Muster: So sieht eine korrekte Abschlagsrechnung aus

Moritz Buhl

Das Muster einer Abschlagsrechnung stößt bei vielen Selbstständige auf Interesse. Mit einer Abschlagsrechnung verlangst du die Vorauszahlung für noch nicht (komplett) erbrachte Lieferungen oder Leistungen. Auf diese Weise kommst du schneller an dein Geld.

Zeitnahe Rechnungen stellen ist dein gutes Recht – vor allem bei größeren Dienstleistungs-Projekten. Denn es ist ja nicht einzusehen, dass du allein das gesamte Finanzierungs- und Liquiditätsrisiko trägst!

Sind Abschlagsrechnungen überhaupt erlaubt?

Viele Selbstständige scheuen sich, ihre Kunden auf Zwischenabrechnungen anzusprechen. Dafür gibt es keinen Grund: Mehrere Rechnungen als Abschlagsrechnungen zu stellen, ist in vielen Branchen üblich.

Lektüretipp: Ausführliche Informationen zu den Anwendungsmöglichkeiten von Abschlagsrechnungen sowie Abgrenzungen zu anderen Teilzahlungsarten findest du im invoiz-Blogbeitrag „Teil- und Vorauszahlungen: Licht im Begriffs-Dschungel“.

Abschlagsrechnung: Allgemeine Formvorschriften

Wichtig: Anspruch auf Vorauszahlungen hast du in der Regel nur dann, wenn du das zuvor vertraglich vereinbart hast. Abgesehen davon sind Anforderungen an die dazugehörigen Rechnungsdokumente zum Glück überschaubar:

  • Bei der Überschrift hast du freie Hand. Eine gesetzliche Vorschrift über die Bezeichnung von Vorab-Rechnungen gibt es nicht. Die meisten Selbstständigen und Unternehmer wählen bei Vorauszahlungen die Bezeichnung „Abschlagsrechnung“.
  • Falls du mehrere Abschlagsrechnungen zu einem Projekt ausstellst, bekommt jede Zwischenabrechnung eine eigene Rechnungsnummer.
  • Außerdem nummerierst du die einzelnen Rechnungsdokumente am besten durch (z. B. „1. Abschlagsrechnung“, „2. Abschlagsrechnung“).
  • Aus den einzelnen Teilrechnungen muss zudem hervorgehen, über welches Gesamtprojekt du abrechnest.
  • Nachdem du deine Leistung vollständig erbracht hast, schreibst du die „Schlussrechnung“ über das Gesamtprojekt. Der Gesetzgeber spricht in § 14 Abs. 5 UStG von einer „Endrechnung“.
  • Falls du eine Abschlagsrechnung gestellt hast, rechnest du mit einer End- oder Schlussrechnung über alle vereinbarten Lieferungen und erbrachten Leistungen ab. Darin werden die zuvor in Rechnung gestellten Teilzahlungen vom Gesamtbetrag abgezogen
Hier liegen übrigens die eigentlichen Fallstricke bei der Abrechnung von Teilleistungen. Um böse Umsatzsteuer-Überraschungen zu vermeiden, solltest du bei deinen Schlussrechnungen keinen Mut zur Lücke haben. Mehr dazu weiter unten.

Muster-Abschlagsrechnung: Das gehört drauf!

Neben den bereits genannten Vorauszahlungs-Informationen enthält das finanzamtstaugliche Muster einer Abschlagsrechnung dieselben Informationen wie eine normale Rechnung. Eine vollständige Muster-Abschlagsrechnung sieht damit zum Beispiel so aus:

 

  1. Firma, Name und Anschrift des Rechnungsausstellers,
  2. Firma, Name und Anschrift des Rechnungsempfängers,
  3. fortlaufende Rechnungsnummer (im normalen Rechnungsnummernkreis),
  4. Rechnungsdatum (= Ausstellungsdatum),
  5. Liefer- oder Leistungsdatum (in diesem Fall: Zeitpunkt der Fertigstellung des Gesamtprojekts oder der ersten wirtschaftlich nutzbaren Teilleistung),
  6. durchnummerierte Abschlagsrechnung (Überschrift),
  7. Bezeichnung des Gesamtprojekts (mit Angabe über die Art der Leistung),
  8. Nettobetrag der Teilzahlung,
  9. Mehrwertsteuersatz und enthaltener Umsatzsteuerbetrag,
  10. Brutto-Rechnungsbetrag,
  11. Zahlungsbedingungen (optional, aber sinnvoll),
  12. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer des Ausstellers,
  13. Bankverbindung des Rechnungsausstellers (optional, aber sinnvoll und oft unverzichtbar).

