Rechnungsstellung in der Theorie

Was ist eine Rechnung?

Gemäß § 14 des UStG ist eine Rechnung  „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird“. In diesem Paragraph ist zudem genau definiert, wie eine Rechnung auszustellen ist und welche Angaben unbedingt in einer Rechnung enthalten sein müssen. Dabei muss jedes Unternehmen, das eine Lieferung oder eine Dienstleistung für ein anderes Unternehmen erbringt, dafür eine Rechnung ausstellen.

Rechnungselemente mit Markern

Pflichtangaben einer Rechnung

In § 14 Abs. 4 UStG findest du die komplette Übersicht aller amtlich vorgeschriebenen Rechnungselemente. An dieser Stelle möchten wir dir einen Überblick aller Pflichtbestandteile geben:

(1) Firma, Name und Anschrift des Rechnungsausstellers (z. B. im Seitenkopf oder in der Fußzeile),
(2) Firma, Name und Anschrift des Rechnungsempfängers (z. B. im Adressfeld),
(3) Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer des Ausstellers,
(4) Rechnungsnummer,
(5) Rechnungsdatum (= Ausstellungsdatum),
(6) Liefer– oder Leistungsdatum,
(7) Angaben über Art und Anzahl der gelieferten Waren bzw. Art und Dauer der Dienstleistung,
(8) nach Umsatzsteuersätzen aufgeschlüsselte Rechnungsbeträge,
(9) der im Rechnungsbetrag enthaltene Umsatzsteuerbetrag sowie
(10) Gründe für eventuelle Umsatzsteuer-Befreiungen.

Neben den Pflichtangaben gibt es noch weitere Angaben, die du in deinem eigenen Interesse neben den Pflichtangaben auf dem Rechnungsdokument mit aufführen solltest. Diese und weitere Detailinformationen zu den Rechnungsbestandteilen findest du im Blogbeitrag: „Rechnung schreiben: Die 10 Pflichtangaben“.

Die Rechnungsnummer: Ein wichtiges Detail einer Rechnung

Gemäß § 14 UStG gehört auf jede Rechnung „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“.

Jede Rechnungsnummer muss also einmalig sein. Das impliziert zugleich, dass du eine Rechnungsnummer nicht doppelt vergeben darfst. Des Weiteren muss die Rechnungsnummer fortlaufend sein. Allerdings müssen die Rechnungsnummern nicht zwingend lückenlos vergeben werden.

Hinter der Vergabe sollte jedoch ein logisches System stehen, das dir hilft, den Überblick über deine Ausgangsrechnungen zu behalten. In der Praxis ist für dich bei manueller Nummernvergabe das wichtigste, keine Rechnungsnummer doppelt zu vergeben. Die versehentliche Mehrfachvergabe von Rechnungsnummern droht vor allem bei DIY-Lösungen auf Grundlage von Word und Excel – mehr dazu im „Schluss mit Oldschool“-Beitrag.

Weiterführende Informationen zu den Rechnungsnummern und eine Anleitung, wie flexibel du in invoiz Rechnungsnummern anlegst, findest du im Beitrag: „Richtige Rechnungen: Die Nummer mit den Rechnungsnummern“.

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Umsatzsteuerfreie Rechnungen

Nicht jede Rechnung enthält Umsatzsteuer! Nachfolgend zeigen wir dir die wichtigsten Besonderheiten.

a) Kleinunternehmer-Rechnung

Das betrifft Kleinunternehmer, bei denen die Umsatzsteuer „nicht erhoben“ wird. Aber auch bei Exporten und manchen Dienstleistungen für ausländische Kunden sowie bestimmten Inlandsrechnungen fehlt der Umsatzsteuerausweis.

Wichtig ist: Wer umsatzsteuerfreie Rechnungen versendet, muss gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG den Grund für die fehlenden Umsatzsteuerangaben nennen!

b) Inländische Steuerbefreiungen

Gemäß § 4 UStG gibt es einige Lieferungen und sonstige Leistungen, die explizit umsatzsteuerfrei sind. Dazu zählen beispielsweise die bekannten Steuerprivilegien für Heilberufe, Nahverkehrsbetriebe oder die Post.

Daneben gibt es aber auch viele weniger bekannter Ausnahmevorschriften. Wenn du beispielsweise für Bildungs-, Kultur- und Wohlfahrtseinrichtungen oder gemeinnützige Vereine tätig bist, die ihrerseits von der Umsatzsteuer befreit sind, darfst du diesen Institutionen unter Umständen umsatzsteuerfreie Rechnungen stellen (obwohl die betreffende Leistung an sich umsatzsteuerpflichtig ist).

