Reisenebenkosten & Checkliste Reisekostenabrechnung

Moritz Buhl

Reisekosten kannst du bei der Einnahmenüberschussrechnung als Betriebsausgaben geltend machen. Und die enthaltenen Umsatzsteueranteile werden als Vorsteuer anerkannt.

  • Was genau eine Geschäftsreise ist, wann eine „Auswärtstätigkeit“ vorliegt und worauf du bei deinen Fahrtkosten achten solltest, kannst du in Teil 1 unserer kleinen Beitragsreihe zum Thema Reisekosten nachlesen.
  • In Teil 2 geht es um die Übernachtungs- und Verpflegungskosten.


Heute beschäftigen wir uns mit den sogenannten Reisenebenkosten und den Anforderungen an Reisekosten-Abrechnungen:

Reisenebenkosten

Zusätzlich zu den Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen fallen unterwegs eine Menge kleinere Ausgabenpositionen an. Als Reisenebenkosten kannst du zum Beispiel die folgenden Ausgaben berücksichtigen:

  • Eintrittskarten, Teilnahmegebühren oder Tagungsgelder,
  • Parkgebühren, Maut, Autobahngebühren und Fährkosten,
  • Gebühren für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck,
  • Bewirtungskosten,
  • Mitbringsel / Geschenke für Geschäftsfreunde,
  • geschäftlich veranlasste Kopier-, Porto- und Telekommunikationskosten oder auch
  • Trinkgelder

Oft vergessen werden außerdem:

  • die Folgekosten von Verkehrs- und anderen Reiseunfällen (sofern sie nicht auf anderen Wegen erstattet wurden) sowie
  • der Zeitwert von Gegenständen, die während einer Auswärtstätigkeit durch Diebstahl und Verlust verloren gegangen oder durch Beschädigung unbrauchbar geworden sind. Voraussetzung ist, dass der Wertverlust „aufgrund einer reisespezifischen Gefährdung eingetreten ist“. Definitiv nicht abzugsfähig sind Verluste von Geld oder Schmuck.

Wichtig: Reisenebenkosten darfst du auch dann geltend machen, wenn du dafür keine Rechnung oder Quittung mit allen Rechnungs-Pflichtbestandteilen bekommen hast (z. B. an Automaten): Notfalls reicht ein Eigenbeleg. Einen eventuellen Vorsteueranteil darfst du dann zwar nicht abziehen – die Betriebsausgabe kannst du mit einem „Eigenbeleg“ aber meistens problemlos glaubhaft machen – zumal dann, wenn es sich um kleinere Beträge handelt.

Lektüretipp: In der Hektik des Reisealltags werden Quittungen und Rechnungen manchmal vergessen oder gehen verloren. Solange das nicht ständig vorkommt, ist das kein Problem. Ausführlichere Informationen findest du im invoiz-Grundlagenbeitrag „Keine Quittung? Eigenbeleg reicht (oft)!

Reisekosten-Übersicht von Selbstständigen

Die guten Nachrichten vorweg:

  • Gesetzliche Vorschriften über die Form von Reisekosten-Abrechnungen gibt es für Selbstständige nicht: Hauptsache, du kannst alle Ausgabenpositionen mit Rechnungen, Quittungen und anderen Zahlungsnachweisen belegen – oder sie notfalls durch Eigenbelege zumindest plausibel und glaubhaft machen.
  • Einen Nachweis über die entstandenen Gesamtkosten einzelner Reisen musst du auch nicht führen. Mit vertretbarem Aufwand wäre das allein deshalb nicht möglich, weil du bei Nutzung deines Geschäftswagens die tatsächlichen anteiligen Fahrtkosten erst am Jahresende ermitteln könntest.
  • Auch musst du deinen Reisekosten-Aufstellungen nicht unbedingt sämtliche Zahlungsnachweise beigefügen: Da heutzutage viele Ausgaben bargeldlos beglichen werden, tauchen die einzelnen Abrechnungspositionen zu ganz verschiedenen Zeitenpunkten auf unterschiedlichen Bank- oder Kreditkartenkonten auf. Um den Überblick zu bewahren, notierst du auf deinen Reisekosten-Aufstellungen am besten die Belegnummern der Zahlungsvorgänge, die zur betreffenden Reise gehören.

