Was ist eigentlich der Unterschied zwischen Rechnung und Quittung?

Moritz Buhl

Es gibt eine Menge unterschiedliche Bezeichnungen für geschäftliche Dokumente: Im Alltag von Verbrauchern spielen die Feinheiten normalerweise keine große Rolle. Als Selbstständiger solltest du die verschiedenen Bedeutungen und Einsatzzwecke der wichtigsten Dokumentenarten aber schon kennen. Auf den nächsten Seiten erfährst du, was es auf sich hat mit…

  • Belegen,
  • Rechnungen,
  • Quittungen,
  • Kassenbons und Kassenbelegen oder auch
  • Eigenbelegen.

Um die Eingangsfrage vorweg kurz und knapp zu beantworten: Mit einer Rechnung forderst du die Bezahlung von Lieferungen und Dienstleistungen ein. Mit einer Quittung bestätigst du den Empfang von Lieferungen / Leistungen oder deren Bezahlung. Unter bestimmten Umständen können Rechnungsdokumente aber auch Quittungsfunktion haben und umgekehrt.

Doch der Reihe nach:

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1. Sammelbegriff „Beleg“: Einer für (fast) alles!

Damit der Inhalt geschäftlicher Transaktionen im Nachhinein beweisbar ist oder zumindest glaubhaft gemacht werden kann, sind Nachweise erforderlich. Besonders wichtig sind im Geschäftsleben Verträge, Abrechnungen und Zahlungsnachweise: Damit geben die Beteiligten untereinander rechtlich verbindliche Willenserklärungen ab und bestätigen sich anschließend gegenseitig, wann und wie sie ihre Pflichten erfüllt haben.

Im betrieblichen Rechnungswesen bezeichnen Kaufleute solche Nachweise ganz allgemein als „Belege“. Auf Basis von Belegen ermitteln beispielsweise Finanzämter die fälligen Steuern und Abgaben. Außerdem verlangen Gerichte in Streitfällen Urkunden und andere Belege, damit sie auf deren Basis ein Urteil fällen können.

Wichtig: Um Ansprüche geltend machen zu können, sind grundsätzlich externe Belege erforderlich. Bei der Überprüfung von Steuerangelegenheiten spielen aber oft auch interne Belege eine Rolle (zum Beispiel Kalkulationen und Buchhaltungsunterlagen). Deshalb gibt es eine Menge Vorschiften über die Art und Dauer der Aufbewahrung von Papierbelegen und elektronischen Dokumenten.

Lektüretipps:

2. Rechnung: Das volle Umsatzsteuer-Programm

Auf Rechnungen machen Geschäftsleute Angaben über Art, Umfang und Zeitpunkt von zuvor erbrachten Lieferungen und Dienstleistungen. Außerdem nennen sie den Preis und die enthaltene Umsatzsteuer und fordern den Rechnungsempfänger üblicherweise auf, den Rechnungsbetrag spätestens bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu bezahlen.

Die wichtigsten Form- und Inhaltsvorschriften findest du in § 14 Umsatzsteuergesetz. Welche Bezeichnung ein Abrechnungsdokument trägt, spielt demnach keine Rolle:

„Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“

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Dann bist du in der invoiz Bibliothek bestens aufgehoben! Unter „Rechnung schreiben: So geht’s!“ klären wir alle Fragen rund um die Rechnungsstellung.

Eine generelle gesetzliche Pflicht, Rechnungen auszustellen gibt es nicht: Anspruch auf eine Rechnung haben normalerweise nur Geschäftsleute, damit sie sich den im Kaufpreis enthaltenen Umsatzsteueranteil vom Finanzamt erstatten lassen können.

Wichtig: Normalfall ist zwar nach wie vor die Papierrechnung. Sofern der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist, dürfen Rechnungen von Gesetzes wegen auch in elektronischer Form übermittelt werden.

Lektüretipp: Bei den gefürchteten Rechnungs-Pflichtbestandteilen sind invoiz-Anwender zum Glück auf der sicheren Seite. Ausführliche Infos dazu gibt es im Blogbeitrag „Rechnung schreiben: Die 10 Pflichtangaben“ und im invoiz-Tutorial „Schritt für Schritt zur Profi-Rechnung“.

3. Quittung: Multifunktionale Empfangsbestätigung

Informationen darüber, ob, wann und in welchem Umfang eine Rechnung bezahlt worden ist, finden sich auf dem Rechnungsdokument üblicherweise nicht. Die Bezahlung der Geldschuld wird in der Praxis auf unterschiedliche Weise belegt:

  • Bargeldlose Transaktionen (z. B. Überweisungen, Lastschriften oder Kreditkartenzahlungen) lassen sich durch Kontoauszüge nachweisen.
  • Bargeldzahlungen werden meistens mithilfe von Kassenbons dokumentiert. Manchmal stellen Händler, Handwerker und Dienstleister aber auch manuelle Quittungs-Belege aus. Dabei finden häufig vorgedruckte Quittungsblocks Verwendung.

