Geheimtipp: Rechnungen für Zusatzangebote nutzen

Moritz Buhl

Du möchtest Zusatzangebote platzieren? Dann verwende doch eine Rechnung dazu. Kaum ein Dokument hat im Geschäftsleben einen so hohen Stellenwert. Wenn du Kunden eine Rechnung schickst, kannst du ziemlich sicher sein, dass sie sehr genau gelesen wird. In ihrem eigenen Interesse nehmen die meisten Empfänger den Inhalt aufmerksam zur Kenntnis. Kaum zu glauben also, wie selten Ausgangsrechnungen zu Werbe-, Verkaufs- und Marketingzwecken genutzt werden. 

Du kannst sie beispielsweise einsetzen, um …

  • Komplementär- und Zusatzangebote zu machen („Upselling“, „Crossselling“),
  • auf aktuelle Aktions- und Sonderangebote hinzuweisen,
  • passende Wartungs- und Schulungsangebote vorzustellen,
  • positives Feedback einzuholen oder auch um
  • Social-Media-Accounts zu verlinken.

Vorteil gegenüber konventionellen Werbe- und Marketingmaßnahmen: Deine Streuverluste sind nahezu gleich Null. Die Adressaten kennen dich. Und sie haben bereits gute Erfahrungen mit dir, deinen Produkten und Dienstleistungen gemacht. Vor allem Stammkunden sind erfahrungsgemäß offen für konkrete Anregungen und weitergehende Angebote.

Darf ich das denn?

Aber ja: Eine Trennung von Rechnung und Werbebotschaften verlangt niemand von dir. Als Rechnung gilt laut § 14 Abs. 1 UStG grundsätzlich „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird“. Die Liste der Rechnungs-Pflichtangaben ist zwar lang. Eine Beschränkung auf reine Abrechnungsinformationen sieht das Gesetz aber an keiner Stelle vor.

Besondere Formvorschriften gibt es auch nicht: Eine Rechnung muss in Schriftform gestellt werden und die Pflichtbestandteile enthalten. Das war’s aber auch schon. Deiner Fantasie sind grundsätzlich keine Grenzen gesetzt.

Vielseitiger Werbeträger

Je nach Branche, Zielgruppe und konkretem Einsatzzweck lassen sich Rechnungen auf ganz unterschiedliche Weise als Werbeträger verwenden:

  • Individuelle Komplementär- und Zusatzangebote kannst du direkt im Rechnungsanschreiben oder im E-Mail-Begleittext unterbringen.
  • Standardhinweise auf Angebotsseiten und Social-Media-Accounts passen in den Briefkopf oder die Fußzeile des Rechnungsdokuments.
  • Deinen Papier-Rechnungen kannst du Flyer, Prospekte und ähnliche Werbemittel beilegen.
  • Wenn du elektronische Rechnungen verschickst, fügst du deinen E-Mails Zusatzangebote als Dateianhänge im PDF-Format bei.

Wichtig: Übertreiben solltest du den Einsatz von Rechnungen für Werbe- und Angebotszwecke natürlich nicht. Im Mittelpunkt steht immer noch die Abrechnung. Schließlich willst du erst einmal den verdienten Lohn für deine bereits geleistete Arbeit bekommen!

Zusatzangebote und Werbung im Rechnungs-Dokument

In der Rechnung selbst bieten sich der Einleitungs- und Schlusstext für Marketingzwecke an. Wenn du deine Rechnungen mit invoiz schreibst, sieht das zum Beispiel so aus:

Rechnung

Praxistipp:Der praktische invoiz-Texteditor bietet eine Reihe von Hervorhebungs-Funktionen:

  • B= bold / fett,
  • I= italic / kursiv,
  • U= underlinded / unterstrichen sowie
  • Aufzählungen.

Damit kannst du die Aufmerksamkeit des Lesers auf wichtige Inhalte in deinen Einleitungs- und Schlusstexten lenken.

