Kleinunternehmer und Kleingewerbe: Was ist der Unterschied?

Moritz Buhl

Die Begriffe „Kleinunternehmer“ und „Kleingewerbe“ werden oft gleichbedeutend verwendet – meist im Sinne von „kleines Unternehmen“. Das ist zwar naheliegend, aber genau genommen unzutreffend. Denn die Begriffe bezeichnen zwei völlig unterschiedliche Sachverhalte. Kurz gesagt:

  • Kleinunternehmer ist ein Begriff aus dem Umsatzsteuerrecht: Die „Besteuerung der Kleinunternehmer“ ist in 19 UStG geregelt. Unternehmer, die im Vorjahr nicht mehr als 17.500 Euro Umsatz gemacht haben und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz machen werden, brauchen auf ihren Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer auszuweisen. Außerdem können sich Kleinunternehmer die monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen sparen. Damit verlieren sie aber auch das Recht, sich die bei ihren betrieblichen Einkäufen selbst bezahlte Umsatzsteuer (= „Vorsteuer“) vom Finanzamt erstatten zu lassen.
  • Der Begriff Kleingewerbe stammt dagegen aus dem Handels- und Gewerberecht: Wenn ein Gewerbebetrieb „nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert“, gilt der Betreiber gemäß 1 Abs. 2 HGB nicht als „Kaufmann“. Wegen des eingeschränkten Geschäftsumfanges muss ein Kleingewerbetreibender die anspruchsvollen Vorschriften des Handelsgesetzbuches nicht beachten. Für kleine Gewerbebetriebe gelten stattdessen die Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), aber auch die Gewerbeordnung, die allgemeinen Steuervorschriften und die Sozialgesetze.

Mit anderen Worten: Umsatzsteuerliche Kleinunternehmer, die ein Gewerbe betreiben, sind zugleich Kleingewerbetreibende. Umgekehrt gelten Kleingewerbetreibende aber erst dann als Kleinunternehmer, wenn sie die entsprechenden Jahresumsatzgrenzen unterschreiten.

Außerdem gibt es sehr viele Kleinunternehmer, die kein Kleingewerbe betreiben: Da Freiberufler und ähnliche Selbstständige per Definition nicht gewerblich tätig sind, gelten sie auch nicht als Kleingewerbetreibende – selbst dann, wenn sie sehr geringe Umsätze und Gewinne erzielen. Kleinunternehmer können Freiberufler mit geringen Umsätzen dagegen sehr wohl sein.

Was ist ein Kleinunternehmer?

Ganz gleich, ob Freiberufler oder Gewerbetreibender: Als Kleinunternehmer kannst du bei der Umsatzsteuer einige Vereinfachungen in Anspruch nehmen:

  • Du brauchst dir keine Gedanken über den richtigen Umsatzsteuersatz für deine Produkte und Dienstleistungen zu machen,
  • musst auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen (ein Hinweis auf den Grund der fehlenden Umsatzsteuer genügt),
  • kannst dir die monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen sparen und
  • brauchst keine Umsatzeuer-Einnahmen ans Finanzamt zu überweisen.

Manche Finanzämter erlassen Kleinunternehmern sogar die Jahres-Umsatzsteuererklärung. Das ist aber nicht der Normalfall: Von Rechts wegen müssen Kleinunternehmer einmal im Jahr eine Umsatzsteuererklärung abgeben: Darin bestätigen sie, dass sie wirklich keine Umsatzsteuer eingenommen haben.

Voraussetzungen für den Kleinunternehmer-Status

Als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer giltst du, solange …

  • dein Vorjahresumsatz (z. B. 2017) weniger als 17.500 Euro betragen hat und
  • im laufenden Jahr (z. B. 2018) voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro betragen wird.

Mangels Vorjahresumsatz begnügt sich das Finanzamt im Jahr der Gründung mit einer seriösen Umsatzschätzung. Die gibst du auf dem „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ ab, den du bei Aufnahme deiner selbstständigen oder gewerblichen Tätigkeit ausfüllen musst. Als Jahresumsatz gilt dabei vereinfacht gesagt die Summe aller Betriebseinnahmen aus dem Verkauf umsatzsteuerpflichtiger (!) Produkte und Dienstleistungen

Hinweis: Wenn du deine Tätigkeit nicht im Januar eines Jahres aufnimmst, musst du den tatsächlich erwarteten Umsatz auf ein ganzes Jahr hochrechnen: Angenommen, du startest im August 2018 und erwartest in den fünf Monaten des „Rumpfjahres“ Einnahmen von 10.000 Euro. Dann liegt dein voraussichtlicher Jahresumsatz bei 10.000 / 5 x 12 = 24.000 Euro – und damit deutlich weit über der Kleinunternehmer-Grenze.

