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Wie schreibe ich eine Zahlungserinnerung?

Moritz Buhl

Mit einer freundlichen Zahlungserinnerung weist du säumige Kunden auf ausstehende Zahlungen hin. Zugleich forderst du sie auf, die offene Rechnung zu begleichen.

Dabei spielt es keine Rolle, ob du …

  • die Zahlungserinnerung per Post, E-Mail oder Fax verschickst und
  • das Anschreiben als Mahnung oder Zahlungserinnerung bezeichnest.

Auch mündliche Zahlungserinnerungen sind grundsätzlich möglich. Aus Beweisgründen empfiehlt es sich jedoch, eine schriftliche Mahnung zu schicken.

Per Mahnung in Verzug

Rechtlich haben Mahnungen und Zahlungserinnerungen den Zweck, einen Schuldner in Verzug zu setzen. Das ist in § 286 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) geregelt.

Der Eintritt des Verzugs wiederum ist Voraussetzung dafür, dass du deinen Verzugsschaden geltend machen kannst. Der Verzugs-Schadenersatz erfolgt zum Beispiel in Form von …

  • Mahngebühren,
  • Mahnpauschale und / oder
  • Verzugszinsen.

Wichtig: Rein rechtlich ist höchstens eine Mahnung erforderlich, um den Empfänger einer fälligen Rechnung in Verzug zu setzen. Oft noch nicht einmal das:

Denn § 286 Abs. 3 BGB sieht vor, dass Geschäftskunden spätestens „30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung“ automatisch in Verzug geraten. Gegenüber Verbrauchern greift diese Verzugsautomatik nur dann, wenn du deinen Schuldner in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen hast.

Lektüretipp: Ausführliche Informationen zu den rechtlichen Grundlagen des Mahnwesens findest du im invoiz-Beitrag „Mustergültig mahnen: Von Forderungen, Fälligkeit & Verzug„.

Bitte überweisen: Freundliche Erinnerung statt Drohgebärden

So viel zur rechtlichen Seite. Viel wichtiger im geschäftlichen Alltag ist aber zunächst die freundliche Kommunikation mit deinen Kunden. Rechtliche Schritte einleiten kannst du später immer noch.

Viele ausbleibende Zahlungen haben ganz harmlose Gründe. Es kommt nun mal in den besten Familien und Unternehmen vor, dass eine Rechnung …

  • aus Urlaubs- oder Krankheitsgründen liegenbleibt und nicht beglichen wird,
  • auf dem Post- oder Verteilweg verloren geht oder
  • das korrekte Fälligkeitsdatum einmal übersehen wird.

Wer bei ausbleibenden Zahlungen mit rechtlichen Konsequenzen droht oder gar das gerichtliche Mahnverfahren einleitet, zerschlägt nur unnötig Porzellan.

Vorbildlich: Professionelle invoiz-Zahlungserinnerung

Wie man eine erfolgreiche Zahlungserinnerung schreiben kann, zeigen die professionellen Einleitungs- und Schlusstexte der invoiz-Mahnschreiben:

Die freundlich formulierte Zahlungserinnerungs-Vorlage schlägt gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe. Du …

  • informierst den Empfänger sachlich und ohne Vorwurf über den fehlenden Zahlungseingang,
  • signalisierst Verständnis für den Fall, dass es sich tatsächlich um einen Fehler auf Seiten des Kunden handelt,
  • verweist eindeutig auf die zugrundeliegende Rechnung (mit Rechnungsnummer, Datum und Betrag),
  • bittest um zeitnahe Überweisung und
  • bedankst dich für den Fall, dass sich Zahlungserinnerung und Zahlung überschnitten haben.

Und das Beste: Ein solches professionelles Anschreiben verschickst du bei Bedarf mit wenigen Mausklicks:

So erzeugst du eine invoiz-Zahlungserinnerung

Wenn ein Kunde die Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt…

  • öffnest du den Arbeitsbereich „Rechnungen“,
  • wechselst zum Register „Offen“,
  • klickst bei der unbezahlten Rechnung auf den Abwärtspfeil in der „Brutto“-Spalte und
  • dann auf „Zahlungserinnerung / Mahnung erstellen“:

Im nächsten Schritt hast du die Wahl, ob invoiz die Zahlungserinnerung …

  • gleich „Per E-Mail senden“ oder
  • zunächst als „PDF anzeigen“ soll:

Zahlungserinnerung per E-Mail senden

Wenn du dich für die Option „Per E-Mail senden“ entscheidest, öffnet invoiz folgenden Versand-Dialog:

Falls du in den Kunden-Stammdaten bereits eine E-Mail-Adresse eingetragen hast, ist sie bereits eingefügt. Anderenfalls trägst du sie von Hand ein. Mit einem Klick auf den Button „E-Mail senden“ bringst du die Zahlungserinnerung auf den Weg.

Die E-Mail, die an deinen Kunden rausgeht, enthält im Anhang die PDF-Version deiner Zahlungserinnerung. Außerdem kann sich der Empfänger per Mausklick auf „Zahlungserinnerung online ansehen“ jederzeit die Online-Browserversion deines Mahnschreibens anzeigen lassen:

 

Alternative: „PDF anzeigen“

Statt deine Zahlungserinnerung direkt per E-Mail zu verschicken, kannst du sie dir auch als „PDF anzeigen“ lassen:

In dem Fall öffnet invoiz im Bereich „Rechnungen“ eine Vorschau der Zahlungserinnerung. Von dort aus kannst du dein Mahnschreiben dann …

  • als „E-Mail senden“,
  • als „PDF“-Dokument herunterladen und / oder
  • „Drucken“:

Wichtig: Einen separaten Ablage-Bereich für Zahlungserinnerungen und Mahnungen gibt es bei invoiz nicht. Du findest deine Erinnerungsschreiben stattdessen im Arbeitsbereich „Rechnungen“ wieder.

Die Mahnschreiben sind dort der jeweils zugrundeliegenden Rechnung zugeordnet. Sämtliche Mahnschreiben zu einer bestimmten Rechnung sind am unteren Rand der Rechnungsübersicht im Bereich „Mahnungen“ aufgelistet:

Zahlungserinnerung

Per Mausklick auf die Links „Anzeigen“ und „Senden“ kannst du dir eine Vorschau anschauen und die Mahnschreiben bei Bedarf erneut verschicken.

Zahlungserinnerung: Standardtexte anpassen

Ein Tipp zum Schluss: Die Einleitungs- und Schlusstexte sowie die E-Mail-Texte deiner Mahnschreiben kannst du an deinen betrieblichen Bedarf anpassen. Das erledigst du im invoiz-Arbeitsbereich „Einstellungen > Mahnwesen“.

Dort legst du die Einstellungen der vier invoiz-Mahnstufen fest:

  • Zahlungserinnerung,
  • 1. Mahnung,
  • 2. Mahnung und
  • Letzte Mahnung:

Zahlungserinnerung

Wenn du dort am rechten Seitenrand auf den Link „Textbausteine einblenden“ klickst, kannst du die Einleitungs- und Schlusstexte sowie die E-Mail-Texte an deine persönlichen Vorstellungen anpassen:

Zahlungserinnerung

Noch Fragen?

Weitere Informationen rund um das Thema Forderungsmanagement findest du in folgenden invoiz-Blogbeiträgen:

Am besten probierst du die invoiz-Demo gleich aus. Einfach mit E-Mailadresse und Passwort registrieren. Und sofort steht dir der volle Funktionsumfang kostenlos zur Verfügung.

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