Rechnungs-Muster: So sieht eine korrekte Abschlagsrechnung aus

Moritz Buhl

Mit einer Abschlagsrechnung kannst du deinem Kunden Teile des Honorars, Werklohns oder Kaufpreises in Rechnung stellen, bevor du deine vertraglich vereinbarten Lieferungen oder Leistungen vollständig erbracht hast! Das lohnt sich vor allem bei größeren Dienstleistungs-Projekten: Schließlich ist ja nicht einzusehen, dass du allein das gesamte Finanzierungs- und Liquiditätsrisiko trägst.

Hinzu kommt: Kunden, die bereits einen Teil der Rechnungssumme bezahlt haben, leisten ihren Beitrag zur Realisierung eines Auftrags oft schneller und bereitwilliger (z. B. indem sie versprochene Informationen und technische Ressourcen schneller bereitstellen). Nach dem Motto: Wenn ich schon einen Teil bezahlt habe, will ich auch endlich etwas für mein Geld bekommen…

Darf ich das denn überhaupt?

Viele Gründer und Jungunternehmer scheuen sich, ihre Kunden auf die Möglichkeit von Vorschüssen, Anzahlungen, Voraus-, Abschlags- und Teilzahlungen anzusprechen. Dafür gibt es überhaupt keinen Grund: Abschlagsrechnungen sind in vielen Dienstleistungs-Branchen an der Tagesordnung. Warum auch nicht? Wer gute Arbeit liefert, hat auch Anspruch auf faire, angemessene und zeitnahe Bezahlung. Es ist doch überhaupt nicht einzusehen, dass du monatelang auf die Bezahlung deiner Leistungen zu wartest.

Wichtig: Mit einer Abschlagsrechnung verlangst du die Vorauszahlung für eine noch nicht (oder noch nicht komplett) erbrachte Leistung. Ausführliche Informationen zu den rechtlichen Voraussetzungen und Anwendungsmöglichkeiten von Abschlagsrechnungen sowie Abgrenzungen zu anderen Teilzahlungsarten findest du im invoiz-Blogbeiträgen

Allgemeine Formvorschriften

Ein weiterer Grund für die Zurückhaltung bei der Nutzung von Vorauszahlungs-Modellen ist auch die Unsicherheit über die formalen Voraussetzungen von Abschlagszahlungen und die Anforderungen an die dazugehörigen Rechnungsdokumente. Doch auch das ist zum Glück keine Geheimwissenschaft. Vorweg:

  • Welche Überschrift deine Abrechnungsdokumente tragen, ist nicht vorgeschrieben: Da lässt dir der Gesetzgeber freie Hand. Die meisten Selbstständigen und Unternehmer wählen bei Vorauszahlungen die Bezeichnung „Abschlagsrechnung“.
  • Falls du mehrere Abschlagsrechnungen zu einem Projekt ausstellst, nummerierst du die einzelnen Rechnungsdokumente am besten durch (z. B. „1. Abschlagsrechnung“, „2. Abschlagsrechnung“) – wohlgemerkt zusätzlich zur obligatorischen Rechnungsnummer.
  • Aus den einzelnen Teilrechnungen muss zudem hervorgehen, über welches Gesamtprojekt du abrechnest.
  • Nach Abschluss der Arbeiten (und bei Werkverträgen nach Abnahme des Werks) stellst du dann eine „Endrechnung“ bzw. „Schlussrechnung“ über das Gesamtprojekt aus.

Hier liegen übrigens die eigentlichen Fallstricke bei der Abrechnung von Teilleistungen. Um keine bösen Umsatzsteuer-Überraschungen zu erleben, solltest du bei deinen Schlussrechnungen keinen Mut zur Lücke haben. Mehr dazu weiter unten.

Doch zurück zu den Anforderungen an deine Zwischenabrechnungen:

Mustergültige Abschlagsrechnung

Neben den bereits genannten Vorauszahlungs-Informationen enthält eine finanzamtstaugliche Abschlagsrechnung dieselben Informationen wie eine normale Rechnung. Eine vollständige Abschlagsrechnung sieht dann zum Beispiel so aus:

muster-abschlagsrechnung

 

  • Firma, Name und Anschrift des Rechnungsausstellers,
  • Firma, Name und Anschrift des Rechnungsempfängers,
  • fortlaufende Rechnungsnummer (im normalen Rechnungsnummernkreis),
  • Rechnungsdatum (= Ausstellungsdatum),
  • Liefer- oder Leistungsdatum (in diesem Fall: Zeitpunkt der Fertigstellung des Gesamtprojekts oder der ersten wirtschaftlich nutzbaren Teilleistung),
  • durchnummerierte Abschlagsrechnung (Überschrift),
  • Bezeichnung des Gesamtprojekts (mit Angabe über die Art der Leistung),
  • Nettobetrag der Teilzahlung,
  • Mehrwertsteuersatz und enthaltener Umsatzsteuerbetrag,
  • Brutto-Rechnungsbetrag,
  • Zahlungsbedingungen (optional, aber sinnvoll),
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer des Ausstellers,
  • Bankverbindung des Rechnungsausstellers (optional, aber sinnvoll).