Lektüretipp: In unserem Beitrag „Umsatzsteuerfreie Rechnungen: Begründung nicht vergessen!“ haben wir dir weiterführende Informationen und Beispiele zusammengetragen.

c) Grenzüberschreitende Warenlieferungen

Viele Exporte sind komplett von der Umsatzsteuer befreit. Bei Ausfuhrlieferungen unterscheidet das Umsatzsteuergesetz zwischen Warenlieferungen in andere EU-Länder und das sonstige Ausland. Außerdem gibt es Unterschiede zwischen Geschäftskunden und Verbrauchern.

Hinweis: Die Übergabe von Waren an ausländische Verbraucher innnerhalb Deutschlands (z. B. Verkauf an Touristen) gilt nicht als steuerfreie Ausfuhrlieferung. Hier fällt ganz normal die deutsche Umsatzsteuer an.

d) Grenzüberschreitende Dienstleistungen

Besonders kompliziert sind die Vorschriften und Ausnahmeregelungen bei Dienstleistungen für Kunden im EU-Ausland. Dabei sind Dienstleistungen für Endverbraucher grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig. Für Geschäftskunden gilt:

  • Dienstleistungen für Geschäftskunden im EU-Ausland, die als Auftraggeber in ihrem Land die Umsatzsteuer anmelden und abführen müssen (= „Reverse-Charge-Verfahren“).
    Voraussetzung: Umsatzsteueridentifikationsnummer liegt vor – Formulierung:
    „Umkehr der Steuerschuldnerschaft gemäß § 13b UStG:
    Leistungsempfänger als Steuerschuldner“
  • Dienstleistungen für Geschäftskunden in ausländischen Staaten, die nicht zur EU gehören (= „Drittländer“). Voraussetzung: Eine Unternehmerbescheinigung liegt vor – optionale Formulierung:
    „Im Inland nicht steuerbare sonstige Leistung gemäß § 3a UStG.“

Wichtig: Bevor du Rechnungen ohne Umsatzsteuer verschickst, klärst du am besten mit einem Steuerberater, ob die Voraussetzungen auch tatsächlich erfüllt sind. Denn bei Verzicht auf den Umsatzsteuerausweis ist allergrößte Vorsicht geboten.

Gesetzliche Fristen beim Schreiben von Rechnungen?

Gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG musst du Rechnungen nur für Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmen sowie an „juristische Personen“ schreiben. Der Zeitraum ist großzügig bemessen, denn dafür kannst du dir bis zu sechs Monate lang Zeit lassen. Rechnungen an Privatleute sind nur in wenigen Ausnahmefällen vorgeschrieben.

Die Ausnahmen kannst du im Beitrag „Welche Fristen gibt es beim Schreiben von Rechnungen?“ nachlesen.

Regelmäßige Verjährungsfrist

Nach Ablauf der „regelmäßigen Verjährungsfrist“ kannst du deine Ansprüche nicht mehr geltend machen. Geldforderungen verjähren unabhängig vom Termin der Rechnungstellung normalerweise nach drei Jahren. Diese Frist beginnt am Ende des Jahres zu laufen, in dem der Anspruch entstanden ist. Ende 2017 sind somit sämtliche offenen Forderungen des Jahres 2014 in höchster Gefahr!

Wichtig: Um eine drohende Verjährung zu verhindern, ist es nicht ausreichend, eine verspätete Rechnung zu erstellen oder eine x-te Mahnung zu schreiben. In einem solchen Fall leitest du am besten das gerichtliche Mahnverfahren ein. Wie du das machst, zeigen wir dir in unserem Beitrag „Mahnbescheid – Vollstreckungsbescheid – Zwangsvollstreckung“.

Hinweis: Für Rechnungen ins Ausland ist diese Frist wesentlich kürzer, in diesem Fall muss die Rechnung spätestens am 15. des nächsten Monats gestellt werden.

Für ausgestellte und erhaltene Rechnungen, ganz gleich, ob in Papierform oder im elektronischen Format, besteht eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

Häufige Fragen zum Thema Rechnungen

Wie muss ich die Rechnung an den Rechnungsempfänger übermitteln?

Früher musste eine Rechnung dem Rechnungsempfänger immer in Papierform zugestellt werden, heutzutage ist es möglich und üblich, Rechnungen auf elektronischem Wege zu versenden, vorausgesetzt, der Empfänger ist damit einverstanden. Außerdem müssen bei jeder Rechnung „die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts“ gegeben sein, deshalb empfiehlt sich per E-Mail der Rechnungsversand im Pdf-Format.

Muss ich meine Rechnungen unterschreiben?