Überblick über verstreute Reisekosten-Belege

Mit anderen Worten: Reisekosten-Abrechnungen sind vor allem für dich selbst wichtig, um sicherzustellen, dass du nichts vergessen hast. Außerdem sorgst du mit einer zusammenfassenden Kostenaufstellung dafür, dass du die verstreut gebuchten Belege bei einer späteren Steuerprüfung einer bestimmten Reise zuordnen kannst. Das gilt vor allem dann, wenn du oft auf Reisen bist.

Apropos Steuer: Die anlässlich einer Reise anfallenden Kosten finden sich nicht nur auf verschiedenen Bank- und Kreditkartenkonten wieder. Sie gehören auch auf verschiedene Buchungskonten. Allein das amtliche EÜR-Formular sieht dafür bis zu neun (!) verschiedene Eingabezeilen vor:

  • Übernachtungs- und Reisenebenkosten (Zeile 41),
  • Kraftfahrzeugkosten und andere Fahrtkosten (Zeilen 59 bis 62)
  • Verpflegungsmehraufwendungen (Zeile 55),
  • Geschenke (Zeile 53) sowie
  • Bewirtungsaufwendungen (Zeile 54).

Hinzu kommen Aufwendungen für Reisen von Arbeitnehmern, die in Zeile 27 erfasst werden. Kein Wunder, dass in der Praxis viele Ausgaben hinten runterfallen. Unsere Checkliste sorgt für Abhilfe:

invoiz Screenshot

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Reisekosten-Checkliste: Nichts vergessen?

Je nach Art und Dauer der Reise gehören die folgenden Ausgabenarten und Informationen auf deine Reisekosten-Abrechnungen:

Reiseanlass und Reisedaten:

  • Unternehmen / Name des Reisenden
  • Anlass / Zweck der Reise
  • Beginn / Ende der Reise
  • Ziel / Verlauf der Reise
  • bei gemischten Reisekosten: zeitlicher Anteil der privaten Veranlassung

Reisekosten:

  • Fahrtkosten (ohne Geschäftswagen):
    • Fahrten mit dem Privat-Pkw
      (von / nach / gefahrene Kilometer à 0,30 Euro)
    • Fahrten mit einem Mietwagen/Leihwagen
      (Belege über Miete, Versicherung, Treibstoff, Öl etc.)
    • Bahntickets (inkl. Zuschläge und Platzreservierungen)
    • Flugtickets (inkl. aller Steuern, Gebühren und Zuschläge)
    • Taxi-Quittungen
    • ÖPNV-Fahrten (Bus- und Bahn-Fahrkarten)
    • andere Fahrtkosten
  • Übernachtungen
    • Anzahl der Übernachtungen
    • Kosten pro Übernachtung
      (Hotel-/Pensionsrechnungen abzüglich Verpflegungsanteil und private Nutzungsanteile)
  • Verpflegungsmehraufwand
    • Anreisetag (à 12 Euro)
    • Anzahl der Ganztages-Aufenthalte (à 24 Euro)
    • Rückreisetag (à 12 Euro)
  • Reisenebenkosten
    • Maut- und Autobahngebühren
    • Fähr-Tickets
    • Parkgebühren
    • Eintrittskarten / Teilnahmegebühren / Tagungsgelder /
    • Gebühren für die Gepäck-Beförderung und -Aufbewahrung
    • Kopier- und Portokosten
    • Telefon- und Internetkosten (z. B. WLAN-Nutzung)
    • Trinkgelder
    • Geschenke
    • Bewirtungskosten

Lektüretipps:

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