Abrechnung als Selbstständiger: So vermeidest du teure Fehler!

Moritz Buhl

Die Abrechnung von Lieferungen und Dienstleistungen ist die Basis deiner Einnahmen. Umgekehrt brauchst du Abrechnungen von Geschäftspartnern, um deine Betriebsausgaben steuerlich geltend machen zu können. Außerdem sind ordentliche Abrechnungen für den Vorsteuerabzug unverzichtbar.

Welche Form Abrechnungen haben, aus wie vielen Dokumenten sie bestehen und welche Überschrift sie tragen, ist nicht vorgeschrieben. Üblich ist die Bezeichnung „Rechnung“. Das gilt sowohl für Ausgangsrechnungen als auch für Eingangsrechnungen.

In § 14 Abs. 1 UStG heißt es: „Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. „

Korrekte Abrechnung: Die Anforderungen des Finanzamts

Hingegen macht das Umsatzsteuergesetz sehr genaue Vorgaben in Bezug auf die inhaltlichen Pflichtangaben auf Abrechnungen. Daher gibt es hier auch die meisten Fehler. So kam eine Fachhandels-Untersuchung vor einigen Jahren zu dem Ergebnis, dass deutsche Unternehmen jedes Jahr 210 Millionen falsche Rechnungen verschicken.

Und die Finanzamtsprüfer nehmen es mit den Inhaltsvorschriften immer genauer. Die folgenden Angaben sind unverzichtbar:

  • Firma, Name und vollständige Anschrift des (1) Rechnungsausstellers,
  • Firma, Name und vollständige Anschrift des (2) Rechnungsempfängers (z. B. im Adressfeld),
  • die (3) Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer (USt IdNr.) des Ausstellers,
  • die fortlaufende (4) Rechnungsnummer,
  • das (5) Ausstellungsdatum (= Rechnungsdatum),
  • der (6) Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (= Liefer- oder Leistungsdatum),
  • Angaben über Art und Anzahl der (7) gelieferten Waren und / oder Art und Dauer der Dienstleistung,
  • die nach Umsatzsteuersätzen aufgeschlüsselten (8) Rechnungsbeträge und
  • der im Rechnungsbetrag enthaltene (9) Umsatzsteuerbetrag

Wichtig: Falls eine Rechnung keine Umsatzsteuer-Angaben enthält, ist eine Begründung erforderlich. Das ist zum Beispiel bei der Abrechnung steuerfreier Lieferungen und Leistungen der Fall.

Auch beim Anwenden der Kleinunternehmer-Regelung muss die Rechnung einen entsprechenden Hinweis enthalten.  Der sieht dann zum Beispiel so aus: „Gemäß § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Unvollständige Abrechnung: Das sind die Folgen

Nachteilige Folgen hat eine fehlerhafte oder unvollständige zuallererst für den Rechnungsempfänger. Wenn ein Finanzamtsprüfer fehlende Pflichtangaben feststellt, kann er den Vorsteuerabzug streichen. Zwar sind die Anforderungen an Abrechnungs-Dokumente bei der Einkommen-, Körperschaft- und Gewerbesteuer etwas weniger hoch. Doch auch der für diese Steuerarten ausschlaggebende Betriebsausgaben-Abzug kann durch Abrechnungs-Mängel gefährdet sein.

So oder so: Bei nicht richtig abgerechneten größeren Anschaffungen kommt schnell ein Steuerverlust von mehreren hundert oder gar tausend Euro zusammen. Das gilt vor allem dann, wenn sich Fehler wiederholen und gleich mehrere Jahre vom Finanzamt geprüft werden.

Wichtig: Zwar kann der Rechnungsempfänger theoretisch auch Jahre später noch eine korrigierte Abrechnung verlangen. Jedoch gestaltet sich das in der Praxis erfahrungsgemäß schwierig.

Abrechnungen mit invoiz: Das ist ja einfach!

Die gute Nachricht: Mit invoiz erstellst du ganz einfach finanzamtskonforme Abrechnungen. Weil die Vorlagen von Experten geprüft sind. Dadurch enthalten deine Rechnungen von vornherein alle gesetzlich vorgeschriebenen Elemente. Du ergänzt die Profi-Vorlagen um deine Unternehmensdaten und die Auftrags-Details – fertig:

Lektüretipp: Im Tutorial „Alle Neune: Schritt für Schritt zur Profi-Rechnung mit System“ erfährst du, wie du die invoiz-Vordrucke im Handumdrehen an die Anforderungen deines Betriebs anpasst.

Stornorechnung: So korrigierst du eine fehlerhafte Abrechnung

Fehler kommen in den besten Betrieben vor. Deshalb gleich noch ein Hinweis hinterher: Falls dir bei einer bereits abgeschlossenen Abrechnung ein Fehler unterläuft, sorgst du mit invoiz für eine rechtlich einwandfreie Rechnungskorrektur. Die besteht aus zwei Dokumenten:

  1. der Stornorechnung (mit der du die Ursprungsrechnung zurücknimmst) und
  2. einer komplett neuen, nunmehr korrekten Rechnung.

Auch bei der Korrektur von Abrechnungen bist du mit invoiz auf der sicheren Seite. Die Einzelheiten kannst du im invoiz-Blogbeitrag „Was ist eine Stornorechnung?“ nachlesen.

Noch Fragen?

Weitere Tipps zum Umgang mit der Rechnungs-App invoiz erhältst du auf folgenden Seiten:

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