Nein. Eigenhändige Unterschriften sind nur in ganz wenigen Ausnahmefällen Pflicht. So verlangt zum Beispiel § 9 der Vergütungsverordnung für Steuerberater ausdrücklich eine vom Aussteller unterzeichnete „Berechnung“. Gesetzlich vorgeschrieben ist eine Unterschrift ansonsten nicht. In den meisten Branchen ist sie auch nicht üblich.

Sollte ein Kunde jedoch trotzdem einmal auf eine unterschriebene Rechnung bestehen, dann solltest du dies auch eben tun.

Sind PDF-Rechnungen rechtlich überhaupt zulässig?

Ja. Ob du deine Rechnungen ausdruckst und mit der Post verschickst oder sie im PDF-Format gleich per E-Mail an deine Kunden weiterleitest, ist grundsätzlich deine Sache. Beide Versandarten sind rechtlich zulässig.

Mit einer kleinen Einschränkung allerdings: Geschäftskunden haben grundsätzlich Anspruch auf eine Papierrechnung. § 14 Abs. 1 UStG macht die Zulässigkeit der elektronischen Rechnungsübermittlung nämlich von der „Zustimmung des Empfängers“ abhängig.

Muss ich PDF-Rechnungen elektronisch signieren?

Nein! Die Signaturpflicht elektronischer Rechnungen wurde im Jahr 2011 wieder abgeschafft. Stattdessen heißt es in § 14 Abs. 1 UStG jetzt:

„Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können.“

Ist eine Rechnung dasselbe wie eine Quittung?

Kurz gesagt: Nein. Zwar können Quittung und Rechnung in einem Dokument kombiniert werden, aber sie erfüllen unterschiedliche Funktionen. Eine Rechnung fordert zur Bezahlung erbrachter Lieferungen oder Leistungen auf. Eine Quittung hingegen ist eine Bestätigung, dass Lieferungen, Leistungen oder Zahlungen ordnungsgemäß erbracht wurden.

Individualität und Flexibilität beim Schreiben von Rechnungen

Änderungen an deiner Rechnungsvorlage kannst du in invoiz natürlich jederzeit vornehmen. Wobei du mit dieser Möglichkeit nicht zu verschwenderisch umgehen solltest. Gelegentliche Optimierungen und kleinere Anpassungen sind überhaupt kein Problem. Ansonsten spricht einiges dafür, in der Geschäftskorrespondenz Kontinuität zu wahren. In unserem Blogbeitrag „Rechnungsvorlagen ändern leicht gemacht“ zeigen wir die Optionen auf, wie und welche Änderungen du in deiner Vorlage vornehmen kannst.

Rechnungsstellung in der Praxis

Rechnungen online schreiben

Rechnungen online mit einem Rechnungsprogramm zu schreiben, vereint viele Vorteile.

Professionelle Rechnungsvorlage

Dass eine Rechnung per Gesetz diverse Anforderungen erfüllen muss. haben wir dir zu Beginn des Beitrages aufgeführt. Mit einer Rechnungssoftware wie invoiz werden diese automatisch berücksichtigt und bei der Rechnungsstellung abgefragt.

Ortsunabhängig Rechnungen schreiben

Du willst ortsunabhängig arbeiten? Dann ist ein Online-Rechnungsprogramm wie für dich geschaffen! Alles, was du brauchst, ist Zugriff aufs Internet und einen Account! Denn in einer Online-Rechnungssoftware kannst du deine Rechnungen zu jeder Zeit und an jedem Ort schreiben.

Plattformunabhängiges Arbeiten

Bei einer Online-Rechnungssoftware wie invoiz ist es vollkommen egal, welches Endgerät du nutzt! Ob du per MacBook, Windows Rechner, Android- oder iOS-Smartphone unterwegs bist, du kannst deine Rechnungen auf jedem Endgerät schreiben.

Kosten und Zeit sparen durch Rechnungsversand per Mail

Auch wenn es sich bei Druck- und Versandkosten um einen sehr kleinen Betrag handelt. In den meisten Rechnungsprogrammen gibt es die Möglichkeit, deine Rechnungen direkt aus der Software heraus elektronisch, per E-Mail an deine Kunden zu verschicken! Lektüretipp: In unserem Beitrag „Rechnung per Mail verschicken“ findest du alles, was du zu dem Rechnungsversand per E-Mail wissen musst! Zudem musst du eine Online-Software nicht installieren. Somit sparst du dir auch das regelmäßige Installieren von Updates. Das erledigt der Anbieter für dich.

