Richtig Mahnen: Ab wann gilt welche Mahnstufe?

Moritz Buhl

Und: Muss ich alle Mahnstufen durchlaufen? Um Himmels Willen – nein! Eine rechtliche Grundlage für den komplizierten und aufwendigen „Mahn-Mehrkampf“ gibt es nicht. Um einen säumigen Zahler in Verzug zu setzen, genügt maximal eine einzige Mahnung!

Abweichend von der Rechtslage wird im Geschäftsleben hierzulande vielfach noch zwischen Zahlungserinnerung, 1., 2. und 3. (und letzter!!!) Mahnung differenziert. Dabei unterscheiden sich die klassischen Mahnstufen im Tonfall:

  • Zahlungserinnerungen kommen eher freundlich bis locker-flockig daher. So in der Art: „Kann es sein, dass Sie unsere Rechnung Nr. 4712 vom 15.5.2017 noch nicht beglichen haben? Kein Problem: So etwas kommt in den besten Familien und Betrieben vor. Bitte bezahlen Sie den offenen Betrag in Höhe von 99,95 Euro bis spätestens 15. Juni 2017 auf unser Konto bei der …“
  • In den Mahnungen der folgenden drei Mahnstufen wird der Ton dann nach und immer frostiger, schärfer und bedrohlicher: In der „3. Mahnung“ oder „Letzten Mahnung“ werden dann „weitere rechtliche Schritte“ in Aussicht gestellt, wahlweise das „gerichtliche Mahnverfahren“ oder gleich „der Gerichtsvollzieher“.

Diesen ganzen Mahn-Zirkus kannst du dir sparen. Ein Erinnerungsschreiben reicht völlig. Ob du dein Schreiben als Zahlungserinnerung oder Mahnung bezeichnest, ist völlig egal. Viel wichtiger als ein gestelztes Mahnschreiben ist der persönliche Kontakt. Am besten fragst du erst einmal telefonisch oder per E-Mail nach, welchen Grund die Zahlungsverzögerung hat. Allein die persönliche Kontaktaufnahme zeigt vielfach schon Wirkung.

Mit einer schriftlichen Mahnung auf Nummer sicher gehen

Rechtlich ist eine Mahnung per E-Mail übrigens genauso wirksam wie eine schriftliche Mahnung. Aus Beweisgründen (und um den geschäftlichen Gepflogenheiten Genüge zu tun) ist ein Mahnschreiben per Post trotzdem zu empfehlen. Wenn es um hohe Beträge geht, notfalls auch per Einschreiben und Rückschein.

☝ Du willst noch mehr zum Thema Mahnungen wissen?

Dann bist du auf der Seite „Mahnung schreiben: So geht’s!“ unserer invoiz Bibliothek bestens aufgehoben! Hier findest du alles, was du wissen musst. 🙂

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