Wie schreibe ich eine Rechnung als Freiberufler?

Moritz Buhl

Herzlichen Glückwunsch: Du hast dich als Freiberufler selbstständig gemacht – und vielleicht sogar schon deinen ersten Auftrag erledigt!? Nun willst du die dazugehörige Rechnung schreiben und dir so dein verdientes Honorar abholen.

Die gute Nachricht vorweg: An Freiberufler-Abrechnungen stellt der Gesetzgeber grundsätzlich dieselben Anforderungen wie an alle anderen Rechnungen (mehr dazu weiter unten).

Darüber hinaus ergeben sich in der Praxis aber eine Reihe von Fragen. Kein Wunder: Denn Freiberufler haben im Geschäftsleben eine Sonderstellung. Und sie genießen sogar einige Privilegien.

Freiberufler oder Gewerbe?

Deshalb gleich vorweg die Frage: Hast du schon geprüft, ob deine Tätigkeit tatsächlich zu den freien Berufen oder vergleichbaren selbstständigen Tätigkeiten gehört? In manchen Branchen ist die Grenze zwischen Freiberuflern und gewerblichen Selbstständigen sehr schmal.

Du weißt das gar nicht so genau? Kein Problem:

Freiberufler-Status geklärt? Dann kann’s ja losgehen mit dem Rechnung schreiben:

Die Preisfrage: Fest oder frei?

Die Freiheit mancher Freiberufler findet ihr Ende bei der Honorarhöhe. Manche klassischen Freiberufler müssen sich an mehr oder weniger feste Preisvorgaben halten. Gesetzlich geregelte Honorar- und Vergütungsordnungen gibt es zum Beispiel für …

Die Vorschriften enthalten zum Teil auch Vorschriften darüber, in welcher Form die erbrachten Leistungen aufgelistet werden müssen.

Ob es in deinem Fall Preisregulierungen und bestimmte Inhaltsvorschriften gibt, erfährst du bei deinem Berufs- oder Branchenverband. Du kannst aber auch bei deinem Steuerberater nachfragen.

Die Standard-Pflichtangaben

Zurück zu den unverzichtbaren Rechnungs-Bestandteilen: Die allgemeinen Rechnungsinhalte ergeben sich aus § 14 Abs. 4 UStG. Als freiberuflicher Rechnungsaussteller musst du demnach die folgenden Angaben machen:

(1) Dein Name und die Anschrift, unter der du deine freiberufliche Tätigkeit angemeldet hast,

(2) Name und Anschrift deines Kunden, Mandanten, Klienten oder Patienten,

(3) deine Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identnummer (mehr dazu weiter unten),

(4) eine einmalig vergebene und fortlaufende Rechnungsnummer,

(5) das Rechnungsdatum,

(6) das Liefer- oder Leistungsdatum (monatsgenaue Angabe genügt – entscheidend ist der Monat, in dem du deine Leistung abgeschlossen hast),

(7) Angaben über Art und Dauer deiner Dienstleistungen,

(8) nach Umsatzsteuersätzen aufgeschlüsselte Rechnungsbeträge und

(9) der im Rechnungsbetrag enthaltene Umsatzsteuer-Gesamtbetrag.

Falls du Leistungen erbringst, die von der Umsatzsteuer befreit sind, gibst du außerdem den Grund für die Steuerbefreiung an:

  • So sind zum Beispiel viele medizinische Leistungen gemäß § 4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit.
  • Auf Rechnungen umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer wird ebenfalls keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Die Kleinunternehmer-Regelung des § 19 UStG kann auch von Freiberuflern in Anspruch genommen werden. Falls du den Sonderstatus nutzen möchtest, wirfst du am besten einen Blick den invoiz-Grundlagenbeitrag „Was du als Kleinunternehmer wissen musst!

Wichtig: Wenn du steuerfreie Rechnungen stellst, darfst du die „Begründung nicht vergessen!

Freiberufler-Status geklärt? Dann kannst du dir den Gewerbeschein sparen. Aber du musst dich beim Finanzamt anmelden. Dort bekommst du auch die Steuernummer, die du auf deinen Ausgangsrechnungen angeben musst:

Welche Steuernummer gehört auf die Freiberufler-Rechnung?

Bei vielen Freiberuflern ist die geschäftliche Steuernummer identisch mit der persönlichen Finanzamts-Steuernummer. Wenn du die nicht veröffentlichen möchtest, gibt es eine bewährte Alternative. Jedem Selbstständigen wird im Zuge der Anmeldung beim Finanzamt eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UStIdNr.) zugewiesen. Das gilt auch dann, wenn du sie beim Ausfüllen des „Fragebogens zur steuerlichen Erfassung“nicht ausdrücklich beantragt hast. Falls du deine UStIdNr. nicht kennst, kannst du sie dir vom Bundeszentralamt für Steuern jederzeit mitteilen lassen.

