Kaufmännisches Bestätigungsschreiben?

Moritz Buhl

Klingt harmlos – kann es in sich haben: Wenn dir ein Verhandlungspartner nach Vertragsverhandlungen ein „kaufmännisches Bestätigungsschreiben“ schickt, kommt dadurch unter Umständen ein Vertrag zustande.

Um Missverständnissen vorzubeugen: Nein, das Geschäftsleben ist kein Haifischbecken, in dem du nur mit äußerstem Misstrauen gegenüber Kunden, Lieferanten, Dienstleistern und Mitarbeitern überleben kannst. Die meisten Selbstständigen und Kleingewerbetreibenden kommen mit ihren Geschäftspartnern gut aus.

Klar: Streit kommt wie überall im Leben vor. Der führt aber nur in ganz seltenen Ausnahmefällen zu ernsthaften Rechtsstreitigkeiten oder gar existenziellen Bedrohungen. Selbst im B2B-Geschäft musst du nicht damit rechnen, ständig über den Tisch gezogen zu werden!

Deine Rechte und Pflichten bei Vertragsverhandlungen mit anderen Unternehmern solltest du natürlich trotzdem kennen. Dazu zählen auch Handelsbräuche und andere branchentypische Gepflogenheiten. Nicht nur, um böse Überraschungen zu vermeiden: Du kannst sie selbstverständlich auch für deine eigenen Zwecke nutzen.

Handelsbräuche?

Handelsbräuche sind professionelle Gepflogenheiten unter Geschäftsleuten, die der Vereinfachung und Beschleunigung von Vertragsschlüssen und Geschäftsabwicklungen dienen. Verbindliche Wirkung entfalten „die im Handelsverkehr geltenden Gewohnheiten und Gebräuche“ gemäß § 243 Handelsgesetzbuch zwar nur unter richtigen „Kaufleuten“. So werden die ins Handelsregister eingetragenen Selbstständigen und Unternehmer bezeichnet.

Doch auch alle anderen Unternehmer, Freiberufler und Kleingewerbetreibende, die „in größerem Umfang am Geschäftsleben“ teilnehmen, sind gut beraten, geschäftliche Gepflogenheiten zu kennen. Wichtig: Handelsbräuche können sich im Laufe der Zeit verändern oder auch ganz in Vergessenheit geraten:

  • Der wohl bekannteste historische Handelsbrauch ist der früher übliche Handschlag zwischen Viehhändlern auf Wochenmärkten.
  • Ein branchentypischer Handelsbrauch ist die Zeichensprache der Börsenbroker beim Parketthandel.

Praxistipp: Wenn du unsicher bist, ob und wenn ja, welche Handelsbräuche in deiner Branche heutzutage (noch) gelten, fragst du am besten bei deinem Berufs- oder Branchenverband nach oder du wendest dich an die Industrie- und Handelskammer (IHK) oder die Handwerkskammer. Da Handelsbräuche nicht eindeutig geregelt sind und sich verändern können, sind die Kammern ohnehin zuständig für die Beobachtung von Verkehrssitten. Im Streitfall liefern sie gutachterliche Stellungnahmen.

Bestätigungsschreiben: Praktisch und folgenreich!

Eine besonders bedeutsame und branchenübergreifend übliche Geschäftspraxis ist das kaufmännische Bestätigungsschreiben.

Um dessen Funktion zu verstehen, lohnt sich ein kurzer Ausflug in die Vertragsanbahnung:

  • Ein Vertrag kommt bekanntlich erst dann zustande, wenn zwei „übereinstimmende Willenserklärungen“ vorliegen.
  • Damit ein Angebot angenommen wird, ist also das ausdrückliche Einverständnis der Gegenseite erforderlich (= Annahme). Dabei kann die Zustimmung mündlich, schriftlich oder auch durch „schlüssiges Verhalten“ erfolgen (z. B. durch Heben der Hand bei einer Versteigerung). Schweigen hingegen gilt in aller Regel nicht als Willenserklärung.
  • Bei B2B-Geschäften gibt es aber eine bedeutsame Ausnahme von dieser Regel: Wenn zwei Unternehmer mündlich miteinander verhandelt und sich in Grundzügen geeinigt haben, ist es üblich, dass hinterher eine der beiden Seiten das Ergebnis in einem Bestätigungsschreiben zusammenfasst. Das sorgt für Klarheit, Beweisbarkeit und Rechtssicherheit. Daran mangelt es bei rein mündlichen Vertragsschlüssen ansonsten oft.
  • Ob das Schreiben die Überschrift „(Kaufmännisches) Bestätigungsschreiben“ trägt, spielt dabei keine Rolle: Hauptsache es wurde zeitnah im Anschluss an Vertragsverhandlungen verschickt und es kommt darin zum Ausdruck, dass der Absender von einem Vertragsschluss ausgeht.
  • Wurden die Vertragsbedingungen zutreffend und fair („redlich“) wiedergegeben, ist das Bestätigungsschreiben in beidseitigem Interesse: Der Vertrag ist damit in bestem Einvernehmen geschlossen.
  • Wichtig: Damit der Vertragsschluss zustande kommt, muss der Empfänger dem Bestätigungsschreiben nicht mehr ausdrücklich zustimmen. Das spart Zeit, Arbeit und Ressourcen.
  • Umgekehrt gilt jedoch: Falls der Empfänger mit dem Inhalt des Bestätigungsschreibens nicht einverstanden ist (weil er zum Beispiel die Vertragsinhalte anders verstanden hat oder der Meinung ist, dass noch gar keine endgültige Einigung erzielt worden ist), muss er der Bestätigung sofort widersprechen. Dann wissen beide Seiten: Wir sind uns noch nicht einig und müssen weiterverhandeln.
  • Versäumt der nicht einverstandene Empfänger hingegen, zeitnah zu widersprechen, ist der Vertrag geschlossen. In dem Fall gilt also ausnahmsweise die gefährliche Devise: „Wer schweigt, scheint zuzustimmen!“

Mit anderen Worten: Wenn du Briefe, E-Mails, Fax-Nachrichten oder andere Mitteilungen von Geschäftspartnern erhältst, bist du gut beraten, sie aufmerksam zu lesen und – falls erforderlich – zeitnah und unmissverständlich darauf zu reagieren.

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Abgrenzung zur Auftragsbestätigung

Bei einer klassischen „Auftragsbestätigung“ liegt im Unterschied zum kaufmännischen Bestätigungsschreiben bereits ein geschlossener Vertrag vor, mit dem beide Seiten einverstanden waren!

In der Praxis ist der Unterschied zwischen dem Bestätigungsschreiben und der Auftragsbestätigung aber oft nur schwer auszumachen: Schließlich kann eine Auftragsbestätigung ja von dem zuvor (vermeintlich) einvernehmlich ausgehandelten Vertrag abweichen: Auch dann solltest du …

  • ganz schnell mit deinem Geschäftspartner Kontakt aufnehmen und
  • den Konditionen widersprechen, mit denen du nicht einverstanden bist!

Altmodisch, aber wirksam!

Nochmal: Bei einem kaufmännischen Bestätigungsschreiben handelt es sich keineswegs um den hinterhältigen Versuch, dich über den Tisch zu ziehen. Es ist lediglich ein bewährtes Profi-Instrument, das der Vereinfachung und Beschleunigung im Geschäftsleben dient.

„Diente“ müsste es genau genommen heißen: Bis weit ins 20. Jahrhundert hinein mussten bei der schriftlichen Kommunikation Postlaufzeiten von mehreren Tagen bis zu einer Woche in Kauf genommen werden. Unter diesen Bedingungen sorgte der Verzicht auf die explizite Zustimmung zu einem Bestätigungsschreiben für spürbar mehr Tempo.

Verglichen damit hält sich der Beschleunigungsvorteil in Zeiten der elektronischen Kommunikation in Grenzen: Heutzutage lassen sich schriftliche Willenserklärungen binnen Sekunden ans andere Ende der Welt und wieder zurück schicken. An der Gültigkeit des einseitigen Bestätigungsschreibens hat das bis jetzt jedoch noch nichts geändert.

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