Mit einer solchen Muster-Abschlagsrechnung bist du auf der sicheren Seite. Und deine Geschäftskunden bekommen keine Probleme mit dem Vorsteuerabzug. Das war’s auch schon. Abschlags-Rechnungen schreiben ist doch gar nicht so schwer, oder?

invoiz: Eingebaute Projektverwaltung mit Abschlagsrechnungen

Die gute Nachricht: Mit invoiz schreibst du auch ohne genaueres steuerliches Fachwissen im Handumdrehen finanzamtssichere Abschlagsrechnungen. Um ein neues Projekt zu erstellen, klickst du …

  • im invoiz-Navigationsbereich auf „Rechnungen“,
  • dann auf „Abschläge“ und schließlich
  • oben rechts auf der Seite auf die Schaltfläche „Projekt erstellen“:

Im folgenden Eingabedialog („Projekt und Abschlagsrechnung erstellen“) machst du anschließend die Angaben zum Gesamtprojekt. Dazu gehören:

  1. der Projektname,
  2. der Termin des Projektstarts,
  3. die Höhe des Gesamtbudgets und
  4. eine kurze Projektbeschreibung (optional):

Nachdem du die Projektdaten erfasst hast …

  • scrollst du etwas weiter nach unten,
  • trägst den Rechnungsempfänger ein,
  • machst Angaben zu den vereinbarten Details der ersten Abschlagsrechnung und
  • den Rechnungsbetrag der Teilzahlung:

Das war’s auch schon: Per Mausklick auf „Speichern“ schließt du die Eingabe der Rechnungsdaten ab. Daraufhin landest in der Projektübersicht. Von dort aus kannst du …

  • den Entwurf der ersten Abschlagsrechnung per Mausklick öffnen, abschließen, als PDF verschicken und / oder ausdrucken (das Verfahren des Rechnungsversands kennst du ja von deinen normalen Rechnungen) und / oder
  • weitere Abschlagsrechnungen zu deinem Projekt anlegen:

Lektüretipp: Wie du Abschlagszahlungen verschickst, Zahlungseingänge erfasst, Mahnungen schreibst und am Ende deines Projekts die fällige Schlussrechnung erstellst, erfährst du im ausführlichen Schritt-für-Schritt-Tutorial: „Abschlags- und Schlussrechnungen mit invoiz schreiben“.

Apropos „Schlussrechnung“:

End- oder Schlussrechnung: Vorsicht, Falle!

Du arbeitest noch nicht mit invoiz? Dann solltest du bei deinen am Projektende fälligen Schlussrechnungen ganz genau aufpassen. Neben den üblichen Rechnungsbestandteilen verlangt der Gesetzgeber in § 14 Abs. 5 UStG für Endrechnungen nämlich zusätzlich Angaben über:

  • alle Teilleistungen und (Netto-)Entgelte des Gesamtprojektes,
  • die bereits geleisteten (Netto-)Teilentgelte,
  • die darauf anfallenden Steuerbeträge,
  • den noch offenen Restbetrag sowie
  • die auf den Restbetrag noch fällige Umsatzsteuer.

Ganz besonders vorsichtig musst du bei der ausgewiesenen Umsatzsteuer sein. Denn das Umsatzsteuergesetz verlangt eine eindeutige Abrechnung der Umsatzsteueranteile. Missverständliche Angaben führen dazu, dass du die komplette Umsatzsteuer auf den Gesamtbetrag ans Finanzamt abführen musst – und das zusätzlich zur Umsatzsteuer aus den Abschlagsrechnungen!

Mehr zu diesem Thema kannst du im Beitrag „Schlussrechnungen: Vorsicht mit der Umsatzsteuer!“ nachlesen.

Noch Fragen?

Was bei Abschlags- und Schlussrechnungen sonst noch zu beachten ist, erfährst du auf folgenden Seiten:

Am besten probierst du die invoiz-Demo gleich aus: Einfach mit E-Mailadresse und Passwort registrieren – und sofort steht dir der volle Funktionsumfang kostenlos zur Verfügung. Du kannst das „führende Finanz- und Rechnungsprogramm für erfolgshungrige Unternehmer“ dann 14 Tage lang auf Herz und Nieren testen. So bist du hinterher sicher, dass es alle deine Anforderungen erfüllt.

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