz, wo du mit invoiz die richtigen Einstellungen vornimmst.

Standardmäßig geht invoiz davon aus, dass du der „Regelbesteuerung“ unterliegst. Mit genau vier Mausklicks wirst du blitzschnell zum mustergültigen Kleinunternehmer:

Einstellungen Kleinunternehmer

  • In der Navigationsleiste am linken Seitenrand klickst du auf (1) „Einstellungen“,
  • dann auf (2) „Account“,
  • setzt ein Häkchen vor die Option (3) „Kleinunternehmer“ und
  • klickst zum Abschluss auf (4) „Speichern“.

Und das war’s auch schon:

  • In deinen Rechnungspositionen fehlen künftig die (1) Umsatzsteuer-Angaben.
  • Unterhalb der Zahlungsbedingungen findest du außerdem die Mitteilung (2) „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Bsp. 1 Rechnung Kleinunternehmer

Die übrigen Rechnungs-Pflichtangaben entsprechen denen regelbesteuerter Unternehmen. Und das muss auch so sein: Denn bis auf die beiden genannten Besonderheiten gelten die Inhaltsvorschriften des Umsatzsteuergesetzes auch für Kleinunternehmer. So oder so: Mit invoiz bist du immer auf der sicheren Seite.

Du willst noch mehr zum Thema Kleinunternehmer und der Kleinunternehmerregelung wissen?

In unserer invoiz Bibliothek findest du eine umfassende Informationsseite! Einmal hier entlang: „Kleinunternehmerregelung: Was du als Kleinunternehmer wissen musst“ 🙂

Ausführliche Infos zum Thema Rechnungs-Pflichtbestandteile findest du in den „10 Rechnungs-Geboten“ und unter „Schritt für Schritt zur Profirechnung mit System“ erklären wir dir das Feintuning in invoiz.

Übrigens: Das Gebot der Stunde lautet: „Selber ausprobieren“. Teste unser Finanz- und Rechnungsprogramm 14 Tage lang kostenlos auf Herz und Nieren: Einfach mit E-Mail-Adresse und Passwort registrieren – und sofort steht dir der volle Funktionsumfang von invoiz zur Verfügung.

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