Quittungen sind aber mehr als nur Zahlungsnachweise: Ganz allgemein gesprochen handelt es sich bei einer Quittung um eine schriftliche Bestätigung über den Empfang einer Lieferung oder Leistung:

  • Dem Postboten quittierst du an der Haustür zum Beispiel den Empfang eines Pakets.
  • An der Warenausgabe des Händlers unterschreibst du eine Empfangsbestätigung über die ausgehändigte Ware.
  • Der Seminaranbieter quittiert dir die Barzahlung der Seminargebühr auf einem Quittungsblock.

Ganz gleich, ob Kunde oder Lieferant: Die Quittung beweist, dass der zahlungs- oder leistungspflichtige Schuldner seine Vertragspflichten erfüllt hat.

Rechtlich geregelt ist die Quittungspflicht in § 368 BGB. Dort heißt es: „Der Gläubiger hat gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis (Quittung) zu erteilen.“

Da hier die Schriftform verlangt wird, muss die Quittung gemäß § 126 BGB „von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift […] unterzeichnet werden“.

Eine formvollendete Quittung enthält demnach Angaben über …

  • die Namen des Leistenden und des Empfängers,
  • die Art der Leistung (z. B. Höhe des Zahlbetrags),
  • das Datum der Leistungserbringung sowie
  • die Unterschrift des Empfängers.

Erst durch die handschriftliche Unterschrift des Empfängers wird eine Empfangsbestätigung zur beweiskräftigen Quittung. Nur die ist eine vollwertige Urkunde, mit der zum Beispiel in einem Gerichtsverfahren der Empfang einer Leistung sicher nachgewiesen werden kann. Das bedeutet aber auch:

  • Mithilfe eines Kontoauszugs lässt sich die Bezahlung einer Geldschuld zwar glaubhaft machen – um ein ausdrückliches „Empfangsbekenntnis“ im Sinne des BGB handelt es sich genau genommen jedoch nicht!
  • Das gilt auch für Kassenbelege: Mangels eigenhändiger Unterschrift des Empfängers sind Kassenbons keine vollwertigen Quittungen.

Keine Sorge: Solange es um Kleinbetragsrechnungen von bis zu 250 Euro (inklusive Umsatzsteuer) geht, ist das zumindest steuerlich überhaupt kein Problem. Die werden vom Finanzamt auch ohne Unterschrift als Zahlungsnachweis anerkannt – vorausgesetzt natürlich, die Pflichtbestandteile sind enthalten. Einzelheiten zu diesem Thema findest du im Beitrag „Kleinbetragsrechnungen: Jetzt bis 250 Euro zulässig!

Bleiben noch die Mischformen aus Rechnungen und Quittungen, die im Alltag nach wie vor gelegentlich vorkommen:

4. Rechnung als Quittung?

Rechnungen sind auch ohne eigenhändige Unterschrift des Ausstellers gültig – Quittungen hingegen nicht. Beide Belegarten lassen sich bei Bedarf aber miteinander kombinieren.

Im Einzelhandel kann das zum Beispiel so aussehen:

  • Du druckst je ein Rechnungsexemplar für dich und deinen Kunden,
  • übergibst die Lieferung,
  • lässt dir den Empfang der Ware auf deiner eigenen Rechnungskopie bestätigen („Ware erhalten am 25.06.2018: [Unterschrift des Kunden]“)
  • kassierst im Gegenzug den Rechnungsbetrag und
  • bestätigst dem Kunden die Bezahlung auf seinem Rechnungsexemplar („Bar bezahlt am 25.06.2018: [Unterschrift des Rechnungsausstellers]“)

In manchen Betrieben gibt es zu diesem Zweck sogar eigens einen „Betrag dankend erhalten“-Stempel: Der wird unter das Rechnungsexemplar des Kunden gesetzt, mit Datum versehen und eigenhändig unterschrieben – fertig ist die Rechnung mit Empfangsbestätigung.

5. Quittung als Rechnung?

Umgekehrt verwenden manche Händler, Handwerker und Kleingewerbetreibende Quittungen von vornherein als Rechnungsersatz. Sofern der Gesamtbetrag (inklusive Umsatzsteuer) 250 Euro nicht überschreitet, ist das steuerlich zulässig. Damit das Finanzamt eine Quittung zugleich als Rechnung anerkennt, müssen mindestens die folgenden Angaben enthalten sein:

  • Name und Anschrift des Rechnungsausstellers („leistender Unternehmer“),
  • Ausstellungsdatum der Quittung / Rechnung,
  • Art und Anzahl der gekauften Produkte und Dienstleistungen,
  • Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) sowie
  • der Steuersatz (oder Grund einer eventuellen Steuerbefreiung).

Die Angabe von Steuernummern und Steuerbeträgen ist nicht erforderlich.

Noch Fragen?

Was beim Schreiben von Rechnungen, Quittungen und anderen geschäftlichen Dokumenten sonst noch alles zu beachten ist und wie invoiz dir dabei hilft, erfährst du auf folgenden Seiten:

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