Zusatztipp: Wiederkehrende Werbe- und Angebotsinformationen lassen sich auch in der Fußzeile des Rechnungsvordrucks unterbringen:

Rechnung

Standardangebote als „Textbausteine“

Du möchtest deinen Briefkopf und die Rechnungs-Fußzeile nicht als Werbeträger verwenden? Willst dir aber die manuelle Eingabe wiederkehrender Zusatzangebote und Werbebotschaften sparen? Mit invoiz ist das kein Problem:

Du kannst die Standardtexte deiner Ausgangsrechnungen ganz einfach um Zusatzangebote und Werbebotschaften ergänzen. Dazu wechselst du in den Bereich „Einstellungen > Textbausteine“:

Textbausteine

Dort legst du bei Bedarf gezielt Textbausteine fest für …

  • den Einleitungstext
  • den Schlusstext,
  • den E-Mail-Versand einzelner Rechnungen sowie
  • den E-Mail-Betreff und
  • den E-Mailtext für den automatischen Rechnungs-Versand.

Noch nicht genug Flexibilität?

Standardangebote als „Zahlungsbedingung“

Auch die Standard-Zahlungsbedingungen kannst du um Angebots-Textbausteine ergänzen. Die gewünschten Zusatzinformationen erscheinen dann automatisch im Schlusstext jeder neuen Rechnung. Du findest die voreingestellten Konditionen im Bereich „Einstellungen > Zahlungsbedingungen“:

Zahlungsbedingung

Dort klickst du auf das Stiftsymbol am rechten Rand der von dir verwendeten Zahlungsbedingungen. Im folgenden Dialog „Zahlungsbedingung bearbeiten“ fügst du im Bereich „Text auf Rechnungen“ dein Ergänzungs- oder Zusatzangebot ein:

Zahlungsbedingung

Falls du mit mehreren verschiedenen Zahlungskonditionen arbeitest, wiederholst du die Bearbeitung bei den anderen Textbausteinen.

Die nächste Rechnung enthält dann zusätzlich zu den Zahlungsbedingungen automatisch deine zuvor festgelegten Angebots-Textbausteine:

Zahlungsbedingung

Wichtig: Falls du mit Textbausteinen arbeitest, nimmst du ausgehende Rechnungen am besten ganz genau unter die Lupe. Nur kannst du sicher sein, dass die Empfänger immer aktuelle und passende Zusatzangebote bekommen.

Zusatzangebote beim E-Mailversand

Du verschickst elektronische Rechnungen? Dann kannst du deine Zusatzangebote und Werbeträger auch per E-Mail senden. invoiz lässt dir die Wahl:

  • Entweder gibst du deine Marketing-Message direkt in den Begleittext der E-Mail ein.
  • Oder du fügst Sonderangebote, Prospekte, Produktflyer, Kataloge etc. als Dateianhang hinzu. Die Anhänge lassen sich per Drag&Drop ablegen oder über die Dateiauswahl deines Rechners einfügen:

E-Mailversand

Kombinieren lassen sich die beiden Möglichkeiten natürlich auch: Dazu weist du im E-Mailtext kurz auf den Nutzen deines Zusatzangebots hin. Und weist anschließend auf die weiterführenden Informationen im Dateianhang hin.

So oder so: Per Mausklick auf den Button „E-Mail senden“ bringst du die Rechnung auf den Weg zum Kunden. In dessen Posteingang sieht die Mehrzweck-Nachricht dann so aus:

E-Mailversand

Praxistipp: Beim Dateiversand im E-Mailanhang bist du grundsätzlich nicht an ein bestimmtes Dateiformat gebunden. Am besten nutzt du jedoch das PDF-Format. Word-, Excel- und ähnliche Office-Dokumente werden auf Empfängerseite vielfach durch Spamfilter blockiert.

Noch Fragen?

Was beim Schreiben von Rechnungen sonst noch alles zu beachten ist und wie invoiz dir dabei hilft, erfährst du auf folgenden Seiten:

Am besten probierst du die invoiz-Demo gleich aus. Einfach mit E-Mailadresse und Passwort registrieren. Der volle Funktionsumfang steht dir dann sofort kostenlos zur Verfügung. Du wirst staunen, wie schnell und einfach du professionelle Rechnungen schreiben kannst!

 

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.