Und gleich noch ein Hinweis hinterher: Der Kleinunternehmer-Status ist personenbezogen. Wenn du mehrere Unternehmen hast und / oder verschiedene Tätigkeiten ausübst, kannst du die Kleinunternehmer-Regelung nicht mehrfach in Anspruch nehmen. In die genannten Umsatzgrenzen fließen sämtliche Umsätze ein, die ein Unternehmer im Laufe eines Jahres erzielt.

Beispiel:

  • Eine gewerbliche Ebay-Händlerin hat im Vorjahr Waren im Wert von 15.000 Euro verkauft.
  • Als freiberufliche Bloggerin hat sie im selben Zeitraum weitere 10.000 Euro verdient.

Dann beträgt ihr Vorjahresumsatz 25.000 Euro und sie gilt nicht mehr als Kleinunternehmerin!

Wichtig: Um die laufende Überwachung des Jahresumsatzes musst du dich selber kümmern. Denn das Finanzamt erfährt ja immer erst mit monatelanger Verzögerung, wie hoch dein Vorjahresumsatz gewesen ist. Angenommen, du bis im Jahr 2018 Kleinunternehmer. Wenn du Ende des Jahres feststellst, dass du mehr als 17.500 Euro eingenommen hast, ist das für 2018 kein Problem. Du musst also nicht etwa befürchten, dass dir der Kleinunternehmer-Status nachträglich entzogen wird.

Ab Januar 2019 bist du dann aber definitiv kein Kleinunternehmer mehr: Du unterliegst dann automatisch der Regelversteuerung: Du musst Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen, Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben und deine Umsatzsteuereinnahmen nach Abzug deiner Vorsteuerausgaben ans Finanzamt abführen. Eine ausdrückliche Aufforderung vom Finanzamt bekommst du nicht!

Lohnt sich der Kleinunternehmer-Status für mich?

Vorweg: Niemand kann dich zwingen, die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch zu nehmen. Viele Gründer verzichten von vornherein freiwillig darauf, unter anderem, weil sie …

  • fürchten, als Kleinunternehmer von ihren Kunden „nicht für voll genommen“ zu werden,
  • die Vorsteuer aus Anfangsinvestitionen geltend machen wollen,
  • ohnehin planen zu expandieren und spätestens im zweiten oder dritten Jahr über der Umsatzgrenze liegen werden und
  • sich Diskussionen mit ihren Kunden über Preiserhöhungen durch den Ausweis der Umsatzsteuer ersparen wollen.

Apropos Preise: Echte Preisvorteile gegenüber der regelbesteuerten Konkurrenz ergeben sich für Kleinunternehmer durch den fehlenden Umsatzsteuerausweis ohnehin nur im Privatkunden-Geschäft. Für Geschäftskunden stellt der Umsatzsteueranteil ja keine echte finanzielle Belastung dar: Unternehmen bekommen den Vorsteueranteil ja vom Finanzamt erstattet.

Wichtig: Falls du dich entscheidest, freiwillig auf die Anwendung der Kleinunternehmer-Regelung zu verzichten, bist du fünf Jahre lang daran gebunden. Auf diese Weise versucht der Gesetzgeber, unerwünschte Vorsteuer-Mitnahmeeffekte durch den jahresweisen Wechsel zwischen Kleinunternehmer-Regelung und Regelbesteuerung zu verhindern.

Lektüretipps: Ausführliche Informationen zur Kleinunternehmer-Regelung findest du unter anderem in folgenden invoiz-Blogbeiträgen:

invoiz Screenshot

Dein Finanz- und Rechnungstool

Was ist ein Kleingewerbe?

Eine eindeutige gesetzliche Definition des Gewerbe-Begriffs gibt es nicht. Laut herrschender Rechtsprechung zeichnet sich ein Gewerbe durch mehrere Merkmale aus. Als Gewerbe gilt demnach grundsätzlich jede legale unternehmerische Tätigkeit, die …

  • auf eigene Rechnung,
  • in eigener Verantwortung,
  • auf Dauer und
  • nach außen erkennbar,
  • gegen Entgelt ausgeübt wird,
  • um Gewinn zu erzielen.

Wichtig: Kein Gewerbe betreiben Freiberufler (wie zum Beispiel Ärzte, Architekten, Rechtsanwälte oder Journalisten) und ähnliche Selbstständige sowie Land- und Forstwirte. Sie brauchen auch keinen Gewerbeschein.

