Warum du deine Rechnung online schreiben solltest

Moritz Buhl

Emergency-Lösung für von der aktuellen Krise finanziell betroffene Selbständige & Unternehmen

invoiz unterstützt dich in Krisenzeiten, indem wir deinem Unternehmen 365 Tage Zahlungsaufschub gewähren.

Eine Rechnung online zu übermitteln ist in jeder Hinsicht komfortabler, schneller und kostengünstiger als der Postweg. Dadurch profitieren letztlich alle Beteiligten:

  • Der Rechnungsaussteller spart sich das aufwendige Drucken, Eintüten und Frankieren von Papierrechnungen und den teuren Versand per Snail-Mail.
  • Der Empfänger umgeht das umständliche Einscannen: Elektronische Rechnung können direkt per Mausklick in die Buchführung übernommen werden. Und nicht zu vergessen:
  • Die Umwelt freut sich über geringeren Ressourcen-Verbrauch.

Mit anderen Worten: Verwaltungsaufwand senken, Geld sparen, Nutzen stiften und Umwelt schützen! Was willst du mehr?

Keine besonderen Anforderungen an Online-Rechnungen

Zumal das Finanzamt auch nichts gegen elektronische Rechnungen einzuwenden hat:

  • Es gelten dieselben inhaltlichen Anforderungen wie für Papierrechnungen.
  • Auf die komplizierte elektronische Signatur von Online-Rechnungen verzichtet der Gesetzgeber schon seit vielen Jahren.

Einzige Einschränkung: Geschäftskunden können von dir eine Papierversion deiner Rechnung verlangen. In § 14 Abs. 1 UStG heißt es dazu: „Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln.“

invoiz-Rechnung online verschicken? Kein Problem!

Auf geht’s: Du möchtest …

  • professionelle Rechnungen schreiben,
  • sie als PDF-Datei speichern,
  • per E-Mail versenden oder
  • deinen Kunden als Link zur Online-Browserversion zum Download bereitstellen?

Kein Problem: Bei invoiz ist der Online-Rechnungsversand standardmäßig voreingestellt.

1. Online-Rechnung schreiben

Nachdem du die App gestartet hast …

  • wechselst du in den Arbeitsbereich „Rechnungen“,
  • klickst auf „Rechnung erstellen“,
  • wählst wie üblich den Adressaten aus,
  • trägst die Rechnungspositionen ein und
  • klickst auf „Speichern“:

2. Online-Rechnung abschließen

Anschließend überprüfst du, ob alle Angaben korrekt sind und klickst auf „Abschließen“. Die folgende Sicherheitsabfrage bestätigst du per Mausklick auf „Jetzt abschließen“:

Damit erfüllst du im Vorbeigehen die strengen GoBD-Anforderungen der Finanzverwaltung. Denn abgeschlossene invoiz-Rechnungen sind zuverlässig gegen nachträgliche Änderungen geschützt. Auf diese Weise bist du bei einer möglichen Steuerprüfung auf der sicheren Seite.

3. Online-Rechnung verschicken

In der folgenden Rechnungsansicht findest du dann vier Versandmöglichkeiten. Gleich drei davon ermöglichen dir den elektronischen Rechnungsversand:

Du kannst die Rechnung …

  • direkt über den invoiz-Server (1) „Per E-Mail senden“ (und dir selbst automatisch eine Kopie schicken lassen),
  • im (2) „PDF“-Format herunterladen, abspeichern und die Rechnung als PDF-Dokument über dein eigenes E-Mailprogramm verschicken,Rechnung online
  • oder aber den Link zur Online-Version der invoiz-Rechnung per Mausklick auf (3) „RE-Link kopieren“  in die Windows-Zwischenablage und / oder eine neue E-Mail kopieren. Den Rechnungs-Link kannst du zum Beispiel auch per WhatsApp oder andere Messenger an deine Kunden übermitteln.

Browserversion der Online-Rechnung

Ganz gleich, welchen Versandweg du wählst: Wenn der Empfänger auf den Link klickt, öffnet sich die Rechnungsansicht im Browser. Von dort aus kann der Kunde deine Rechnung drucken oder als PDF-Dokument herunterladen:

Rechnung online

Praktisch, oder?

Keine Sorge: invoiz kann auch Papier!

Und, klar: Auch du selbst kannst deine Rechnung bei Bedarf für deine Unterlagen ausdrucken und / oder per Post an Old-School-Kunden verschicken. Dabei lässt dir das „Drucken“-Menü der Rechnungsansicht die Wahl, ob du …

  • „Auf eigenes Briefpapier“ oder
  • „Auf Blanko-Briefpapier“ drucken willst:

Rechnung online

Noch Fragen zur Rechnungssoftware?

Weitere Tipps zum Umgang mit der Rechnungs-App invoiz erhältst du zum Beispiel auf folgenden Seiten:

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