Kleinunternehmer-Rechnung schreiben: So einfach geht’s!

Moritz Buhl

Mit der Kleinunternehmer Regelung sparst du dir eine Menge Verwaltungsaufwand und schreibst deine Rechnung noch einfacher. Vor allem für nebenberuflich Selbstständige ist die Vereinfachung interessant. Dein Jahresumsatz liegt unter 17.500 Euro? Das bedeutet, dass du als Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG giltst. Du brauchst keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abzuführen.

Das bedeutet, dass du Privatkunden im Vergleich zu umsatzsteuerpflichtigen Mitbewerbern günstigere Preise anbieten kannst. Wenn du überwiegend Leistungen für andere Unternehmer erbringst, hat die Anwendung der Kleinunternehmerregel keine finanziellen Vorteile.

Ausführliche Informationen dazu findest du in unserem Kleinunternehmer-Crashkurs. Ob sich die Kleinunternehmerregel für dich wirklich lohnt, besprichst du am besten mit einem Steuerberater.

Anforderungen an die Kleinunternehmer-Rechnung

Auch für die Kleinunternehmer-Rechnung gelten die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes. Daher muss auch sie Bestandteile enthalten wie alle anderen Rechnungen – mit zwei Ausnahmen.

Erstens darfst du gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweisen. Zweitens bist du bei umsatzsteuerpflichtigen Lieferungen und Leistungen verpflichtet, den Grund für die fehlende Umsatzsteuer anzugeben. Dafür genügt ein Hinweis auf den § 19 UStG.

Daher enthält eine Kleinunternehmer-Rechnung gemäß § 14 Abs. 4 UStG folgende Pflichtbestandteile:

(1) Firma, Name und Anschrift des Rechnungsausstellers (z. B. im Seitenkopf oder in der Fußzeile),

(2) Firma, Name und Anschrift des Rechnungsempfängers (z. B. im Adressfeld),

(3) Steuernummer oder Umsatzsteuer Identifikationsnummer des Ausstellers,

(4) Rechnungsnummer,

(5) Rechnungsdatum (= Ausstellungsdatum),

(6) Liefer- oder Leistungsdatum,

(7) Angaben über Menge und Art der gelieferten Waren bzw. Art und Dauer der Dienstleistung,

(8) Rechnungsbetrag sowie der

(9) Grund für den Ausweis der Umsatzsteuer.

Das sieht dann zum Beispiel so aus:

Praxistipps:

  • Die Umsatzsteuer Identifikationsnummer ist eigentlich für Geschäfte im EU-Ausland gedacht. Du kannst die UStIdNr. aber auch als Alternative zur persönlichen Steuernummer verwenden. Kleinunternehmer und andere Unternehmer mit geringen Umsätzen im Inland haben daher ebenfalls Anspruch auf eine UStIdNr.
  • Eine generelle Pflicht zum Ausstellen von Rechnungen gibt es nicht. Sofern du mit Geschäftskunden zusammenarbeitest, musst du ihnen aber innerhalb von sechs Monaten nach Erledigung des Auftrags eine Rechnung ausstellen. Das ist in § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG geregelt.

Lektüretipp: Ausführliche Infos zum Thema Rechnungs-Pflichtbestandteile findest du in den „10 Rechnungs-Geboten“ und in unserem Videoblog:

Welche Angaben müssen auf eine Rechnung?

Welche Elemente in einer Rechnung absolute Pflicht sind, das zeigen wir dir in diesem Video.

Kleinunternehmer in der Praxis

Die meisten invoiz-Anwender weisen auf ihren Rechnungen Umsatzsteuer aus. Deshalb ist die „Kleinunternehmer“-Option in der Rechnungs-App standardmäßig deaktiviert. Falls du dich für die Kleinunternehmer-Regelung entscheidest, passt du das Rechnungsprogramm mit wenigen Mausklicks an deine Erfordernisse an. Dazu …

  • klickst du in der Navigationsleiste am linken Seitenrand zunächst auf (1) „Einstellungen“,
  • dann auf (2) „Account“,
  • anschließend scrollst nach unten zum Bereich (3) „Steuereinstellungen”,
  • setzt ein Häkchen vor die Option (4) „Kleinunternehmer“ und
  • zuletzt klickst zum Abschluss auf (5) „Speichern“:

invoiz Screenshot

Dein Finanz- und Rechnungsprogramm

Voilá: Kleinunternehmer-Rechnung ohne Umsatzsteuer

So einfach ist die Sache für dich auch schon erledigt:

  • Auf deinen Rechnungen fehlen ab sofort alle (1) Umsatzsteuer-Angaben.
  • Unterhalb deiner Zahlungsbedingungen findest du außerdem den Hinweis (2) „Gemäß § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Vorteil: Durch den neutralen Hinweistext outest du dich nicht auf den ersten Blick als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer.

Und gleich noch ein wichtiger Hinweis hinterher: Als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer musst du keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen. Die monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen kannst du dir also sparen. Die Umsatzsteuererklärung am Jahresende ist aber auch für dich Pflicht. Damit bestätigst du, dass du keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt und / oder einkassiert hast.

Zum Glück ist Umsatzsteuererklärung von Kleinunternehmern meistens blitzschnell erledigt. Dazu bietet der invoiz-Blogbeitrag “Steuererklärung trotz Kleinunternehmerregelung” ausführliche Informationen zu diesem Thema.

Du willst noch mehr zum Thema Kleinunternehmer und der Kleinunternehmerregelung wissen?

Dann findest du in unserer invoiz-Bibliothek eine umfassende Informationsseite! Hier entlang: „Kleinunternehmerregelung: Was du als Kleinunternehmer wissen musst!„. 🙂

Noch Fragen?

Was beim Rechnungsschreiben sonst noch alles zu beachten ist, erfährst du unter anderem auf folgenden Seiten:

Am besten probierst du die invoiz-Demo gleich aus. Dazu kannst du dich einfach mit E-Mail-Adresse und Passwort. Der volle Funktionsumfang steht dir dann sofort kostenlos zur Verfügung. Du wirst staunen, wie schnell und einfach du professionelle Rechnungen schreiben kannst!

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