Sicherheit

Deine Daten werden verschlüsselt gespeichert. Zudem werden regelmäßig Backups gemacht. Es kommt nun mal leider vor, dass man sich irgendwo einen Virus einfängt, der Daten auf dem PC zerstört. Mit einem Online-Rechnungstool passiert dir das nicht! Einfach mit einem anderen Endgerät einwählen und schon hast du wieder Zugriff auf alle alten Dokumente und kannst sofort neue erstellen!

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Rechnung schreiben in invoiz

Mit den finanzamtstauglichen Rechnungen von invoiz bist du auf der sicheren Seite:

Du startest in invoiz mit einer neutralen Rechnungsvorlage, die du mit deinem Firmenlogo branden kannst,

trägst deine eigenen Kontakt- und Adressdaten und deine Steuernummer ein,

erfasst die Adressdaten deines Auftraggebers und

gibst die Auftragsdetails ein – fertig.

Die smarte invoiz-App macht daraus blitzschnell eine rechtlich und optisch perfekte Rechnung. Die verschickst du anschließend ganz einfach per E-Mail. Du kannst deine Rechnungen aber auch ausdrucken und klassisch per Post versenden. Mehr dazu unter „Alle Neune: Schritt für Schritt zur Profi-Rechnung mit System“.

Freiberufler-Rechnung mit invoiz schreiben

Viele Freiberufler und selbstständige Dienstleister hadern mit den klassischen Bezeichnungen von Rechnungspositionen, Artikeln und Einheiten in Rechnungsprogrammen. So ganz passen sie nicht zu ihrem Berufsbild und zur Abrechnungspraxis.

Das Rechnungstool invoiz und die eingebaute Artikelverwaltung sind nicht nur für Händler, Handwerker und andere Gewerbetreibende geeignet, sondern auch für Freiberufler, Selbstständige und Freelancer aller Art. Zu Auswertungszwecken kannst du deinen freiberuflichen Leistungen in der invoiz-Artikelverwaltung durchaus „Artikelnummern“, „Artikelkategorien“ und „Einheiten“ zuordnen. Auf deinen Angeboten und Rechnungen müssen aber weder diese Feld-Bezeichnungen noch deren Inhalte auftauchen. Diese kannst du spielendleicht ersetzen.

Falls du nicht nach Zeiteinheiten abrechnest, kannst du die Mengenangabe theoretisch sogar ganz weglassen. Dann sollte aber aus der Leistungsbeschreibung eindeutig hervorgehen, welchen Umfang die betreffende Leistung hatte. Ob bei den einzelnen Rechnungspositionen Mehrwertsteuer-Angaben ausgewiesen werden oder nicht, bleibt ebenfalls dir selbst überlassen.

Darüber hinaus kannst du die Abrechnungs-Informationen deiner Rechnungen und deren Bezeichnung bei invoiz direkt in der Rechnungsansicht festlegen. invoiz gibt dir hier die vollständige Kontrolle über die Inhalte und Bezeichnungen deiner Rechnungspositionen. Wie du genau diese Einstellungen vornimmst, zeigen wir dir im Beitrag: „Freiberufler-Rechnungen mit invoiz schreiben“.

Rechnung als Kleinunternehmer schreiben

Für Kleinunternehmer-Rechnungen gelten grundsätzlich dieselben Vorschriften wie für Standardrechnungen – mit zwei Ausnahmen:

  • Du darfst keine Umsatzsteuer ausweisen. Und:
  • Bei Lieferungen und Leistungen, die an sich umsatzsteuerpflichtig sind, musst du den Grund nennen, warum du keine Umsatzsteuer in Rechnung stellst.

Da die meisten invoiz-Anwender auf ihren Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen, ist die „Kleinunternehmer“-Option in der Rechnungs-App standardmäßig deaktiviert. Falls du dich für die Kleinunternehmerregelung entscheidest, passt du das Programm mit wenigen Mausklicks an deine Erfordernisse an. In unserem Blogbeitrag „Kleinunternehmer-Rechnung schreiben“ zeigen wir dir, wo du die Einstellungen vorzunehmen hast.

Abo-Rechnungen schreiben

Wiederkehrenden Rechnungen umfassen Rechnungen über Dienstleistungen oder Produkte, die in regelmäßigen Zeitabständen und mit dem gleichen Rechnungsbetrag gestellt werden.

Schreibst du auch wiederkehrende Rechnungen? Jedes Mal alle Daten der vorherigen Rechnung zu kopieren, ist zeitaufwändig und nervig. Einfacher, schneller und bequemer geht es, wenn du solche Vorgänge automatisieren kannst. Wiederkehrende Rechnungen, die sich vollständig gleichen, kannst du in invoiz als sogenannte Abo-Rechnungen anlegen. Wie das genau funktioniert, zeigen wir dir im Beitrag: „Wiederkehrende Rechnungen schreiben“.