Lektüretipp: Ausführlichere Informationen zum Unterschied zwischen freien Berufen und Gewerbebetrieben findest du im invoiz-Blogbeitrag „Freiberufler oder Gewerbetreibender: Wie bist du unterwegs?

Allgemeine Vorschriften für Gewerbebetriebe

In Deutschland herrscht Gewerbefreiheit. Das Betreiben legaler Gewerbe ist erwünscht und in der Regel nicht von einer staatlichen Zulassung abhängig. Besondere Genehmigungen, Erlaubnisse oder Konzessionen gelten nur im Handwerk (Stichwort: „Meisterbrief“) sowie in manchen gefahrengeneigten und staatlich regulierten Branchen (z. B. Apotheken, Energieversorger, Fahrschulen etc.)

In den meisten anderen Branchen und Berufen genügt laut § 14 Gewerbeordnung dagegen die schlichte „Anzeige“ der Aufnahme einer gewerblichen Tätigkeit. Den Fragebogen zur Gewerbeanmeldung lässt du beim Gewerbe- oder Ordnungsamt abstempeln. Das fertige Dokument ist dann der berühmte Gewerbeschein.

Einen Gewerbeschein brauchen gewerbliche Unternehmen aller Art und Größe: Gewerbebetriebe können internationale Industriekonzerne, mittelständische Handelsunternehmen, kleine und große Handwerksbetriebe und Dienstleister sein. Sie alle müssen bei ihren Geschäften die Gewerbeordnung sowie die allgemeinen Steuer- und Sozialgesetze beachten.

Für „Handelsgewerbe“ gilt zusätzlich (und vorrangig!) das Handelsgesetzbuch (HGB). Der Begriff Handelsgewerbe sorgt bei vielen Gründern und Jungunternehmern für Verwirrung. Anders als der „Handels“-Begriff vermuten lässt, betrifft das HGB jedoch nicht etwa nur Groß- und Einzelhändler und andere Handelsunternehmen. Vielmehr gelten die HGB-Vorschriften für Geschäfte zwischen (gewerblichen) Kaufleuten aller Art.

Auf die Branche kommt es nicht an! Kaufleute …

  • werden ins Handelsregister eingetragen,
  • können Firmen gründen (z. B. Kapital- und Personengesellschaften)
  • müssen Handelsbücher führen,
  • Steuer- und Handelsbilanzen erstellen sowie
  • zahlreiche Gepflogenheiten bei besonderen Geschäftsarten kennen und beachten (z. B. Kommissions-, Fracht- und Speditionsgeschäften).

All dies und noch viel mehr erfordert erhebliches kaufmännisches Know-how, das der Gesetzgeber den Betreibern kleinerer Gewerbebetriebe nicht zumuten wollte. Und genau deshalb findet sich in § 1 Abs. 2 HGB die Einschränkung:

„Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, daß das Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert.“

Damit sind wir endlich beim Unterschied zwischen „Gewerbe“ und „Kleingewerbe“: Wenn ein gewerbliches Unternehmen keinen „in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb“ erfordert, handelt es sich um ein Kleingewerbe. Kriterien für die Einstufung als Kleingewerbe liefert der Gesetzgeber zwar nicht. Wenn du dich wegen deiner Rechtsform nicht ohnehin Handelsregister eintragen lassen willst oder musst, spielt das zu Beginn aber keine Rolle: Als gewerblicher Einzelunternehmer kannst du in der Regel davon ausgehen, dass du ein Kleingewerbe betreibst. Mehr dazu weiter unten im Abschnitt „Kleingewerbe-Kriterien“.

Besonderheiten des Kleingewerbes

Ein Kleingewerbe ist ein gewerbliches Unternehmen, dessen Betreiber nicht an die Vorschriften des Handelsgesetzbuches gebunden ist. Im Unterschied zu Freiberuflern und ähnlichen Selbstständigen ist für den Betrieb eines Kleingewerbes ein Gewerbeschein erforderlich. Kleingewerbe …

  • werden nicht ins Handelsregister eingetragen,
  • können sich die doppelte kaufmännische Buchführung sparen,
  • brauchen keine Bilanzen zu erstellen und
  • müssen auch keine kaufmännischen Branchengepflogenheiten und Spezialvorschriften beachten (z. B. Vertragsschluss durch kaufmännisches Bestätigungsschreiben).

Wichtig: Kleingewerbetreibende sind zwar keine Kaufleute – als Unternehmer gelten sie aber sehr wohl! In Ausübung deiner gewerblichen Tätigkeit kannst du dich also zum Beispiel nicht auf den Verbraucherschutz berufen (wie zum Beispiel das 14-tägige Rückgaberecht im Versandhandel).

