Muster: So sieht eine korrekte Abschlagsrechnung aus

Moritz Buhl

Viele Selbstständige wünschen sich das Muster einer Abschlagsrechnung.  Hintergrund: Mit einer solchen Vorab-Rechnung kannst du Vorauszahlungen für noch nicht komplett erbrachte Lieferungen oder Leistungen verlangen. Auf diese Weise kommst du schneller an dein Geld.

Zeitnahe Rechnungen stellen ist dein gutes Recht. Vor allem bei größeren Dienstleistungs-Projekten. Schließlich ist ja nicht einzusehen, dass du allein das gesamte Finanzierungs- und Liquiditätsrisiko trägst!

Sind Abschlagsrechnungen überhaupt erlaubt?

Viele Selbstständige scheuen sich, ihre Kunden auf Zwischenabrechnungen anzusprechen. Dafür gibt es keinen Grund: Mehrere Teilrechnungen zu stellen, ist in vielen Branchen üblich.

Lektüretipp:  Ausführliche Informationen zu den verschiedenen Teilzahlungsarten findest du im invoiz-Blogbeitrag „Teil- und Vorauszahlungen: Licht im Begriffs-Dschungel“.

Muster Abschlagsrechnung: Allgemeine Formvorschriften

Wichtig: Anspruch auf Vorauszahlungen hast du in der Regel nur dann, wenn das zuvor vertraglich vereinbart wurde. Zum Beispiel in vorhergehenden Angeboten, Rechnungen  oder Verträgen.

Abgesehen davon sind Anforderungen an die dazugehörigen Rechnungsdokumente zum Glück überschaubar:

  • Dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt, sollte schon aus der Überschrift hervorgehen. Eine gesetzliche Vorschrift über die Bezeichnung von Vorab-Rechnungen gibt es nicht. Die meisten Selbstständigen und Unternehmer wählen bei Vorauszahlungen die Bezeichnung Abschlagsrechnung.
  • Du stellst mehrere Abschlagsrechnungen zu einem Projekt aus? Dann bekommt jede Zwischenabrechnung eine eigene Rechnungsnummer.
  • Außerdem nummerierst du die einzelnen Rechnungsdokumente am besten durch (z. B. „1. Abschlagsrechnung“, „2. Abschlagsrechnung“).
  • Aus den einzelnen Teilrechnungen muss zudem hervorgehen, über welches Gesamtprojekt du abrechnest.
  • Nachdem du deine Leistung vollständig erbracht hast, schreibst du eine „Schlussrechnung“ über das Gesamtprojekt. Der Gesetzgeber spricht in § 14 Abs. 5 UStG von einer „Endrechnung“.
  • Falls du eine Abschlagsrechnung gestellt hast, rechnest du mit einer End- oder Schlussrechnung über alle vereinbarten Lieferungen und erbrachten Leistungen ab. Darin werden die zuvor in Rechnung gestellten Teilzahlungen vom Gesamtbetrag abgezogen

Hier liegen übrigens die eigentlichen Fallstricke bei der Abrechnung von Teilleistungen. Um keine bösen Umsatzsteuer-Überraschungen zu erleben, solltest du bei deinen Schlussrechnungen keinen Mut zur Lücke haben. Mehr dazu weiter unten.

Beispiel: Muster Abschlagsrechnung

Neben den bereits genannten Vorauszahlungs-Informationen enthält eine finanzamtstaugliche Abschlagsrechnung dieselben Informationen wie eine normale Rechnung. Eine vollständige Abschlagsrechnung sieht dann zum Beispiel so aus:

Abschlagsrechnung: Muster 2020

  1. Firma, Name und Anschrift des Rechnungsausstellers,
  2. Firma, Name und Anschrift des Rechnungsempfängers,
  3. fortlaufende Rechnungsnummer (im normalen Rechnungsnummernkreis),
  4. Rechnungsdatum (= Ausstellungsdatum),
  5. Liefer- oder Leistungsdatum (in diesem Fall: Zeitpunkt der Fertigstellung des Gesamtprojekts oder der ersten wirtschaftlich nutzbaren Teilleistung),
  6. durchnummerierte Abschlagsrechnung (Überschrift),
  7. Bezeichnung des Gesamtprojekts (mit Angabe über die Art der Leistung),
  8. Nettobetrag der Teilzahlung,
  9. Mehrwertsteuersatz und enthaltener Umsatzsteuerbetrag,
  10. Brutto-Rechnungsbetrag,
  11. Zahlungsbedingungen (optional, aber sinnvoll),
  12. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer des Ausstellers,
  13. Bankverbindung des Rechnungsausstellers (optional, aber sinnvoll).

