Freiberufler-Angebote schreiben

Moritz Buhl

Der Gesetzgeber lässt Selbstständigen und Unternehmern bei der Formulierung und Gestaltung ihrer Angebotsschreiben weitgehend freie Hand. Besondere Angebots-Vorschriften für Freiberufler gibt es auch nicht. Unter Profis sind aber die folgenden Standardangaben üblich:

  1. Angebots-Absender und Kontaktdaten,
  2. eindeutiger Adressat (nur der darf dein Angebot zu den genannten Konditionen annehmen),
  3. Angebotsnummer (hilfreich, um hinterher den passenden Vorgang zu finden),
  4. Datum deines Angebots,
  5. Art, Umfang und Vergütung deiner Dienste oder Werke ,
  6. bei Versandgeschäften Kosten der Verpackung, Versicherung, des Transports,
  7. Liefertermin und Zahlungsbedingungen,
  8. zeitliche, mengenmäßige und sonstige Begrenzungen der Angebotsgültigkeit durch Freizeichnungsklauseln sowie meistens auch
  9. Bankverbindung und Steuernummer.

Falls du mit “Allgemeinen Geschäftsbedingungen” arbeitest, sollten deine Angeboten auch  AGB enthalten.

Lektüretipp: Wie du unverbindlicheAngebote abgibst, kannst du im Beitrag „Vorsicht: Vertragsschluss trotz Freizeichnungsklausel!“ nachlesen. Dort erfährst du auch, wie du deine Angebote zeitlich befristest und sie unter Mengen- oder Preisvorbehalt stellst.

 

Freiberufler-Angebote mit invoiz

Wenn du deine schriftlichen Angebote mit invoiz erstellst, sieht das zum Beispiel so aus:

Freiberufler Angebote

Übrigens: Unterschreiben musst du deine Angebote nicht. Falls du besonderen Wert auf persönliche Ansprache legst, kannst du das aber durchaus tun.

Praxistipp: Die Inhalte und Überschriften der Spalten und Spaltenüberschriften der Angebotstabelle sind von vornherein branchenneutral gewählt. Die von Spalten der Angebotstabelle kannst du ganz bequem an die Besonderheiten deines Freiberuflerpraxis anpassen. Nur die Spalten “Bezeichnung” und “Gesamt” sind fest vorgegeben.

Um den Inhalt deiner Angebotstabelle zu ändern …

  • klickst du in die Überschriftenzeile,
  • entfernst überflüssige Spalten (per Mausklick auf das “x”-Symbol) oder
  • fügst zusätzliche Spalten hinzu (per Mausklick auf das “+”-Symbol am rechten Zeilenrand) .

Angebot schreiben in invoiz

Falls du nicht nach Zeiteinheiten abrechnest, kannst du die Mengen- und Preisangabe theoretisch sogar ganz weglassen. Dann sollte aus der Leistungsbeschreibung aber eindeutig hervorgehen, welchen Umfang die betreffende Leistung hat. Ob du bei den einzelnen Positionen deiner Angebots Umsatzsteuer ausweist, bleibt ebenfalls dir überlassen.

Zurück zu den Inhalten deines Angebots: Die meisten Freiberufler verstehen sich als „Dienstleister“ – du auch? Dann solltest du das auch bei deinen Angeboten und Vertragsverhandlungen berücksichtigen.

invoiz Screenshot

Dein Finanz- und Rechnungstool

 

Augen auf bei der Wahl der Vertragsart

Angebote zielen darauf ab, einen Vertrag amit potenziellen Kunden bzuschließen. In Deutschland gilt die Vertragsfreiheit: Die erlaubt es den Beteiligten, die Konditionen grundsätzlich frei auszuhandeln. In Zweifelsfällen und bei Streitigkeiten spielt die Vertragsart eine zentrale Rolle.

Das Bürgerliche Gesetzbuch sieht unterschiedliche Vertragsarten vor.  Hier die fünf wichtigsten:

  • Bei Dienst- und Arbeitsverträgen geht es um die „Erledigung von Diensten“ (611ff BGB),
  • beim Werkvertrag um die „Herstellung von Werken“ (631ff BGB),
  • beim Kaufvertrag um die „Übergabe von Sachen“ (= 433ff BGB),
  • beim Mietvertrag um den „Gebrauch von Mietsachen“ (= Güter und Immobilien, 535 BGB) und
  • beim Pachtvertrag um den „Gebrauch von Gegenständen“ und den „Genuss der Früchte“ (581 BGB).

Wichtig: Entscheidend ist im Zweifel nicht die Vertragsüberschrift, sondern die gelebte Vertragspraxis.

