Aufbewahrungspflicht

Geschäftsbücher, Belege, Rechnungen, Verträge… Bestimmte Geschäftsunterlagen müssen zu steuerrechtlichen Zwecken aufbewahrt werden

Für alle Unternehmer, Gewerbetreibenden und Selbständigen in Deutschland besteht nach dem Umsatzsteuergesetz – sowie darüber hinaus unter Umständen auch nach dem Handelsrecht, dem Arbeitsrecht oder dem Sozialversicherungsrecht – die gesetzliche Pflicht, bestimmte geschäftliche Unterlagen für einen festgelegten Zeitraum aufbewahren zu müssen.

Die maßgeblichen steuerrechtlichen Vorschriften für die Aufbewahrungspflicht sind in der Abgabenordnung, § 147 AO, und in § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) festgelegt, welche zum größten Teil auch mit den in § 257 festgeschriebenen handelsrechtlichen Regelungen des Handelsgesetzbuches, die in erster Linie für Kaufleute relevant sind, übereinstimmen.

Zehn- oder sechsjährige Aufbewahrungspflicht?

Je nach Art der geschäftlichen Unterlagen besteht eine Aufbewahrungspflicht von entweder sechs oder zehn Jahren. Demnach lassen sich die Geschäftsunterlagen allgemein in die folgenden zwei Gruppen einteilen:

Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren

Eine Aufbewahrungspflicht mit einer Frist von zehn Jahren gilt für die folgenden Geschäftsunterlagen: Bücher und Aufzeichnungen, Buchungsbelege, Rechnungen, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse (bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung), Inventare und Lageberichte sowie darüber hinaus Arbeitsanweisungen und sonstige Unterlagen, die zum Verständnis dieser Unterlagen notwendig sind.

☝ Du möchtest weitere Informationen zum Thema Rechnungen?

Dann bist du in unserer invoiz Bibliothek bestens aufgehoben! Unter „Rechnung schreiben: So geht’s!“ klären wir alle Fragen rund um das Schreiben von Rechnungen.

Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren

Eine Aufbewahrungspflicht mit einer Frist von sechs Jahren gilt für die folgenden Geschäftsunterlagen: empfangene Geschäfts- und Handelsbriefe, Kopien der gesendeten Geschäfts- und Handelsbriefe und alle sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind.

Weitere Anforderungen und Herausforderungen im Rahmen der Aufbewahrungspflichten

Grundsätzlich müssen alle für die Besteuerung relevanten Unterlagen für die oben genannten Zeiträume sicher und geordnet so aufbewahrt werden, dass sie lesbar sind und von einem Sachverständigen geprüft werden können. Allerdings fällt es manchmal im geschäftlichen Alltag nicht so leicht zu unterscheiden, welche innerbetrieblichen Dokumente aufbewahrt werden müssen und welche Aufzeichnungen vernichtet werden können.

Auch der Zeitpunkt, ab wann die Aufbewahrungsfrist beginnt, kann für Verwirrung sorgen. Für die meisten geschäftlichen Unterlagen läuft die Frist ab dem Ende des Kalenderjahrs. Bei Verträgen, z.B. Mietverträgen, beginnt die Aufbewahrungsfrist erst nach Vertragsende. Etwas komplizierter kann es dann bei Unterlagen werden, die die Steuerfestsetzung betreffen, denn hierbei beginnt die Aufbewahrungsfrist ab dem Termin der Festsetzung.

Auch für die Aufbewahrung der Unterlagen gelten genaue Vorschriften für die Aufbewahrung im Original, in Papierform oder in digitaler Form. Auf jeden Fall sollten die Dokumente in den vorgeschriebenen Zeiträumen sicher, geschützt und geordnet aufbewahrt werden, außerdem muss sichergestellt sein, dass sie lesbar und unbeeinträchtigt durch z.B. Feuchtigkeit oder Wärme bleiben.

 

Am besten probierst du die invoiz-Demo gleich aus. Einfach mit E-Mailadresse und Passwort registrieren. Und sofort steht dir der volle Funktionsumfang kostenlos zur Verfügung.