Mit einer solchen Abschlagsrechnung bist du auf der sicheren Seite. Und deine Geschäftskunden bekommen keine Probleme mit dem Vorsteuerabzug. Das war’s auch schon. Abschlags-Rechnungen schreiben ist doch gar nicht so schwer, oder?

invoiz-Projekte mit Muster Abschlagsrechnungen

Die gute Nachricht: Mit invoiz schreibst du auch ohne genaueres steuerliches Fachwissen im Handumdrehen finanzamtssichere Abschlagsrechnungen. Um ein neues Projekt zu erstellen, klickst du …

  • im invoiz-Navigationsbereich auf „Rechnungen“,
  • dann auf „Abschläge“ und schließlich
  • oben rechts auf der Seite auf die Schaltfläche „Projekt erstellen“:

Step1: Neues Projekt anlegen

Im folgenden Eingabedialog („Projekt und Abschlagsrechnung erstellen“) machst du anschließend die Angaben zum Gesamtprojekt. Dazu gehören:

  1. der Projektname,
  2. der Termin des Projektstarts,
  3. die Höhe des Gesamtbudgets und
  4. eine kurze Projektbeschreibung (optional):

Step 2: Angaben zum Gesamtprojekt

Nachdem du die Projektdaten erfasst hast …

  • scrollst du etwas weiter nach unten,
  • trägst den Rechnungsempfänger ein,
  • machst Angaben zu den vereinbarten Details der ersten Abschlagsrechnung und
  • den Rechnungsbetrag der Teilzahlung:

Abschlagsrechnung Step 3: Rechnungsdaten eingeben

Das war’s auch schon: Per Mausklick auf „Speichern“ schließt du die Eingabe der Rechnungsdaten ab. Daraufhin landest du in der Projektübersicht.

Muster Abschlagsrechnung verschicken

Von dort aus kannst du …

  • den Entwurf der ersten Abschlagsrechnung per Mausklick öffnen, abschließen, als PDF verschicken und / oder ausdrucken.  (Das Verfahren des Rechnungs-Versands kennst du ja von deinen normalen Rechnungen) und / oder
  • weitere Abschlagsrechnungen zu deinem Projekt anlegen:

Abschlagsrechnung Step 4: Rechungen verarbeiten

Lektüretipp: Wie du …

  • Abschlagszahlungen verschickst,
  • Zahlungseingänge erfasst,
  • Mahnungen schreibst und
  • am Ende deines Projekts die fällige Schlussrechnung erstellst,

… erfährst du im ausführlichen Schritt-für-Schritt-Tutorial: „Abschlags- und Schlussrechnungen mit invoiz schreiben“.

Apropos „Schlussrechnung“:

End- oder Schlussrechnung: Vorsicht, Falle!

Du arbeitest noch nicht mit invoiz? Dann solltest du bei deinen am Projektende fälligen Schlussrechnungen ganz genau aufpassen. Neben den üblichen Rechnungsbestandteilen verlangt der Gesetzgeber in § 14 Abs. 5 UStG für Endrechnungen nämlich zusätzlich Angaben über:

  • alle Teilleistungen und (Netto-)Entgelte des Gesamtprojektes,
  • die bereits geleisteten (Netto-)Teilentgelte,
  • die darauf anfallenden Steuerbeträge,
  • den noch offenen Restbetrag sowie
  • die auf den Restbetrag noch fällige Umsatzsteuer.

Ganz besonders vorsichtig musst du bei der ausgewiesenen Umsatzsteuer sein. Denn das Umsatzsteuergesetz verlangt eine eindeutige Abrechnung der Umsatzsteueranteile.

Missverständliche Angaben führen dazu, dass du die komplette Umsatzsteuer auf den Gesamtbetrag ans Finanzamt abführen musst. Und zwar zusätzlich zur Umsatzsteuer aus den Abschlagsrechnungen!

Mehr zu diesem Thema kannst du im Beitrag „Schlussrechnungen: Vorsicht mit der Umsatzsteuer!“ nachlesen.

Noch Fragen?

Was bei Abschlags- und Schlussrechnungen sonst noch zu beachten ist, erfährst du auf folgenden Seiten:

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