Nachdem wir die Vorteile aufgezeigt haben, die dafür sprechen, Rechnungen online zu schreiben, geht es nun um den Aspekt der Sicherheit. Denn es kommt immer mal wieder die Frage auf, ob ein Rechnungsprogramm in der Cloud auch wirklich sicher ist. Ich kann das nachvollziehen, denn früher stand ich den ganzen Cloud-Lösungen auch eher skeptisch gegenüber. Allerdings habe ich seitdem nur positive Erfahrungen gesammelt! Und ich muss zugeben, was das Thema Sicherheit im Netz anbelangt, musste ich mir mit meinem Surfverhalten primär an die eigene Nase fassen! Vielleicht geht es dir ähnlich…
Nun aber direkt zu den Fakten und Fragen in Bezug auf die Sicherheit des Rechnungstools:
1.) Sind die Daten und Rechnungen in der Cloud sicher?
Die Daten, die du in invoiz speicherst, sind maximal gesichert! Wir hosten ausschließlich auf Servern in Deutschland, um deine Daten nach höchsten Sicherheitsstandards und Gesetzen zu schützen. Dabei setzen wir auf eine 256-Bit SSL-Verschlüsselung und AES, denn wir wissen, wie sensibel deine Daten sind. Automatische tägliche Backups schützen dich vor unerwarteten Datenverlusten.
Bei der Sicherheit nehmen wir dir also einen Großteil der Arbeit ab! So kannst du dich wieder den wichtigen Aspekten deines Business widmen.
Warum nur einen Großteil und nicht alles? Weil du selbst auch noch etwas zur Sicherheit beitragen musst:
2.) Wähle ein sicheres Passwort!
Ohne Passwörter ist es kaum möglich, sich in der digitalen Welt zu bewegen.
Egal, ob du deine E-Mails abrufst, im Online-Shop bestellst, Online Banking machst – überall musst du zur Authentifizierung ein Passwort hinterlegen und eingeben. So natürlich auch beim Rechnungsprogramm invoiz, um dich vor Zugriffen Unbefugter zu schützen.
Da die Anzahl der Dienste, die in Anspruch genommen werden, tendenziell eher steigen als fallen, sammeln sich ganz schön viele Passwörter an. So ist nicht verwunderlich, dass viele User ein und dasselbe Passwort für verschiedene Websites nutzen. Das ist nachvollziehbar, aber gefährlich! Denn wenn dein Universalpasswort herausgefunden wird, kann damit viel Unfug betrieben werden. Daher solltest du für alle Accounts unterschiedliche Passwörter und nicht ein einziges Universalpasswort nutzen.
Der BSI gibt folgende Tipps für die Erstellung eines Passwortes:
- Es sollte mindestens 8 Zeichen lang sein. Wobei hier gilt, je länger, desto besser. Denn auf der Computertastatur gibt es 95 Zeichen. Jede Stelle im Passwort hat somit 95 mögliche Zeichen. Das wiederum impliziert, je mehr Stellen ein Passwort aufweist, umso schwerer ist es für ein Hacker-Programm, das richtige Passwort herauszufinden.
- Es sollte eine Variation aus Groß- und Kleinbuchstaben sowie Sonderzeichen und Ziffern sein.
- Das Wort sollte nicht in Wörterbüchern vorkommen.
- Namen von Familienmitgliedern, Haustieren, Freunden, Stars, etc. sind ebenfalls nicht empfehlenswert.
- Ein recht simples Passwort kann man durch eine einfache Ziffer oder ein übliches Sonderzeichen am Anfang oder Ende nicht wirklich aufwerten!
- Auch der BSI empfiehlt im Falle vieler und komplexer Passwörter einen Passwortmanager zu nutzen.
3.) Was du bei der Nutzung von mobilen Endgeräten beachten solltest:
Die Rechnungssoftware invoiz kannst du auch per mobile App auf deinem Smartphone nutzen. Hierbei ist es natürlich sehr bequem, die Zugangsdaten zu speichern. Allerdings solltest du dir darüber bewusst sein, dass ein solches Gerät auch mal abhandenkommen kann. Dann haben Unbefugte Zugriff zu all deinen gespeicherten Logins.
Möchtest du dennoch nicht auf die bequeme Möglichkeit verzichten wollen, so solltest du dir den Zugriff zumindest über deinen individuellen Fingerabdruck einrichten. Hat dein Endgerät diese Funktion nicht, so richte dir den Sperr-Bildschirm ein, den du über einen Code wieder öffnen kannst.
4.) Du kannst im Browser dein Passwort speichern, aber sei vorsichtig!
Auch bei deinem Browser hast du die Möglichkeit, Passwörter direkt zu speichern. Das ist wieder praktisch und bequem, aber bedenke auch hier, dass jeder, der Zugang zu deinem Rechner hat, dann auch auf all deine Accounts und sensiblen Daten zugreifen kann.
5.) Wann du dich ausloggen solltest:
Sich bei jedem Vorgang neu einloggen zu müssen, kann ganz schön nervig sein. Bist du mehrmals am Tag in denselben passwortgeschützten Programmen unterwegs, mag es für deinen Workflow zeitsparend sein, dich gar nicht erst auszuloggen. Allerdings ist das aus Sicherheitsaspekten nicht empfehlenswert! Arbeitest du an Rechnern, die du nicht allein nutzt, solltest du dich stets nach den Sessions ausloggen. Nur so gehst du sicher, dass deine Accounts nicht von anderen eingesehen und genutzt werden können.
☝ Du möchtest weitere Informationen zum Thema Rechnungen?Dann bist du in unserer invoiz Bibliothek bestens aufgehoben! Unter „Rechnung schreiben – so geht’s“ klären wir alle Fragen rund um das Schreiben von Rechnungen. |
Noch Fragen zu unseren Sicherheitsstandards oder der Software?
Weitere Tipps zum Umgang mit dem Rechnungsprogramm invoiz und wie es deinen Verwaltungsaufwand auf ein Minimum reduzieren kann, erhältst du auf folgenden Seiten:
- Kunden verwalten in Rechnungstool
- Rechnungen verwalten mit System
- Das Rechnungstool invoiz kann auch Zeiterfassung!
- Ausgabenbelege mit dem Smartphone erfassen
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