Das war’s auch schon. Mit einer solchen Abschlagsrechnung bist nicht nur du selbst auf der sicheren Seite: Vor allem bekommen deine Geschäftskunden keine Probleme mit dem Vorsteuerabzug.

invoiz: Eingebaute Projektverwaltung mit Abschlagsrechnungen

Die gute Nachricht: Mit invoiz schreibst du auch ohne genaueres steuerliches Fachwissen im Handumdrehen finanzamtssichere Abschlagsrechnungen: So kommst du bei langfristigen Projekten viel früher an dein Geld und verringerst das Risiko eines kompletten Forderungsausfalls. Um eine Abschlagsrechnung zu erstellen, klickst du …

  • im invoiz-Navigationsbereich auf „Rechnungen“,
  • dann auf den Reiter „Abschläge“ und schließlich
  • ganz oben auf der Seite auf die Schaltfläche „Abschlags-Rechnung erstellen“:

abschlagsrechnung-erstellen

Im folgenden Eingabedialog („Neue Abschlagsrechnung“) machst du anschließend die Angaben zum Gesamtprojekt. Dazu gehören:

  • der Projektname,
  • der Termin des Projektstarts,
  • die Höhe des Gesamtbudgets und
  • eine kurze Projektbeschreibung (optional):

abschlagsrechnung-erstellen2

Nachdem du die Projektdaten erfasst hast …

  • scrollst du etwas weiter nach unten,
  • trägst den Rechnungsempfänger ein sowie,
  • die vereinbarten Details der ersten Abschlagsrechnung und
  • den Rechnungsbetrag der Teilzahlung:

abschlagsrechnung-erstellen3

Das war’s auch schon: Per Mausklick auf „Speichern“ schließt du die Eingabe der Rechnungsdaten ab. Daraufhin landest in der Projektübersicht. Von dort aus kannst du …

  • den Entwurf der ersten Abschlagsrechnung per Mausklick öffnen, abschließen, als PDF verschicken und / oder ausdrucken (das Verfahren des Rechnungsversands kennst du ja von deinen normalen Rechnungen) und / oder
  • weitere Abschlagsrechnungen zu deinem Projekt anlegen:

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Lektüretipp: Wie du Abschlagszahlungen verschickst, Zahlungseingänge erfasst, Mahnungen schreibst und am Ende deines Projekts die fällige Schlussrechnung erstellst, erfährst du im ausführlichen Schritt-für-Schritt-Tutorial: „Abschlags- und Schlussrechnungen mit invoiz schreiben“.

Apropos „Schlussrechnung“:

End- oder Schlussrechnung: Vorsicht, Falle!

Du arbeitest noch nicht mit invoiz? Dann solltest du bei deinen am Projektende fälligen Schlussrechnungen ganz genau aufpassen. Neben den üblichen Rechnungsbestandteilen verlangt der Gesetzgeber in § 14 Abs. 5 UStG für Endrechnungen nämlich zusätzlich Angaben über:

  • alle Teilleistungen und (Netto-)Entgelte des Gesamtprojektes,
  • die bereits geleisteten (Netto-)Teilentgelte,
  • die darauf anfallenden Steuerbeträge,
  • den noch offenen Restbetrag sowie
  • die auf den Restbetrag noch fällige Umsatzsteuer.

Ganz besonders vorsichtig musst du bei der ausgewiesenen Umsatzsteuer sein. Denn der Gesetzgeber verlangt eine eindeutige Abrechnung der Umsatzsteueranteile. Missverständliche Angaben führen dazu, dass du die komplette Umsatzsteuer auf den Gesamtbetrag ans Finanzamt abführen musst – und das zusätzlich zur Umsatzsteuer aus den Abschlagsrechnungen!

Mehr zu diesem Thema kannst du im Beitrag „Schlussrechnungen: Vorsicht mit der Umsatzsteuer!“ nachlesen.

Noch Fragen?

Was bei Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen, Abo-Rechnungen, Gutschriften im Besonderen sowie Angeboten, Rechnungen und Mahnungen im Allgemeinen zu beachten ist (und wie invoiz dir dabei hilft!), erfährst du auf folgenden Seiten:

Am besten probierst du die invoiz-Demo gleich aus: Einfach mit E-Mailadresse und Passwort registrieren – und sofort steht dir der volle Funktionsumfang kostenlos zur Verfügung. Du kannst das „führende Finanz- und Rechnungsprogramm für erfolgshungrige Unternehmer“ dann 14 Tage lang auf Herz und Nieren testen. So bist du hinterher sicher, dass es alle deine Anforderungen erfüllt.

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