Freiberufler Angebot schreiben: So funktioniert’s!

Moritz Buhl

Emergency-Lösung für von der aktuellen Krise finanziell betroffene Selbständige & Unternehmen

invoiz unterstützt dich in Krisenzeiten, indem wir deinem Unternehmen 365 Tage Zahlungsaufschub gewähren.

Wenn Freiberufler Angebote schreiben, stellen sich eine Menge Fragen. Die gute Nachricht vorweg: Gesetzliche Vorschriften für den Inhalt und die Form geschäftlicher Offerten gibt es generell nicht.

Der Gesetzgeber lässt Selbstständigen und Unternehmern bei der Formulierung und Gestaltung ihrer Angebotsschreiben weitgehend freie Hand. Spezielle Angebots-Vorgaben für Freiberufler sind nicht vorgesehen. Du kannst dich also an die Standards deiner Branche halten.

Wie die Profis: Freiberufler Angebot schreiben

Profis achten auf die folgenden Angebots-Bestandteile:

  1. Angebots-Absender und Kontaktdaten,
  2. eindeutiger Adressat (nur der darf dein Angebot zu den genannten Konditionen annehmen),
  3. Angebots-Nummer (hilfreich, um hinterher den passenden Vorgang zu finden),
  4. Datum deines Angebots,
  5. Art, Umfang und Vergütung deiner Dienste oder Werke ,
  6. bei Versandgeschäften Kosten der Verpackung, Versicherung, des Transports,
  7. Liefertermin und Zahlungsbedingungen,
  8. zeitliche, mengenmäßige und sonstige Begrenzungen der Angebotsgültigkeit durch Freizeichnungsklauseln sowie meistens auch
  9. Bankverbindung und Steuernummer.

Wenn du mit “Allgemeinen Geschäftsbedingungen” arbeitest, sollten deine Angeboten auch  AGB enthalten.

Lektüretipp: Wie du unverbindliche Angebote abgibst, kannst du im Beitrag „Vorsicht: Vertragsschluss trotz Freizeichnungsklausel!“ nachlesen. Dort erfährst du auch, wie du deine Angebote zeitlich befristest und sie unter Mengen- oder Preisvorbehalt stellst.

Freiberufler Angebot schreiben mit invoiz

Du schreibst deine Angebote mit invoiz? Dann sieht das zum Beispiel so aus:

Übrigens: Unterschreiben musst du deine Angebote nicht unbedingt. Falls du Wert auf persönliche Ansprache legst, kannst du das aber durchaus tun.

Angebots-Tabelle anpassen

Die Inhalte und Überschriften der Spalten und Spaltenüberschriften der Angebotstabelle sind standardmäßig branchenneutral gewählt. Die Spalten der Angebotstabelle kannst du ganz bequem an die Besonderheiten deines Freiberuflerpraxis anpassen. Nur die Spalten “Bezeichnung” und “Gesamt” sind fest vorgegeben.

Um den Inhalt deiner invoiz-Angebotstabelle zu ändern …

  • klickst du in die Überschriftenzeile,
  • entfernst überflüssige Spalten (per Mausklick auf das “x”-Symbol) oder
  • fügst zusätzliche Spalten hinzu (per Mausklick auf das “+”-Symbol am rechten Zeilenrand) .

Falls du nicht nach Zeiteinheiten abrechnest, kannst du die Mengen- und Preisangabe theoretisch ganz weglassen. Dann sollte aus der Leistungsbeschreibung aber eindeutig hervorgehen, welchen Umfang die betreffende Leistung hat. Ob du bei den einzelnen Positionen deiner Angebote Umsatzsteuer ausweist, bleibt ebenfalls dir überlassen.

Zurück zu den Inhalten deines Angebots: Die meisten Freiberufler verstehen sich als „Dienstleister“. Du auch? Dann berücksichtigst du das am besten auch bei deinen Angeboten und Vertragsverhandlungen.

Freiberufler Angebot schreiben: Wahl der Vertragsart

Angebote zielen darauf ab, einen Vertrag mit potenziellen Kunden abzuschließen. In Deutschland gilt die Vertragsfreiheit: Die erlaubt es den Beteiligten, die Konditionen frei auszuhandeln. In Zweifelsfällen und bei Streitigkeiten spielt die Vertragsart eine zentrale Rolle.

Das Bürgerliche Gesetzbuch sieht unterschiedliche Vertragsarten vor.  Hier die fünf wichtigsten:

  • Dienst- und Arbeitsverträge regeln die „Erledigung von Diensten“ (611ff BGB),
  • Werkverträge die „Herstellung von Werken“ (631ff BGB).
  • Kaufverträge die „Übergabe von Sachen“ (= 433ff BGB),
  • Mietverträge den „Gebrauch von Mietsachen“ (= Güter und Immobilien, 535 BGB) und
  • Pachtverträge den „Gebrauch von Gegenständen“ und den „Genuss der Früchte“ (581 BGB).

Wichtig: Entscheidend ist im Zweifel nicht die Vertragsüberschrift, sondern die gelebte Vertragspraxis.