Hintergrund: Die UStIdNr. ist eigentlich für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Ländern gedacht. Du kannst sie auf deinen Rechnungen aber auch als Ersatz für deine Finanzamts-Steuernummer verwenden. Das ist letztlich im Interesse aller Beteiligten: Die UStIdNr. wird im Laufe der nächsten Jahre ohnehin zur Wirtschafts-Identifikationsnummer. Vorteil: Anders als die finanzamtsbezogenen Steuernummern werden die steuerlichen Identifikationsnummer dauerhaft einem Betrieb oder einer Person zugewiesen. Sie bleiben auch nach einem Umzug und sogar über den Tod hinaus erhalten.

Ausführliche Informationen zur Steuernummer-Vielfalt in Deutschland findest du im invoiz-Lexikon unter dem Stichwort „Steuernummer / Steuer-Identifikationsnummer“.

Weiter geht’s mit der Rechnungs-Überschrift:

Rechnung? Honorarnote? Liquidation?

Grundsätzlich gilt: Wie die Überschrift oder sonstige Bezeichnung eine Rechnung lautet, spielt keine Rolle. In § 14 Abs. 1 UStG heißt es dazu: „Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“

Wenn du deine Rechnungen mit invoiz schreibst, kannst du die Überschriften ganz einfach anpassen. So wird aus deiner Rechnung im Handumdrehen eine

  • „Leistungsabrechnung“,
  • „Honorarnote“ oder „Liquidation“,
  • „Honorarrechnung“ oder „Honorarabrechnung“.

Praxistipp: Um die Überschrift einer invoiz-Rechnung zu ändern, klickst du in den Überschriftsbereich und gibst statt „Rechnung“ eine Überschrift deiner Wahl ein:

Wie gesagt: Bei der Rechnungs-Überschrift sind der Phantasie grundsätzlich keine Grenzen gesetzt. Am besten orientierst du dich aber an den Gepflogenheiten deines Berufsstandes. Du willst deine Kunden ja nicht irritieren.

Weitere Standard-Elemente anpassen

Auf die Auswahl der Spaltenüberschriften in deinen invoiz-Abrechnungstabellen hast du ebenfalls Einfluss. Standardmäßig lauten die neutralen invoiz-Tabellenüberschriften:

  • „Bezeichnung“,
  • „Menge“,
  • „Preis“,
  • „Rabatt“ und
  • „Gesamt“.

Nicht immer passt das perfekt zum besonderen Charakter von Freiberufler-Leistungen. Daher lassen sich einzelne Spalten ganz entfernen und andere hinzufügen:

  • Um eine Spalte zu entfernen, klickst du auf das „x“-Symbol rechts neben der Spaltenüberschrift.
  • Um eine Spalte hinzuzufügen, klickst du auf das „+“-Symbol rechts neben der Überschriftenzeile und dann auf die gewünschte Spaltenüberschrift (z. B. „MwSt.“):

Nur die Spalten „Menge“ und „Gesamt“ sind unverzichtbar.

Freiberufler-Leistungen in der Artikel-Datenbank

Apropos „Leistungen“: Die invoiz-Artikelverwaltung eignet sich nicht nur für materielle Güter, Produkte und Waren aller Art. Du kannst sie ebenso gut zur Verwaltung von Dienstleistungen verwenden. Wenn du rechts oben im Arbeitsbereich „Artikel“ auf „Artikel erstellen“ klickst, kannst du wiederkehrende freiberufliche Leistungen mit allem Drum und Dran festlegen.

Dazu gehören zum Beispiel:

(1) die Leistungs-„Bezeichnung“ und eine etwas ausführlichere „Beschreibung“,

(2) der „Mehrwertsteuersatz“ und „Verkaufspreis“ oder auch

(3) die „Preiseinheit“ (z. B. Stunden, Minuten oder Tage) oder „Artikelkategorie“:

Beim Schreiben von Angeboten und Rechnungen übernimmst du später die gewünschte Leistung per Mausklick in den aktuellen Vorgang. Damit ersparst du dir nicht nur eine Menge manuellen Erfassungsaufwand: Du vermeidest auch Eingabefehler!

Praxistipps:

  • Bei Bedarf kannst du deine Leistungen bestimmten „Artikelkategorien“ (= zusammengehörige Leistungsarten) zuordnen. Auf diese Weise sind später aussagekräftige Auswertungen möglich. So könnte zum Beispiel ein IT-Freiberufler seine vielen unterschiedlichen Einzelleistungen in den vier Sammelkategorien Entwicklung, Programmieren, Service und Beratung zusammenfassen.
  • Falls du in den invoiz-Auswahllisten bestimmte Preiseinheiten oder Artikelkategorien vermisst, kannst du sie im Arbeitsbereich „Einstellungen > Weitere Einstellungen“ ergänzen. Entbehrliche Einträge lassen sich dort auch entfernen.

In den „Einstellungen“ kannst du auch die Standardtexte deiner invoiz-Rechnungen anpassen:

Textbausteine ändern

Vielen Freiberuflern ist eine persönliche Ansprache ihrer Rechnungsempfänger besonders wichtig. Schließlich erfordert das Verhältnis zu ihren Kunden, Klienten, Mandanten, Patienten und sonstigen Auftraggebern oft besonders viel Vertrauen.

