Das erweiterte Mahnwesen im Rechnungstool: Forderungsmanagement à la carte!

Moritz Buhl

Mit Zahlungserinnerungen und Mahnungen forderst du säumige Kunden auf, fällige Forderungen (endlich) zu bezahlen. Außerdem werden deine Schuldner dadurch offiziell in Verzug gesetzt – wenn sie das noch nicht sind. Welche Bezeichnung das Erinnerungsschreiben trägt, spielt dabei keine Rolle. Die juristischen Feinheiten des Mahnverfahrens kannst du im Beitrag „Mustergültig mahnen: Von Forderungen, Fälligkeit & Verzug“ nachlesen.


Eine zwingende Notwendigkeit für das klassische vierstufige Mahnverfahren bestehend aus …

  • „Zahlungserinnerung“,
  • „1. Mahnung“
  • „2. Mahnung“ sowie
  • „3. (und letzter) Mahnung“.

… gibt es auch nicht: Im B2B-Verkehr kannst du dir Mahnungen theoretisch sogar ganz sparen. Trotzdem ist es in vielen Branchen noch üblich, mehrere Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu schreiben, bevor das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet wird. Deshalb haben auch invoiz-Anwender die Möglichkeit, ihren Kunden bei Bedarf das volle Mahnprogramm zu bieten – inklusive bewährter Standardformulierungen für die einzelnen Mahnstufen!

Mahnstufen im Rechnungstool anpassen

Im Bereich „Einstellungen > Mahnwesen“ kannst du bis zu vier Mahnstufen gezielt an deine persönlichen Vorstellungen und die Gepflogenheiten deiner Branche anpassen:

Einstellungen des Mahnwesens in invoiz

Dort sind für jede einzelne Mahnstufe die folgenden Einstellungen möglich:

  • Mit (1) „Mahnstufe […] aktivieren“ entscheidest du, ob invoiz die betreffende Mahnstufe überhaupt berücksichtigt. Auf diese Weise kannst du aus dem vierstufigen also bei Bedarf ganz einfach ein zweistufiges Mahnverfahren machen – zum Beispiel bestehend aus „Zahlungserinnerung“ und „Letzter Mahnung“.
  • Über (2) „Erstellung vorschlagen [..]“ legst du fest, wann die betreffende Mahnstufe aktiviert wird.
  • Im Feld (3) „Mahngebühren“ trägst du die Gebühren ein, die du für die bestreffende Mahnstufe von deinem Schuldner verlangst.
    Lektüretipp: Wie du die richtige Gebührenhöhe festlegst, kannst du im Beitrag „Wie berechnet man Mahngebühren?“ nachlesen.
  • Per Mausklick auf (4) „Textbaustein einblenden“ lässt du dir die fertig vorbereiteten Formulierungen für die jeweilige Mahnstufe anzeigen. Dabei kannst du unterschiedliche Einleitungs- und Schlusstexte für die Printversion sowie einen separaten Textbaustein für Mahnungen erstellen, die du per E-Mail verschickst:

Textbausteine der Mahnungen in invoiz

Ob du dich dabei an den vorhandenen Vorlagen orientierst oder sie inhaltlich und sprachlich an deine eigenen Vorstellungen anpasst, entscheidest du selbst. Um die rechtliche Wirksamkeit deiner Mahnungen nicht zu gefährden, besprichst du mögliche Änderungen im Zweifel am besten mit deinem Steuerberater oder fragst bei deinem Berufs- oder Branchenverband nach.

Nicht vergessen: Per Mausklick auf den Button „Speichern“ schließt du deine Änderungen ab.

Ausgangspunkt: Zahlungsziel & Fälligkeit!

Ausgangspunkt für den Zeitpunkt der ersten Zahlungserinnerung oder Mahnung ist grundsätzlich die „Fälligkeit“ der Rechnung. Die wiederum ergibt sich aus dem „Zahlungsziel“, das du in deinen allgemeinen Zahlungskonditionen festgelegt (und dem Kunden in der Rechnung mitgeteilt) hast.

Unter „Einstellungen > Zahlungsbedingungen“ kannst du deine Konditionen einsehen und über das Stift-Symbol am rechten Seitenrand ändern:

Zahlungsbedingungen in invoiz

Am unteren Seitenrand findest du außerdem den Button „+ Zahlungsbedingung“, über den du zusätzliche Zahlungskonditionen anlegen kannst.

invoiz Screenshot

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Mahnschreiben erstellen und verschicken

Durch das optimierte invoiz-Mahnwesen kannst du Zahlungserinnerungen und Mahnungen künftig noch einfacher und gezielter verschicken. Die besonders gute Nachricht: Abgesehen von den differenzierteren Einstell-Möglichkeiten hat sich am Handling wenig geändert.

