Online Buchhaltung

Moritz Buhl

Emergency-Lösung für von der aktuellen Krise finanziell betroffene Selbständige & Unternehmen

invoiz unterstützt dich in Krisenzeiten, indem wir deinem Unternehmen 365 Tage Zahlungsaufschub gewähren.

Online-Buchhaltung? Mit invoiz echt einfach!Online Buchhaltung ist sicher und komfortabel. Du sparst dir eine Menge Zettel-Wirtschaft im Büro. Außerdem sind deine Daten sicher. Denn sie werden automatisch gesichert und archiviert.

Mehr noch: Mit der Rechnungs-App invoiz ersparst du dir sogar die Installation und Update von Software. Alles was du brauchst, ist ein Smartphone, Tablet oder Browser mit Internet. invoiz unterstützt alle Anforderungen an deine Buchführung. Die Bedienung ist einfach: Gelernter Buchhalter musst du dafür nicht sein.

Mit der GoBD-konformen Cloud-Lösung kannst du  …

  • sofort professionelle Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Mahnungen schreiben,
  • deine Einnahmen und Ausgaben im Blick behalten,
  • Daten-Verluste durch automatische Backups verhindern,
  • jederzeit auf ein finanzamts-konformes Archiv zurückgreifen und nicht zuletzt:
  • nahtlos mit deinem Steuerberater zusammenarbeiten.

Apropos Berater: Du kannst deine Steuerpflichten durchaus selbst erledigen. Vorausgesetzt natürlich, du hast Zeit dafür. Und das nötige kaufmännische und steuerliche Know-how. Bei Freiberuflern und Kleingewerbetreibenden  ist das meistens aber nicht der Fall.

Mehr Infos zum Thema Steuerberater findest du im Beitrag „Steuern & Buchführung: Selber machen oder Berater„?

Online Buchhaltung: Profi-Rechnungen per Mausklick

Deine Ausgangs-Rechnungen müssen ganz bestimmte Informationen enthalten. Die Liste der gesetzlichen Pflichtangaben findest du in § 14 Abs. 4 UStG. Zum Glück musst du dir um die Details keine Sorgen machen.

Denn durch die interaktiven invoiz-Vorlagen sind deine Abrechnungen von vorherein finanzamts-konform. Das gilt übrigens auch für alle andere Vorgangsarten. Also zum Beispiel für Angebote, Mahnungen, Lieferscheine oder Storno-Rechnungen.

Schluss mit nachträglichen Rechnungs-Änderungen!Doch damit ist es nicht getan: Deine Rechnungen dürfen nach dem Versand an die Empfänger nicht mehr geändert werden! Das verlangen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz: GoBD.

Die Vorschriften sind zuletzt im November 2019 aktualisiert worden. Sie gelten auch für Freiberufler und Kleingewerbetreibende.

Wichtig: Word-, Excel- und PDF-Dokumente enthalten standardmäßig keinen Schutz gegen nachträgliche Änderungen. Anders bei invoiz: Sobald du auf den Button „Jetzt abschließen“ geklickt hast, kann die betreffende Rechnung nicht mehr bearbeitet werden.

Sicherheit durch Archiv und Backups

Mehr noch: invoiz sorgt nicht nur für den Schutz gegen nachträgliche Änderungen. Du kannst die GoBD-Konformität bei einer späteren Betriebsprüfung auch nachweisen. Und das selbst nach vielen Jahren.

Datenverluste? Mühsame manuelle Datensicherungen? Vergiss es:

  • Sämtliche invoiz-Vorgänge laufen über das Buhl-Rechenzentrum in Neunkirchen.
  • Dort sind deine Daten 24 Stunden am Tag an 365 Tagen im Jahr verfügbar.
  • Der starke Passwort-Schutz verhindert den Zugriff Unbefugter.
  • Das eingebaute Online-Banking erleichtert dir das zeitnahe Erfassen von Zahlungsvorgängen. Mit anderen Worten: „Buchführung im Vorbeigehen“.

