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invoiz: Rechnungssoftware mit GoBD-Anschluss

Moritz Buhl

Seit mehr als vier Jahren geistert das GoBD-Gespenst durchs Geschäftsleben: Und noch immer sind viele Selbstständige unschlüssig, ob sie deswegen ihren kompletten Betrieb auf den Kopf stellen müssen. Oder ob sie das Thema lieber einfach ganz ignorieren sollen. Eines gleich vorweg: Wir halten beides für keine gute Idee. Doch der Reihe nach:

GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Unter dieser einprägsamen 🙂 Überschrift haben die Finanzbehörden Ende 2014 ein BMF-Schreiben veröffentlicht. Die Vorschrift ist bereits 2015 in Kraft getreten. Spätestens seit Ende 2017 ist die Schonfrist endgültig vorbei.

Im Mittelpunkt der GoBD steht der Umgang mit elektronischen Unterlagen. Wenn du steuerlich bedeutsame Belege und Aufzeichnungen mit Computerprogrammen, Apps oder auch Onlinediensten erstellst, verarbeitest oder speicherst, musst du die „Grundsätze“ beachten.

Detaillierte Vorgaben über Form, Inhalt und Umfang elektronischer Aufzeichnungen oder die Archivierung elektronischer Belege machen die GoBD nicht. Vielmehr übertragen sie die allgemeinen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung auf elektronische Unterlagen.

Ganz wichtig: Lass dich bloß nicht verrückt machen! In den meisten kleinen Betrieben lässt sich die Einhaltung der zentralen GoBD-Anforderungen mit überschaubarem Aufwand erfüllen. invoiz stellt dir dafür eine Menge nützlicher Funktionen zur Verfügung. Für die Einhaltung der Vorschrift bist du aber selbst verantwortlich. Die Einzelheiten besprichst du am besten mit deinem Steuerberater.

Und was soll das Ganze?

Zweck der bürokratischen Übung: Die Höhe deiner betrieblichen und privaten Steuerbelastung basiert auf deinen Umsätzen und Gewinnen. Die ergeben sich aus vielen einzelnen Vorgängen, deren Details wiederum in Ein- und Ausgangsrechnungen, Verträgen, Briefen, E-Mails, Buchführungsunterlagen und so weiter zu finden sind.

All diese Dokumente bilden die Grundlage für deine Einnahmenüberschussrechnungen, Steuererklärungen und Voranmeldungen. Die daraufhin verschickten Steuerbescheide des Finanzamts beruhen zunächst einmal auf deinen eigenen Angaben. Das Finanzamt behält sich aber vor, die Richtigkeit deiner Auskünfte bei passender Gelegenheit unter die Lupe zu nehmen. Wenn irgendwann einmal der Finanzamts-Prüfer auf der Matte steht, kontrolliert er die Angaben in deinen Steuererklärungen anhand deiner Unterlagen.

Die müssen dafür natürlich noch vorhanden und möglichst im ursprünglichen Zustand sein. Bei Papierunterlagen ist das in der Regel kein Problem. Zwar sind auch hier Schwund, Manipulationen oder Fälschungen möglich – Tricksereien erfordern jedoch ein gewisses Maß an Weitsicht und handwerklichem Geschick. Papierbelege, fortlaufende Aufzeichnungen, Listen und Nebenrechnungen lassen sich im Nachhinein halt nicht ohne Weiteres spurenlos korrigieren. Bei flüchtigen elektronischen Dokumenten ist das anders: Selbst für Computer-Laien sind nachträgliche Änderungen an gängigen Office-Dokumenten keine große Hürde.