  • invoiz erinnert dich weiterhin durch (1) rote Markierungspunkte am linken Rand der Rechnungsübersicht an überfällige Zahlungen.
  • Wenn du am oberen Rand der Rechnungsliste auf (2) „Überfällig“ klickst, werden ausschließlich offene Rechnungen angezeigt, deren Fälligkeitsdatum bereits überschritten ist.
  • Das (3) Fälligkeitsdatum von Rechnungen säumiger Zahler ist ebenfalls rot hervorgehoben:

Rechnungsliste in invoiz

  • Die bisher erreichte (4) Mahnstufe und das Versanddatum des Mahnschreibens wird im Feld „Kunde“ angezeigt.
  • Die nächste Mahnung kannst du direkt aus der Rechnungsliste erstellen und verschicken: Dazu klickst du auf den Abwärtspfeil am rechten Rand der überfälligen Rechnung, wählst im Auswahlmenü den Eintrag (5) „Zahlungserinnerung / Mahnung erstellen“ – und schon kannst du das als nächstes fällige Mahnschreiben „Per E-Mail senden“ oder es dir zuvor als „PDF anzeigen“ lassen:

Versand der Mahnung in invoiz

Welche Mahnstufe dir die Rechnungs-App vorschlägt, hängt dabei von den Vorgaben ab, die du zuvor im Bereich „Einstellungen > Mahnwesen“ gemacht hast. Wenn du dich für „Per E-Mail senden“ entscheidest, ist die Sache wie gehabt mit drei schnellen Mausklicks erledigt.

Wenn du auf den Button „PDF anzeigen“ klickst, lässt dich invoiz vor dem Versand erst noch einen Blick auf das Mahnschreiben werfen. Eine Zahlungserinnerung sieht dann zum Beispiel so aus:

Zahlungserinnerung in invoiz

Aus der Vorschau heraus kannst du deine Zahlungserinnerungen und Mahnungen dann über die beiden Icons am oberen rechten Seitenrand wahlweise …

  • als PDF runterladen und per E-Mail verschicken oder
  • direkt drucken und per Post oder später per E-Mail versenden.

Wenn du dich beim Erstellen deines Mahnschreibens für den E-Mailversand entscheidest, blendet invoiz vor der Datenübertragung ein Vorschaufenster ein:

E-Mail Zahlungserinnerung invoiz

Bevor du auf den Button „Senden“ klickst, kannst du den automatisch erzeugten Betreff und die voreingestellte E-Mailadresse des Kunden bei Bedarf noch ändern. Falls erforderlich lässt sich auch der Textbaustein für die betreffende Mahnstufe von Hand anpassen: So besteht nie die Gefahr, dass ein guter Stammkunde durch eine unpersönlich oder allzu fordernde Formulierung verschreckt wird!

Mahnung aus der Rechnungsansicht erstellen

Übrigens: Statt aus der Rechnungsliste heraus kannst du Zahlungserinnerungen und Mahnungen auch aus der Detailansicht deiner Rechnungen erzeugen. Du öffnest diese Ansicht per Doppelklick auf die betreffende Rechnung: Ein prominent platzierter roter Button („Zahlungserinnerung / Mahnung erstellen“) weist dich dort unübersehbar darauf hin, dass die nächste Mahnstufe fällig ist!

Zahlungserinnerung Rechnungsansicht in invoiz

Mit wenigen Mausklicks ist die Sache dann auch schon erledigt!

Mahn-Historie in der Rechnungsansicht

Und gleich noch ein Tipp: Am unteren Rand der Rechnungs-Detailansicht bietet dir der Abschnitt „Mahnungen“ jederzeit den Überblick, in welcher Mahnstufe sich der betreffende Vorgang aktuell befindet:

Von dort aus kannst du dir die bereits verschickten Mahnschreiben per Mausklick auf die Links am rechten Seitenrand auch noch einmal „Anzeigen“ lassen oder falls erforderlich erneut „Senden“.

Was hältst du davon: Gefällt dir das neue Mahnmodul? Wir arbeiten ständig daran, den invoiz-Funktionsumfang zu erweitern und die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Also: Schau mal wieder rein – es lohnt sich!

Du willst noch mehr zum Thema Mahnungen wissen?

Dann bist du in unserer invoiz Bibliothek bestens aufgehoben. Auf der Seite „Mahnung schreiben: So geht’s!“ findest du alles, was du wissen musst. 🙂

Was bei Rechnungen sonst noch zu beachten ist und wie invoiz dich bei der professionellen Geschäftskorrespondenz unterstützt, erfährst du auf folgenden Seiten:

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