Vor allem aber sorgen automatische Backups dafür, dass deine Online Buchhaltung auf Dauer sicher und gesetzeskonform archiviert ist.

Lektüretipp: Was dabei sonst noch alles zu beachten ist, erfährst du im invoiz-Blogbeitrag „Rechnungs-Software mit GoBD-Anschluss„.

Online Buchhaltung: Alle Belege im Blick

Klar: Mit professionellen und ordentlich archivierten Rechnungen ist die Online-Buchhaltung noch längst nicht erledigt. Denn das Geschäftsleben besteht bekanntlich nicht nur aus erledigten Aufträgen und bezahlten Rechnungen.

Daher stellt dir deine Online Buchhaltungssoftware zusätzlich …

  • ein mächtiges Mahn-Modul,
  • eine komfortable Kunden- und Artikelverwaltung,
  • die praktische Zeiterfassung und
  • eine smarte Ausgaben-Verwaltung zur Verfügung. Elektronisches Beleg-Archiv inklusive!

Schließlich musst du ja auch deine Betriebs-Ausgaben korrekt erfassen und abrechnen. Um Eingangsrechnungen und Quittungs-Belege zu verarbeiten …

  • wechselst du in der invoiz-Navigationsleiste in den Arbeitsbereich „Ausgaben“,
  • klickst rechts oben auf den Button „Ausgabe erstellen“,
  • machst die Angaben zum „Zahlungsempfänger“ und
  • gibst die „Beschreibung“, das „Belegdatum“, den „Mehrwertsteuersatz“ sowie den „Betrag“ ein.

Anschließend lädst du den dazugehörigen Beleg per „Drag & Drop“ hoch. Du kannst deine Quittungen und Rechnungen aber auch mit dem Dateiauswahl-Dialog einfügen:

Online Buchhaltung: Ausgaben-Verwaltung mit Beleg-Upload

Daraufhin erscheint der Beleg (z. B. die Telefonrechnung im PDF-Format) im Bereich „Beleg-Upload“. Sobald die Zahlung erfolgt ist …

  • aktivierst du die „Bezahlt“-Option,
  • wählst die „Zahlungsart“ aus (z. B. „bar“ oder per „Bank“) und
  • trägst das Zahlungsdatum ein:

Online Buchhaltung: Ausgabe bezahlt!

Das war’s auch schon: Per Mausklick auf „Speichern“ sicherst du das Dokument und die dazugehörigen Angaben in deiner Online Buchhaltung.

Ganz einfach mit dem Steuerberater kooperieren

Bleibt nur noch die Übergabe der Daten an den Steuerberater. Auch das erledigst du im Handumdrehen via Internet. Ein Datev-Export ist dafür nicht unbedingt erforderlich. Sobald eine Voranmeldung oder Steuererklärung bevorsteht …

  • wechselst du in den Arbeitsbereich „Einstellungen“,
  • klickst auf „Steuerberater Export“,
  • wählst den passenden Zeitraum (z. B. Monat, Quartal oder Jahr) und
  • klickst auf die Schaltfläche „Erstellen“:

Online Buchhaltung: Steuerberater-Kooperation per Mausklick

Daraufhin erzeugt invoiz eine ZIP-Datei mit zwei PDF- und CSV-Dateien. Darin befinden sich die Daten sämtlicher Rechnungen und Ausgaben im gewählten Zeitraum.

Auf dieser Grundlage kann dein Steuerberater alle Meldungen und Steuererklärungen im Bereich Einkommen- und Umsatzsteuer erledigen. Weitere Infos zum Datenaustausch mit deinem Steuerberater liefert das invoiz-Tutorial „Steuerberater-Schnittstelle: Einfach, schnell & komfortabel„.

Noch Fragen?

Noch mehr Tipps zum Thema Online Buchhaltung findest du auf folgenden invoiz-Seiten:

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