Freiberufler Angebot schreiben: Dienst- oder Werkvertrag?

Freiberufler rechnen normalerweise auf Basis der beiden ersten Vertragsarten ab. Dabei lässt sich verallgemeinernd sagen:

  • Auftragnehmer bevorzugen Dienstverträge.
  • Auftraggeber ziehen normalerweise Werkverträge vor – am besten zu Fixpreisen.

Wenn du einen Werkvertrag schließt, hat dein Geschäftspartner Anspruch darauf, dass dein Herstellungs- oder Bearbeitungsprozess erfolgreich ist. Das von dir abgelieferte Werk muss der von dir versprochenen Qualität entsprechen.

Ein Werkvertrags-Kunde muss von deinen Arbeitsergebnissen nicht unbedingt begeistert sein. Die Vergütung ist aber erst dann fällig, wenn er das Ergebnis „abgenommen“ hat. Bis dahin kann er Nachbesserungen verlangen.

Dein Kunde darf die Abnahme „wegen unwesentlicher Mängel“ zwar nicht verweigern. Der Werkvertrag bietet deinem Auftraggeber aber viel mehr Möglichkeiten, dir als Dienstleister das Leben schwer zu machen. Unter bestimmten Umständen kann er die vertraglich vereinbarte Vergütung mindern oder sogar ganz verweigern

Und gleich noch ein Hinweis hinterher: Dein Kunde verlangt einen Kostenvoranschlag? Dann darf der Gesamtpreis nach Abschluss der Arbeiten „unwesentlich“ höher als ursprüngliche Voranschlag liegen. Als unwesentlich gelten Aufschläge von bis zu 20 Prozent.

Im Zweifel für den Dienstvertrag

Beim Dienstvertrag ist das Risiko geringer. Eine Sonderform des Dienstvertrags kennst du wahrscheinlich aus deiner Zeit als Angestellter. Der Arbeitsvertrag eines Arbeitnehmers ist eine Spezialform des Dienstvertrages.

Die Funktionsweise ist dieselbe:

  • Arbeit- oder Auftragnehmer schulden Ihrem Arbeit- oder Auftraggeber die versprochenen Dienste.
  • Im Gegenzug haben die Dienstpflichtigen Anspruch auf ein Gehalt oder Honorar.

Die Dienste müssen zwar oftmals zu einer bestimmten Zeit und an einem bestimmten Ort erbracht werden. Außerdem kann der Auftraggeber erwarten, dass du am Ort der Leistungserbringung im Vollbesitz deiner körperlichen und geistigen Kräfte erscheinst. Die spätere Entgeltzahlung ist grundsätzlich aber nicht davon abhängig, dass deine Dienstleistung erfolgreich war.

Bei vielen Leistungen (z. B. Beratung, Coaching oder Unterricht) ist der Erfolg ohnehin nicht messbar. Ob dein Auftraggeber mit der Qualität deiner Arbeit zufrieden ist, spielt für die Bezahlung ebenfalls keine Rolle. Sofern du die Wahl hast, bist du beim Dienstvertrag auf der sicheren Seite.

Vorsicht bei Pauschalangeboten!

Um Missverständnissen vorzubeugen: Werkverträge sind keine „schlechteren“ Verträge. In vielen Fällen wirst du gar nicht darum herumkommen, Komplettangebote zu machen, wenn du den Zuschlag bekommen willst. Und: In den allermeisten Fällen werden auch Werkverträge von beiden Seiten zur Zufriedenheit aller Beteiligten erfüllt.

Der Unterschied zwischen Dienst- und Werkverträgen ist dir klar? Du möchtest einem potenziellen Auftraggeber ein Pauschalangebot zukommen lassen? Wenn du die Herstellung eines fertigen „Werkes“ anbietest, solltest du …

  • dir die genauen Anforderungen schriftlich bestätigen lassen. (Ihr könnt das „Lastenheft“ auch gemeinsam erarbeiten – am besten gegen Honorar.)
  • deinerseits ein detailliertes „Pflichtenheft“ erstellen (unter Einbeziehung der Kundenpflichten, z. B. Bereitstellung von Informationen, Unterlagen, Dokumenten, Grafiken etc.),
  • das Pflichtenheft ausdrücklich in den Vertrag einbeziehen,
  • für die Abrechnung zusätzlicher Leistungen nach tatsächlichem Aufwand ein Zusatzhonorar vereinbaren,
  • Meilensteine und Zwischenabnahmen definieren und terminieren,
  • die maximale Anzahl von Änderungs- und Korrekturdurchgängen festlegen und nicht zuletzt:
  • deinen Aufwand für interne Zwecke genau dokumentieren!

So schaffst du zugleich die Grundlage für die Vor- und Nachkalkulation ähnlicher Aufträge in der Zukunft!

Noch Fragen?

Was beim Schreiben von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen sonst noch wichtig ist, erfährst du auf folgenden Seiten:

Teste unser Finanz- und Rechnungsprogramm kostenlos auf Herz und Nieren. Einfach mit E-Mail-Adresse und Passwort registrieren. Und sofort steht dir der volle Funktionsumfang von invoiz zur Verfügung.