Was ist der Unterschied zwischen einer Mahnung und einer Zahlungserinnerung?

Moritz Buhl

Emergency-Lösung für von der aktuellen Krise finanziell betroffene Selbständige & Unternehmen

invoiz unterstützt dich in Krisenzeiten, indem wir deinem Unternehmen 365 Tage Zahlungsaufschub gewähren.

Mit einer Mahnung oder Zahlungserinnerung weist du säumige Zahler auf überfällige Zahlungen hin. Rein rechtlich gibt es keinen Unterschied zwischen einer förmlichen Mahnung und einer freundlichen Zahlungserinnerung.
Mit anderen Worten: Welche Überschrift du bei deinen Rechnungen und Mahnungen an säumige Zahler verwendest, ist deine Sache.

Mehrstufiges Mahnverfahren: Kalter Kaffee!

Versäumt ein Kunde, rechtzeitig seine Rechnung zu begleichen, verschicken manche Unternehmen mehrere Erinnerungsschreiben:

In einer informellen Zahlungserinnerung weist der Gläubiger den Kunden freundlich darauf hin, dass der Kunde die Rechnung noch nicht bezahlt hat.
Die förmliche erste und zweite Mahnung hat dann schon einen stärker fordernden Charakter.
Die dritte und letzte Mahnung schließlich enthält eine ultimative Zahlungsaufforderung. Oft verbunden mit dem Hinweis, dass bei weiterhin ausbleibender Zahlung „rechtliche Schritte“ eingeleitet werden. Zum Beispiel das gerichtliche Mahnverfahren oder gleich die Klage vor Gericht.
Diese Unterscheidung zwischen einer Zahlungserinnerung und bis zu drei Mahnungen ist antiquiert. Eine rechtliche Grundlage dafür gab und gibt es nicht. Sobald die Rechnung gestellt und die Forderung fällig ist, wird der Schuldner mit maximal einer Mahnung in Verzug gesetzt.

Zahlungserinnerung oder Mahnung? Verzug!

Ganz gleich, wie die Überschrift deines Mahnschreibens lautet: Entscheidend ist die Funktion der Zahlungsaufforderung. Denn du setzt den Schuldner einer ausstehenden Zahlung durch deine Zahlungserinnerung oder Mahnung in Verzug. Sofern er das nicht ohnehin schon ist.

Unter bestimmten Umständen erübrigt es sich, eine Mahnung zu schicken:

  • 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung gerät der Schuldner automatisch in Verzug. Das ist in § 286 BGB geregelt.
  • Gegenüber Privatleuten („Verbrauchern“) greift die Verzugsautomatik allerdings nur bedingt. Du musst sie zuvor ausdrücklich auf die Rechtsfolgen hinweisen!

Wichtig: Dass ein Schuldner automatisch oder mit höchstens einer Mahnung in Verzug gerät, ist die rechtliche Seite. Mindestens ebenso wichtig ist die Kommunikation. Bevor du schwere Geschütze auffährst, hakst du am besten kurz nach. Das gilt vor allem für Groß- und Stammkunden. Fehler und Versäumnisse kommen in den besten Betrieben vor.

Schadenersatz nach Zahlungserinnerung oder Mahnung

Die Fälligkeit einer Geldforderung und der Verzug des Zahlungspflichtigen sind zwei verschiedene paar Schuhe. Erst mit Eintritt des Verzugs kannst du den Ersatz deines „Verzugsschadens“ verlangen. Dann hast du zum Beispiel Anspruch auf …

  • Mahngebühren,
  • Mahnpauschalen und
  • Verzugszinsen.

Außerdem kannst du weitere Maßnahmen zur Erzwingung der Zahlung einleiten. Wie zum Beispiel das gerichtliche Mahnverfahren.

Lektüretipp: Mit dem Unterschied zwischen Fälligkeit und Verzug beschäftigt sich unser Beitrag „Mustergültig mahnen: Von Forderungen, Fälligkeit & Verzug“.

 

Du willst noch mehr zum Thema Mahnungen wissen?

Dann bist du in unserer invoiz Bibliothek bestens aufgehoben. Auf der Seite „Mahnung schreiben – so geht’s“ findest du alles, was du wissen musst. 🙂

invoiz-Mahnmaschine: Das ist ja einfach!

Bei Bedarf verschickst du mit invoiz im Handumdrehen Mahnungen und Zahlungserinnerungen. Dazu genügen gerade mal drei Mausklicks:

  • Du klickst du am rechten Rand der überfälligen Rechnung auf den Abwärtspfeil,
  • wählst den Eintrag „Zahlungserinnerung / Mahnung erstellen“ und schon
  • kannst du die Rechnung „Per E-Mail senden“ oder sie dir zuvor als „PDF anzeigen“ lassen:

Und es geht sogar noch schneller: Bei Bedarf erstellt invoiz sogar vollautomatisch Mahnungen. Dazu …

  • klickst du beim Erstellen der Rechnung auf „Wähle hier deine Zahlungsbedingung aus“,
  • legst die Zahlungskonditionen fest (z. B. „14 Tage nach Erhalt der Rechnung“),
  • aktivierst die Option „Mahnungen für diese Rechnung automatisch senden an“ und
  • trägst die E-Mailadresse des Kunden ein:

Sobald eine Rechnung überfällig ist, verschickt invoiz die passende Zahlungserinnerung oder Mahnung per E-Mail. Wie die invoiz-Mahnautomatik im Einzelnen funktioniert, erfährst du im Blogbeitrag „Automatischer Mahnversand in invoiz“.

Noch Fragen?

Was beim Start in die Selbstständigkeit in Sachen Forderungsmanagement sonst noch alles zu beachten ist, erfährst du auf folgenden Seiten:

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