 

Dienst- oder Werkvertrag?

Selbstständige rechnen in der Regel auf Basis der beiden ersten Vertragsarten ab. Dabei lässt sich verallgemeinernd sagen:

  • Auftragnehmer bevorzugen Dienstverträge.
  • Auftraggeber ziehen normalerweise Werkverträge vor – am besten zu Fixpreisen.

Wenn du einen Werkvertrag schließt, hat dein Geschäftspartner Anspruch darauf, dass dein Herstellungs- oder Bearbeitungsprozess erfolgreich ist. Das von dir abgelieferte Werk muss der von dir versprochenen Qualität entsprechen.

Ein Werkvertrags-Kunde muss von deinen Arbeitsergebnissen nicht unbedingt begeistert sein. Die Vergütung ist aber erst dann fällig, wenn er das Ergebnis „abgenommen“ hat. Bis dahin kann er Nachbesserungen verlangen.

Dein Kunde darf die Abnahme „wegen unwesentlicher Mängel“ zwar nicht verweigern. Der Werkvertrag bietet deinem Auftraggeber aber viel mehr Möglichkeiten, dir als Dienstleister das Leben schwer zu machen. Unter bestimmten Umständen kann er die vertraglich vereinbarte Vergütung mindern oder sogar ganz verweigern

 

Im Zweifel für den Dienstvertrag

Beim Dienstvertrag ist das Risiko geringer. Einen bestimmte Dienstvertrags-Art kennst du vermutlich aus deiner Zeit als Angestellter. Der Arbeitsvertrag eines Arbeitnehmers ist bloß eine Spezialform des Dienstvertrages. Die Funktionsweise ist aber dieselbe:

  • Arbeit- oder Auftragnehmer schulden Ihrem Arbeit- oder Auftraggeber die versprochenen Dienste.
  • Im Gegenzug haben die Dienstpflichtigen Anspruch auf ein Gehalt oder Honorar.

Die Dienste müssen zwar oftmals zu einer bestimmten Zeit und an einem bestimmten Ort erbracht werden. Außerdem kann der Auftraggeber erwarten, dass du am Ort der Leistungserbringung im Vollbesitz deiner körperlichen und geistigen Kräfte erscheinst. Die spätere Entgeltzahlung ist grundsätzlich aber nicht davon abhängig, dass deine Dienstleistung erfolgreich war.

Bei vielen Leistungen (z. B. Beratung, Coaching oder Unterricht) ist der Erfolg ohnehin nicht messbar. Ob dein Auftraggeber mit der Qualität deiner Arbeit zufrieden ist oder nicht, spielt ebenfalls keine Rolle. Wenn du die Wahl hast, bist du beim Dienstvertrag auf der sicheren Seite.

 

Vorsicht bei Pauschalangeboten!

Um Missverständnissen vorzubeugen: Werkverträge sind keine „schlechteren“ Verträge. In vielen Fällen wirst du gar nicht darum herumkommen, Komplettangebote zu machen, wenn du den Zuschlag bekommen willst. Und: In den allermeisten Fällen werden auch Werkverträge von beiden Seiten zur Zufriedenheit aller Beteiligten erfüllt.

Der Unterschied zwischen Dienst- und Werkverträgen ist dir klar? Du möchtest einem potenziellen Auftraggeber ein Pauschalangebot zukommen lassen? Wenn du die Herstellung eines fertigen „Werkes“ anbietest, solltest du …

  • dir die genauen Anforderungen schriftlich bestätigen lassen. (Ihr könnt das „Lastenheft“ auch gemeinsam erarbeiten – am besten gegen Honorar.)
  • deinerseits ein detailliertes „Pflichtenheft“ erstellen (unter Einbeziehung der Kundenpflichten, z. B. Bereitstellung von Informationen, Unterlagen, Dokumenten, Grafiken etc.),
  • das Pflichtenheft ausdrücklich in den Vertrag einbeziehen,
  • für die Abrechnung zusätzlicher Leistungen nach tatsächlichem Aufwand ein Zusatzhonorar vereinbaren,
  • Meilensteine und Zwischenabnahmen definieren und terminieren,
  • die maximale Anzahl von Änderungs- und Korrekturdurchgängen festlegen und nicht zuletzt:
  • deinen Aufwand für interne Zwecke genau dokumentieren!

Auf diese Weise schaffst du nach und nach die Grundlage für die Vor- und Nachkalkulation ähnlich gelagerter Aufträge in der Zukunft!

 

Noch Fragen?

Was beim Schreiben von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen sonst noch wichtig ist, erfährst du auf folgenden Seiten:

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