Wenn dir die standardmäßigen Einleitungs- und Schlusstexte in deinen Angeboten, Rechnungen nicht zusagen, kannst du sie gezielt an die Besonderheiten deiner betrieblichen Praxis anpassen. Auch eigene  Standardtexte für den E-Mailversand der verschiedenen Vorgangsarten kannst du festlegen. Außerdem gibt es Branchen und freie Berufe, bei denen in Rechnungen ganz auf Anrede, Einleitungs- und Schlusstexte verzichtet wird. Daher kannst du die Standard-Textbausteine auch ganz leer lassen.

So oder so: Die Änderung der Rechnungs-nimmst du unter „Einstellungen > Textbausteine“ vor:

Die Vorgaben lassen sich übrigens auch in jeder einzelnen Rechnung manuell anpassen. Dazu klickst du in der Rechnungsansicht ganz einfach in den Einleitungs- und / oder Schlusstext und nimmst dort die gewünschten Änderungen vor.

Noch mehr Zweifelsfragen

Zum Schluss gleich noch ein paar Antworten auf oft gestellte Freiberufler-Fragen:

  • Was muss ich bei der Festlegung meiner Rechnungsnummern beachten?

Wichtig ist, dass du keine Rechnungsnummer doppelt verwendest. Jede Rechnungsnummer muss einmalig sein. Denn sie dient dazu, eine Rechnung eindeutig identifizieren und einem bestimmten Zahlungseingang zuordnen zu können. Eine lückenlose Ziffernabfolge ist dagegen nichtunbedingt erforderlich. Was es mit den „fortlaufenden Rechnungsnummern“ im Einzelnen auf sich hat, erfährst du im Beitrag „Die Nummer mit den Rechnungsnummern“.

  • Welcher Mehrwertsteuersatz gilt für freiberufliche Leistungen?

Das lässt sich nicht allgemein beantworten. Je nach Beruf und Leistung sind alle Mehrwertsteuersätze möglich:

angefangen bei Regelsteuersatz (von derzeit 19%): Der gilt für die Leistungen der meisten Freiberufler, z. B. IT-Experten, Rechtsanwälte, Steuerberater oder Architekten.

über den ermäßigten Steuersatz (von 7%): Der gilt zum Beispiel für die Verwertung urheberrechtlich geschützter Werke kreativer Freiberufler, z. B. Fotografen, Schriftsteller oder Journalisten.

bis hin zu steuerfreien Leistungen (= 0%): Steuerfrei sind zum Beispiel viele medizinische Leistungen.

Ausführlichere Information zur Wahl des passenden Mehrwertsteuersatzes (= Umsatzsteuersatzes) findest du im invoiz-Blogbeitrag „Welcher Steuersatz gilt? 0%, 7% oder 19%?

  • Dürfen in einer Rechnung Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen auftauchen?

Ja, das kommt vor und ist zulässig. Du musst in solchen Fällen also nicht etwa zwei verschiedene Abrechnungen erstellen.

  • Muss ich meine Rechnungen unterschreiben?

Nein, das ist nicht nötig. Rechnungen sind grundsätzlich auch ohne Unterschrift gültig. Andererseits hindert dich niemand daran, deine Rechnungen in die Form eines persönlichen Geschäftsbriefs zu bringen. Bei aller Verbindlichkeit solltest aber darauf achten, dass der Charakter der Zahlungsaufforderung unmissverständlich erhalten bleibt. Damit die Rechnungsempfänger dein Honorar zeitnah bezahlen können, ist dafür auch die Angabe deiner Bankverbindung oder anderer Zahlungswege erforderlich. 😊

  • Muss ich überhaupt Rechnungen schreiben?

Das kommt darauf an: Anspruch auf eine formvollendete Rechnung mit allen Pflichtbestandteilen haben grundsätzlich nur Geschäftskunden. Sie weisen damit gegenüber dem Finanzamt den im Rechnungsbetrag enthaltenen Umsatzsteuerbetrag nach. Nur so können sie gegenüber dem Finanzamt den Vorsteuerabzug geltend machen.

  • Was muss ich bei elektronischen Rechnungen beachten?

Ob du deine Rechnungen in Papierform verschickst oder elektronisch übermittelst, bleibt grundsätzlich dir überlassen. Eine digitale Signatur elektronischer Rechnungen ist nicht (mehr) erforderlich. Bei Rechnungen an Geschäftskunden brauchst du allerdings das „Ok“ deiner Geschäftspartner. Anderenfalls haben sie Anspruch auf eine Papierrechnung.

Noch Fragen?

Was beim Start als Freiberufler in Sachen Rechnungsstellung sonst noch alles zu beachten ist und wie invoiz dir dabei hilft, erfährst du auf folgenden Seiten:

Am besten probierst du die invoiz-Demo gleich aus. Einfach mit E-Mailadresse und Passwort registrieren – und sofort steht dir der volle Funktionsumfang kostenlos zur Verfügung. Du kannst das Rechnungsprogramm dann 14 Tage lang auf Herz und Nieren testen. So bist du hinterher sicher, dass es alle deine Anforderungen erfüllt.

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