Die Vorschriften für Kleingewerbetreibende finden sich im Bürgerlichen Gesetzbuch, in der Gewerbeordnung, der Abgabenordnung und anderen Steuer- und Sozialgesetzen. Auch wenn du dir die kaufmännischen Feinheiten sparen kannst, kommt beim Start eines Kleingewerbes einiges auf dich zu:

  • Anmelden deines Gewerbes beim Ordnungs- und Gewerbeamt (= Gewerbeschein),
  • Anmelden deiner Tätigkeit beim Finanzamt (Ausfüllen des „Fragebogens zur steuerlichen Erfassung“),
  • Abgabe monatlicher Umsatzsteuervoranmeldungen (sofern du kein umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer bist),
  • Abgabe jährlicher Einkommen-, Umsatz- und Gewerbesteuererklärungen,
  • Mitgliedschaft in der lokalen Industrie- und Handelskammer,
  • Beantragen einer Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit (falls du Mitarbeiter beschäftigen wirst) und die
  • Anmeldung der Mitarbeiter bei der Berufsgenossenschaft und der Krankenkasse.

Und was ist, wenn mein Unternehmen wächst? Wie lange gelte ich denn als Kleingewerbetreibender?

Kleingewerbe-Kriterien

Zum Glück musst du dir darum keine Gedanken machen: Nur wenn du eine Kapitalgesellschaft (z. B. Unternehmergesellschaft oder GmbH) oder eine HGB-Personengesellschaft (KG oder OHG) gründen willst, musst du dich sofort ins Handelsregister eintragen lassen. Dann giltst du auch automatisch als Kaufmann und musst die HGB-Vorschriften beachten.

In allen anderen Fällen kannst du als Einzelunternehmer erst einmal davon ausgehen, dass du bis auf Weiteres ein Kleingewerbe führst. Das gilt auch dann, wenn du dich mit einem Geschäftspartner zu einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR, BGB-Gesellschaft) zusammenschließt. Im Zweifel wird die Kaufmannseigenschaft in der Gesamtschau anhand verschiedener Kriterien geprüft – darunter:

  • Umsatzhöhe,
  • Mitarbeiterzahl,
  • Betriebsvermögen,
  • eingesetztes Fremdkapital oder auch
  • Anzahl der Geschäftsbeziehungen und Geschäftsvorfälle.

Verallgemeinerbare Zahlen oder Grenzwerte für die verschiedenen Aspekte gibt es nicht. Die Beurteilung der Kriterien ist branchenabhängig:

  • So kann ein gewerblicher Einzelkämpfer mit etwas Geschick durch den Verkauf oder die Vermittlung einiger weniger Immobilien oder Luxuswaren Millionenumsätze erzielen. Eine komplizierte kaufmännische Buchführung ist dafür erforderlich.
  • Eine vergleichbare Umsatz-Größenordnung wird ein stationärer Endkunden-Dienstleister dagegen nur mit vielen Mitarbeitern an unterschiedlichen Standorten erzielen können. Hier ist der Verwaltungs- und Dokumentationsaufwand deutlich höher.

Doch um all das brauchst du dir erst einmal keine Sorgen zu machen: Sobald du aus Sicht des Finanzamts oder eines Gerichts die Grenzen eines Kleingewerbes sprengst, wirst du von Amts wegen aufgefordert, in Zukunft die kaufmännischen Vorschriften zu erfüllen. Das gilt dann aber erst mit Beginn des Jahres, das auf die Aufforderung folgt.

Bevor das passiert, wirst du aber vermutlich aus steuerlichen und haftungsrechtlichen Gründen ohnehin längst eine „richtige“ Firma gegründet haben. All das besprichst du am besten mit einem Steuerberater. Falls du noch keinen hast, lohnt sich ein Blick auf den invoiz-Blogbeitrag „Steuern & Buchführung: Selber machen oder Berater?

Noch Fragen?

Was beim Start in die Selbstständigkeit sonst noch alles zu beachten ist und wie invoiz dir dabei hilft, erfährst du auf folgenden Seiten:

Am besten probierst du die invoiz-Demo gleich aus: Einfach mit E-Mailadresse und Passwort registrieren – und sofort steht dir der volle Funktionsumfang kostenlos zur Verfügung. Du kannst das „führende Finanz- und Rechnungsprogramm für erfolgshungrige Unternehmer“ dann 14 Tage lang auf Herz und Nieren testen. So bist du hinterher sicher, dass es alle deine Anforderungen erfüllt.

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