GoBD im Überblick

Und an genau dieser Stelle kommen die GoBD ins Spiel – kurz gesagt:

  • Nachträgliche Änderungen elektronischer Belege und Aufzeichnungen sind nur dann zulässig, wenn sie dokumentiert werden und später nachvollziehbar sind. Definitiv nicht zu empfehlen ist im GoBD-Zeitalter, Ausgangsrechnungen einfach weiterhin mit Word oder Excel zu schreiben, zu verschicken oder abzuspeichern!
  • Deine elektronischen Unterlagen musst du vor Verlust und unbefugtem Zugriff schützen und zu Prüfzwecken schnell verfügbar und lesbar machen können. Das bedeutet zum Beispiel: Wenn du nach Abschluss eines Steuerjahres die verwendete Rechnungs-, Steuer- oder Buchführungssoftware wechselst, müssen deine alten Daten von der neuen Software unverändert übernommen werden. Sollte das nicht möglich sein, muss die alte Software weiterhin auf deinem Rechner verfügbar sein.
  • Wenn du Geschäftsvorfälle elektronisch erfasst, soll das zeitnah geschehen. Zeitnah bedeutet bei Ein- und Auszahlungen von Bargeld normalerweise täglich, bei bargeldlosen Vorgänge innerhalb von 10 Tagen bis zu einem Monat.
  • Auch für deine steuerlich relevanten elektronischen Unterlagen gelten die sechs- bis zehnjährigen Aufbewahrungsfristen des Steuer- und Handelsrechts.
    Lektüretipp: Ausführliche Informationen zu den allgemeinen Aufbewahrungsfristen findest du im Beitrag „Der Reißwolf ruft: Welche Belege du 2018 wegwerfen darfst“.
  • Der Finanzamtsprüfer kann deine Steuerdaten dabei entweder auf einem externen Datenträger anfordern oder einen Zugang zu deiner Software verlangen.
  • Anhand deiner Daten und Dokumente muss sich ein „sachverständiger Dritter“ jederzeit einen Überblick über die Vermögens- und Ertragslage deines Betriebes verschaffen können.

Wichtig: Ob du „buchführungspflichtig“ bist, spielt keine Rolle: Die GoBD gelten grundsätzlich also auch für Kleingewerbetreibende und freiberufliche Solo-Selbstständige! In einer „Verfahrensdokumentation“ solltest du festhalten, wie du die GoBD-Vorschriften in der Praxis umsetzt. Risiken und Nebenwirkungen besprichst du wie üblich am besten mit deinem Steuerberater.

Anlass zur Panik besteht jedenfalls nicht:

Erstens haben die GoBD keine Gesetzeskraft: Bislang sind es nämlich nur Verwaltungsanweisungen der Finanzbehörden. Über die endgültigen steuerlichen Konsequenzen – vor allem für nicht-buchführungspflichtige Betriebe – entscheiden letztlich die Finanzgerichte. Die werden aber erst aktiv, nachdem Steuerjahre geprüft worden sind, in denen die GoBD bereits Geltung hatten. In vollem Umfang ist das erst seit 2017 der Fall. Mit anderen Worten: Das kann dauern! Nimm‘ also die GoBD-Vorschriften ernst – lass‘ dich aber bloß nicht verrückt machen oder entmutigen!

Zweitens und mindestens ebenso wichtig: Wenn du mit invoiz arbeitest, erfüllst du bereits viele GoBD-Anforderungen – ohne dafür separaten Aufwand betreiben zu müssen.

invoiz Screenshot

Dein Finanz- und Rechnungstool

GoBD-Praxis mit invoiz

Die Rechnungssoftware stellt dir eine Menge nützlicher Funktionen zur Verfügung, durch die deine Belegablage und Aufzeichnungen von vornherein GoBD-sicher sind. invoiz bietet zwar keinen Rundum-Schutz vor Formfehlern: Bei den für die Besteuerung zentralen Fragen hält dir die App aber automatisch den Rücken frei:

  • Durch den obligatorischen invoiz-Kennwortschutz ist sichergestellt, dass nur du selbst oder die von dir beauftragte Person steuerlich bedeutsame Daten erfassen, Vorgänge bearbeiten oder löschen kann.
  • Viele GoBD-relevante Dokumente und Informationen werden in der App „festgeschrieben“ und sind so ohne dein Zutun vor nachträglichen Änderungen geschützt. Das gilt zum Beispiel für Rechnungsdokumente oder auch die Vergabe von einmaligen Rechnungsnummern:

    Rechnung in invoiz abschließen
  • Sind im Nachhinein doch einmal Änderungen an Ausgangsrechnungen erforderlich, lassen sie sich vorschriftsmäßig „stornieren“: Rechnung in invoiz stornieren
  • Eingangsrechnungen, Quittungen und andere Zahlungsnachweise kannst du im Arbeitsbereich „Ausgaben“ differenziert erfassen. Mehr noch: Mithilfe des „Beleg-Uploads“ speicherst du sogar ein originalgetreues Abbild deiner Ausgaben-Nachweise: Beleg-Upload in invoiz
  • Die invoiz-Verwaltung von Anzahlungen, Abschlags- und Schlussrechnungen sorgt für die sichere und eindeutig dokumentierte Abrechnung von Teilzahlungen.
  • Alle festgeschriebenen invoiz-Dokumente werden automatisch GoBD-konform in einem Rechenzentrum am Standort Deutschland gesichert und sind so zuverlässig vor Datenverlusten geschützt.
  • Über die mächtige Suchfunktion greifst du auch Jahre später (zum Beispiel anlässlich einer Betriebsprüfung) noch blitzschnell und gezielt auf einzelne Angebote, Rechnungen und andere Vorgänge zurück: Suche in invoiz
  • Wenn du dich in Buchführungs- und Steuerangelegenheiten von einem Experten unterstützen lässt, steht dir im Arbeitsbereich „Einstellungen“ ein komfortabler „Steuerberater-Export“ zur Verfügung. Mit dessen Hilfe schickst du die erforderlichen Unterlagen direkt aus deiner gesicherten invoiz-Umgebung im PDF-Format an deinen Steuerberater.

Wichtig: So praktisch die genannten invoiz-Funktionen sind: Mit dem Einhalten zentraler GoBD-Vorschriften ist es nicht getan. Du solltest deine steuerlich bedeutsamen betrieblichen Abläufe in Form einer GoBD-Verfahrensdokumentation schriftlich festhalten. Die genauen Anforderungen an dein „internen Kontrollsystem“ besprichst du am besten mit deinem Steuerberater.

Augen zu und durch?

Statt Bürokratieabbau macht der Gesetzgeber es immer komplizierter. Vor allem für Selbstständige und kleine Unternehmen sind die verschärften Anforderungen an elektronische Geschäftsvorgänge eine Belastung. Zumal in diesen Betrieben – anders als bei Mittelständlern und Großunternehmen – das für die Umsetzung nötige Fachwissen oft fehlt.

Trotzdem: Einfach den Kopf in den Sand zu stecken, ist keine gute Idee: Verstöße gegen die GoBD-Vorschriften können dazu führen, dass deine Umsätze und / oder Gewinne im Anschluss an eine Betriebsprüfung spürbar nach oben korrigiert werden. Das führt dann zu schmerzhaften Steuernachzahlungen und Verspätungszinsen.

Immerhin: Dass ein Steuerprüfer nur aufgrund einzelner GoBD-Verstöße deine gesamte Buchführung anzweifelt, ist dagegen höchst unwahrscheinlich. Falls doch, können deine Besteuerungsgrundlagen theoretisch geschätzt, Bußgelder verhängt und bei Verdacht auf strafbare Handlungen sogar Steuerstrafverfahren eingeleitet werden.

Noch Fragen?

Was du bei Gewinnermittlung und Steuererklärungen sonst noch alles beachten solltest und wie invoiz dir dabei hilft, erfährst du unter anderem auf folgenden Seiten:

Am besten probierst du die invoiz-Demo gleich aus: Einfach mit E-Mail-Adresse und Passwort registrieren – und sofort steht dir der volle Funktionsumfang kostenlos zur Verfügung. Du kannst das Rechnungsprogramm dann 14 Tage lang auf Herz und Nieren testen. So bist du hinterher sicher, dass es alle deine Anforderungen erfüllt.

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