Warum du deine Rechnung online schreiben solltest

Moritz Buhl

Eine Rechnung online zu übermitteln ist in jeder Hinsicht komfortabler, schneller und kostengünstiger als der Postweg. Dadurch profitieren letztlich alle Beteiligten:

  • Der Rechnungsaussteller spart sich das aufwendige Drucken, Eintüten und Frankieren von Papierrechnungen und den teuren Versand per Snail-Mail.
  • Der Empfänger umgeht das umständliche Einscannen: Elektronische Rechnung können direkt per Mausklick in die Buchführung übernommen werden. Und nicht zu vergessen:
  • Die Umwelt freut sich über geringeren Ressourcen-Verbrauch.

Mit anderen Worten: Verwaltungsaufwand senken, Geld sparen, Nutzen stiften und Umwelt schützen! Was willst du mehr?

Keine besonderen Anforderungen an Online-Rechnungen

Zumal das Finanzamt auch nichts gegen elektronische Rechnungen einzuwenden hat:

  • Es gelten dieselben inhaltlichen Anforderungen wie für Papierrechnungen.
  • Auf die komplizierte elektronische Signatur von Online-Rechnungen verzichtet der Gesetzgeber schon seit vielen Jahren.

Einzige Einschränkung: Geschäftskunden können von dir eine Papierversion deiner Rechnung verlangen. In § 14 Abs. 1 UStG heißt es dazu: „Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln.“

invoiz-Rechnung online verschicken? Kein Problem!

Auf geht’s: Du möchtest …

  • professionelle Rechnungen schreiben,
  • sie als PDF-Datei speichern,
  • per E-Mail versenden oder
  • deinen Kunden als Link zur Online-Browserversion zum Download bereitstellen?

Kein Problem: Bei invoiz ist der Online-Rechnungsversand standardmäßig voreingestellt.

1. Online-Rechnung schreiben

Nachdem du die App gestartet hast …

  • wechselst du in den Arbeitsbereich „Rechnungen“,
  • klickst auf „Rechnung erstellen“,
  • wählst wie üblich den Adressaten aus,
  • trägst die Rechnungspositionen ein und
  • klickst auf „Speichern“:

2. Online-Rechnung abschließen

Anschließend überprüfst du, ob alle Angaben korrekt sind und klickst auf „Abschließen“. Die folgende Sicherheitsabfrage bestätigst du per Mausklick auf „Jetzt abschließen“:

Damit erfüllst du im Vorbeigehen die strengen GoBD-Anforderungen der Finanzverwaltung. Denn abgeschlossene invoiz-Rechnungen sind zuverlässig gegen nachträgliche Änderungen geschützt. Auf diese Weise bist du bei einer möglichen Steuerprüfung auf der sicheren Seite.

3. Online-Rechnung verschicken

In der folgenden Rechnungsansicht findest du dann vier Versandmöglichkeiten. Gleich drei davon ermöglichen dir den elektronischen Rechnungsversand:

Du kannst die Rechnung …

  • direkt über den invoiz-Server (1) „Per E-Mail senden“ (und dir selbst automatisch eine Kopie schicken lassen),
  • im (2) „PDF“-Format herunterladen, abspeichern und die Rechnung als PDF-Dokument über dein eigenes E-Mailprogramm verschicken,Rechnung online
  • oder aber den Link zur Online-Version der invoiz-Rechnung per Mausklick auf (3) „RE-Link kopieren“ in die Windows-Zwischenablage und / oder eine neue E-Mail kopieren. Den Rechnungs-Link kannst du zum Beispiel auch per WhatsApp oder andere Messenger an deine Kunden übermitteln.

Browserversion der Online-Rechnung

Ganz gleich, welchen Versandweg du wählst: Wenn der Empfänger auf den Link klickt, öffnet sich die Rechnungsansicht im Browser. Von dort aus kann der Kunde deine Rechnung drucken oder als PDF-Dokument herunterladen:

Rechnung online

Praktisch, oder?

Keine Sorge: invoiz kann auch Papier!

Und, klar: Auch du selbst kannst deine Rechnung bei Bedarf für deine Unterlagen ausdrucken und / oder per Post an Old-School-Kunden verschicken. Dabei lässt dir das „Drucken“-Menü der Rechnungsansicht die Wahl, ob du …

  • „Auf eigenes Briefpapier“ oder
  • „Auf Blanko-Briefpapier“ drucken willst:

Rechnung online

Noch Fragen zur Rechnungssoftware?

Weitere Tipps zum Umgang mit der Rechnungs-App invoiz erhältst du zum Beispiel auf folgenden Seiten:

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