Sammelrechnungen schreiben

Die Online-Rechnungssoftware invoiz lässt sich als einfache, schnelle und komfortable Auftragsverwaltung nutzen!

Neu angelegte Rechnungen werden in der Rechnungssoftware zunächst einmal als völlig unverbindliche Rechnungsentwürfe behandelt! Setzt sich ein Auftrag aus verschiedenen Positionen zusammen, die du erst nach und nach erledigen willst, legst du einfach eine Rechnung an und hältst darin fortlaufend die von dir erbrachten Leistungen fest.

Wenn schließlich alle Dienstleistungen erbracht und/oder sämtliche Artikel lieferbar sind, schließt du die Sammelrechnung ab und schickst sie an deinen Kunden. Erst ganz zum Schluss vergibt invoiz die Rechnungsnummer. So können keine erklärungsbedürftigen Lücken in der Nummerierung oder in der zeitlichen Abfolge deiner Rechnungsliste entstehen. Eine Anleitung für die Umsetzung in invoiz findest du im Beitrag: „Rechnungssoftware- Sammelrechnungen schreiben“

GoBD-sicher arbeiten

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, regeln den Umgang mit elektronischen Unterlagen. Ziel ist, dem Finanzamt die Möglichkeit zu bieten, deine Eingaben bei Bedarf einfach überprüfen zu können. Dazu gehört z.B. die revisionssichere Aufbewahrung deiner Rechnungsdokumente.

invoiz bringt alle Voraussetzungen mit, um deine Arbeit GoBD-sicher zu gestalten und mögliche fehlerhafte Prozesse sofort zu verhindern. Dazu gehört z.B. die Sicherung aller Daten ausschließlich auf deutschen Servern oder auch die vorschriftsmäßige Stornierung von Rechnungen.

Viele vertiefende Infos zum Thema invoiz und GoBD findest du hier: „invoiz: Rechnungssoftware mit GoBD-Anschluss"

Sicherheits-Logo
geprüfte Datensicherheit - Softwaresiegel

Maximale Datensicherheit 256 BIT SSL

Die Daten, die du in invoiz speicherst, sind maximal gesichert! Wir hosten ausschließlich auf Servern in Deutschland, um deine Daten nach höchsten Sicherheitsstandards und Gesetzen zu schützen. Dabei setzen wir auf eine 256-Bit SSL-Verschlüsselung und AES, denn wir wissen, wie sensibel deine Daten sind. Automatische tägliche Backups schützen dich vor unerwarteten Datenverlusten.

Bei der Sicherheit nehmen wir dir also einen Großteil der Arbeit ab! So kannst du dich wieder den wichtigen Aspekten deines Business widmen.

Weitere nützliche Tipps zum sicheren Surfen und der Wahl deiner Passwörter findest du in unserem Beitrag „Rechnungen in der Cloud schreiben – Ist das sicher?

Noch mehr Vorteile mit invoiz

Icon Steuerberater

Steuerberater-Export

Mit wenigen Mausklicks stellst du deinem Steuerberater alle relevanten Informationen und Belege über deine Einnahmen und Ausgaben zur Verfügung.

Icon Rechtssicherheit

Rechtssicherheit

Mit den Vorlagen in invoiz bist du auf der sicheren Seite! Du pflegst die Inhalte deiner Rechnungen und wir kümmern uns um die Anforderungen der GoBD.

Icon Support

Support

Wir sind nur einen Knopfdruck entfernt. Kontaktiere uns jederzeit aus der Software heraus oder per E-Mail. Wir sind für dich da – natürlich kostenlos!

Entdecke unsere Apps

Perfekt abgestimmt für mobile Geräte: Verwalte deine Kunden- und Artikeldaten und schreibe Angebote und Rechnungen direkt in der App. Verfügbar für iOS und Android Smartphones:

invoiz Smartphone Apps

Glückliche Nutzer

Wir sind sehr stolz auf unsere guten Bewertungen – weil das für uns heißt, dass wir mit invoiz wirklich überzeugen.

„Top Service für Selbständige!“
Alex im Dezember 2016
„Absolut überzeugend!“
Jon Thomas im Dezember 2016
„Die beste Cloudlösung für Freelancer und Kleinunternehmer in Sachen Rechnung- und Angebotserstellung.“
J. Nissen im Dezember 2016
„Ich bin unglaublich zufrieden, weil es mir meinen Alltag extrem erleichtert!“
Maria im September 2018
„Frisch, innovativ und einfach zu bedienen!“
Media Alm Berchtesgaden im Februar 2017