Offene Rechnung: So wirst du schneller bezahlt

Moritz Buhl

Offene Rechnungen sind gut – bezahlte noch viel besser. Deshalb erklären wir auf dieser Seite, wie du schneller an dein Geld kommst. Und wir erläutern das Bezahlverfahren „offene Rechnung“.

Denn die Bezeichnung offene Rechnung hat genau genommen zwei verschiedene Bedeutungen:

  • Im Wortsinn ist damit eine noch unbezahlte Ausgangsrechnung gemeint.
  • Es kann sich aber auch um eine besondere Abrechnungsart handeln.

In diesem Beitrag erfährst du, was es damit auf sich hat. Beginnen wir mit dem wenig bekannten Abrechnungs-Verfahren „Offene Rechnung“:

Offene Rechnung: Anschreiben für Stammkunden

Du übernimmst für bestimmte Kunden regelmäßig kleinere Aufträge? Dann lohnt es sich nicht, über jeden Vorgang eine eigene Rechnung zu schreiben. Dafür ist der bürokratische Aufwand einfach zu hoch.

Stattdessen vereinbarst du mit deinem Kunden, für bestimmte Zeiträume Sammel-Rechnungen zu schreiben. Zum Beispiel einmal im Monat oder am Ende jedes Quartals. Diese Art des Anschreibens für Stammkunden nennt sich rechtlich „Offene Rechnung“.

Das Verfahren findet vor allem bei Geschäften mit Privatleuten Anwendung. Bei B2B-Geschäften zwischen Kaufleuten wird diese Art der Abrechnung als laufende Rechnung bezeichnet. Der Fachbegriff dafür ist Kontokorrent.

Die Einzelheiten sind in den § 355 bis 357 HGB geregelt. Dort finden sich genaue Vorschriften über die Verrechnung von Zinsforderungen und anderen Ansprüchen. Kontokorrent-Vereinbarungen sind vor allem dann praktisch, wenn regelmäßig gegenseitige Ansprüche abgerechnet werden. Zum Beispiel zwischen Händlern.

Am weitesten verbreitet sind Kontokorrent-Abrechnungen bei Geldgeschäften zwischen Unternehmen und Banken. Die Vorschriften für die Verzinsung von …

  1. betrieblichem „Dispo“-Rahmen,
  2. Kontoüberziehungen und
  3. Konto-Guthaben,

… leiten sich aus den HGB-Vorschriften zum Kontokorrent ab.

Praxistipp: Wie du die Freestyle-Auftragsverwaltung von invoiz nutzt, um „anzuschreiben“, erfährst du im Blogbeitrag „Sammel-Rechnungen mit der Rechnungs-Software schreiben„.

Offene Rechnung: Dein Recht auf schnelle Bezahlung

Der Auftrag ist erledigt? Dann schreibst du mit invoiz im Handumdrehen deine Rechnung. Erfolgreich abgeschlossene und abgerechnete Projekte sind prima. Noch besser als offene Rechnungen ist natürlich die zeitnahe Bezahlung.

Wichtig: Fällig sind Geldforderungen grundsätzlich sofort. Bevor du jedoch rechtliche Schritte gegen säumige Zahler einleiten kannst, muss der Schuldner in Verzug sein. Dafür ist in vielen Fällen eine Mahnung erforderlich. Manchmal kannst du dir eine ausdrückliche Zahlungserinnerung aber sogar sparen.

Lektüretipp: Die rechtlichen Voraussetzungen der schnellen Bezahlung erläutert der Blogbeitrag  „Mustergültig mahnen: Von Forderungen, Fälligkeit & Verzug„.

Überfällige Rechnungen? invoiz schlägt Alarm!

Praktisch stellt dir die Rechnungs-App eine Menge Werkzeuge für ein erfolgreiches Forderungs-Management zur Verfügung:

  • Unter „Einstellungen >Zahlungsbedingungen“ legst du deine Zahlungskonditionen fest. Dazu zählen auch Schnellzahler-Rabatte. Solche „Skonto“-Angebote erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Rechnungen pünktlich bezahlt werden:

Wenn es soweit ist, weist dich die Rechnungs-App sofort auf überfällige Zahlungen hin. Im Arbeitsbereich „Rechnungen“ erkennst du auf den ersten Blick den Status aller Vorgänge:

  • Am linken Rand sind alle überfälligen Rechnungen mit einem (1) roten Punkt markiert.
  • Über die (2) Register-Leiste am oberen Rand filterst du gezielt bestimmte Teilmengen deiner Abrechnungen heraus:
    • Unter „Entwurf“ findest du alle noch nicht abgeschlossenen Rechnungen,
    • im Register „Offen“ sind alle abgeschlossenen, aber noch nicht bezahlten Rechnungen aufgelistet,
    • im Register „Bezahlt“ landen sämtliche Vorgänge, die zu deiner Zufriedenheit erledigt wurden,
    • als „Storniert“ gelten Vorgänge, über die du deinen Kunden eine Gutschrift geschickt hast (z. B. aus Kulanz- oder Garantie-Gründen) und
    • im Register „Überfällig“ schließlich besteht konkreter Handlungsbedarf.
  • Die erforderlichen Schritte erledigst du per Mausklick auf den (3) Abwärtspfeil am rechten Rand überfälliger Rechnungen. Dort klickst du auf „Zahlungserinnerung / Mahnung erstellen“:

Anschließend bringst du die fertig vorbereiteten invoiz-Mahnungen mit zwei weiteren Mausklicks auf den Weg zum Kunden. Du selbst entscheidest, ob du deine Mahnschreiben …

  • per E-Mail sendest,
  • deinen Kunden als PDF-Download bereitstellst oder
  • ausdruckst und per Post verschickst.

Mahnautomatik: invoiz, übernehmen Sie!

Du hast viel Laufkundschaft? Und schreibst oft Rechnungen über kleine Beträge? Dann kannst du deinen Mahnaufwand noch weiter minimieren. Das Zauberwort lautet automatische Mahnung:

Angenommen, du schreibst eine Rechnung mit dem Zahlungsziel „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt der Rechnung“.

  • Dann erscheint unterhalb der Zahlungsbedingungen die Option „Mahnungen für diese Rechnung automatisch senden an“. 
  • Falls in den Kunden-Stammdaten eine E-Mailadresse eingetragen ist, wird sie automatisch vorgeschlagen:

Du kannst die E-Mailadresse dort auch von Hand eintragen oder eine andere Mailadresse aus dem Kundenstamm auswählen.

Praxistipp: Die Mahn-Automatik lässt sich auch nachträglich aktivieren. Wenn du eine Rechnung mit Zahlungsziel erstellt hast …

  • findest du oben rechts in der Entwurfs-Ansicht die Option (1) „Autom. mahnen“ aktivieren und
  • kannst dann den (2) „Mahnungsempfänger angeben“:

So oder so: Sobald eine offene Rechnung überfällig ist, erstellt invoiz eine Mahnung und verschickt sie per E-Mail. Den Versandtermin der Mahnschreiben berechnet die Rechnungs-App anhand der von dir vorgegebenen …

  • Mahnstufen und
  • Fälligkeitsfristen.

Diese Vorgaben kannst du unter „Einstellungen > Mahnwesen“ vorgeben.

invoizPAY-Turbo: Offene Rechnungen waren gestern

invoiz bietet dir aber auch noch ganz andere Möglichkeiten, die Zahl offener Rechnungen klein zu halten.

Mit invoizPay senkst du die technischen Bezahlhürden auf ein Minimum. Kunden können deine Rechnungen ganz bequem per Mausklick bezahlen. Der Clou dabei: Selbst Papierrechnungen lassen sich mit invoizPAY blitzschnell begleichen.

Dabei kannst du deinen Kunden zwei Zahlungswege anbieten:

  • Bei der PayPal-Bezahloption wird der Rechnungsbetrag deinem PayPal-Konto gutgeschrieben.
  • Bei der Überweisungs-Bezahloption erzeugt invoiz einen vorbereiteten Papier-Überweisungsträger.

Neben den Klartext-Angaben enthalten die invoiz-Überweisungsvordrucke einen „Paypal“-Code und einen „GiroCode“:

Die fertig vorbereiteten invoiz-Mahnungen bringst du mit zwei weiteren Mausklicks auf den Weg zum Kunden. Die QR-Codes kann der Rechnungsempfänger ganz bequem mit seiner Banking-App scannen. Cool, oder?

Ausführliche Informationen zum Turbo-Bezahlverfahren findest du im invoiz-Blogbeitrag „invoizPAY: So funktioniert die Blitz-Bezahlung„.

Noch Fragen?

Was bei Mahnungen und Rechnungen sonst noch wichtig ist, erfährst du im invoiz-Blog:

Teste unser Finanz- und Rechnungsprogramm 14 Tage lang kostenlos auf Herz und Nieren. Einfach mit E-Mail-Adresse und Passwort registrieren. Und sofort steht dir der volle Funktionsumfang von invoiz zur Verfügung.

Jetzt gratis testen

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.