Geschäftsreisen & Fahrtkosten: Die wichtigsten Fakten

Moritz Buhl

Wenn Selbstständige geschäftlich unterwegs sind, gelten die Reisekosten als Betriebsausgaben. Nur: Was genau ist überhaupt eine „Geschäftsreise“? Woran solltest du denken, wenn du unterwegs bist? Und wie sieht die Reisekostenabrechnung eines Selbstständigen aus? Beginnen wir mit einem Überblick über die verschiedenen Ausgabenarten.

Zu den wichtigsten Reisekosten zählen:

  • die eigentlichen Fahrtkosten,
  • die Übernachtungskosten,
  • die sogenannten Reisenebenkosten und schließlich der
  • ominöse Verpflegungsmehraufwand.


Bevor wir uns die einzelnen Kostenbestandteile etwas genauer anschauen, klären wir erst einmal, was aus Sicht des Finanzamtes überhaupt eine Geschäftsreise ist.

Was ist eigentlich eine Geschäftsreise?

Wenn du …

  • zu Kunden, Interessenten oder Lieferanten fährst,
  • Messen und Ausstellungen besuchst,
  • an Schulungen, Seminaren und anderen Weiterbildungen teilnimmst oder auch nur
  • für dein Büro oder deine Werkstatt einkaufen fährst,

… handelt es sich um „Auswärtstätigkeiten“. Die dadurch entstandenen Kosten darfst du steuerlich geltend machen.

Nicht vergessen: Falls du deine Reisekosten ganz oder teilweise von einem Kunden als „Spesen“ ersetzt bekommst, stellen die Erstattungen umgekehrt Betriebseinnahmen dar. Falls du Flugtickets, Fahrkarten oder andere Reisebelege deinem Kunden aushändigst, damit er sie seinerseits als Betriebsausgaben ansetzen kann, darfst du deinerseits die Aufwendungen nicht steuerlich geltend machen!

Zurück zur Ausgangsfrage: Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug ist die betrieblich veranlasste Abwesenheit von der „ersten Betriebsstätte“. Das ist der Standort deines Unternehmens, also zum Beispiel dein Büro, dein Ladenlokal oder deine Werkstatt. Falls du im Home-Office arbeitest, gilt das als Betriebsstätte.

Wichtig: Es gibt nur eine „erste“ Betriebsstätte. Wenn du deine Tätigkeit an unterschiedlichen Orten ausübst, gilt der Ort als erste Betriebsstätte, an dem du zeitlich überwiegend tätig bist (z. B. an mindestens zwei ganzen Tagen pro Woche oder während mehr als einem Drittel deiner Gesamtarbeitszeit). Betrieblich veranlasste Aufenthalte an allen anderen Orten gelten als „Auswärtstätigkeiten“, für die du Fahrt- und andere Reisekosten geltend machen darfst.

Das gilt auch für sehr kurze Erledigungen außer Haus: Selbst Einkaufsfahrten und Besuche bei benachbarten Lieferanten oder anderen Geschäftsfreunden sind Auswärtstätigkeiten! Am besten führst du eine Liste solcher Fahrten, die du dann einmal im Monat pauschal abrechnest: Auch, wenn du nur die Kilometerpauschale (siehe unten) ansetzt, kommt aufs Jahr gesehen so mancher Euro zusammen.

Den Nachweis der betrieblichen Veranlassung erbringst du im Zweifel durch deine Geschäftskorrespondenz (z. B. Einladungen zu Meetings, Angebote oder ausgehandelte Vertragsdokumente) oder aber Einkaufsbelege: Die musst du ja ohnehin sammeln, um z. B. die Kosten des Büromaterialeinkaufs als Betriebsausgaben nachweisen zu können.

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Fahrtkosten

Wichtig: Ausgaben für Fahrten zwischen Privatwohnung und erster Betriebsstätte sind keine betrieblichen Reisekosten. Da diese Fahrten aus Sicht des Finanzamts zur Hälfte privat veranlasst sind, wird nur die magere „Pendlerpauschale“ von 30 Cent pro Entfernungskilometer (= einfache Strecke) anerkannt. Diese Ausgaben (Entfernungskilometer x 0,30 Euro x Anzahl der Fahrten) gibst du auf dem EÜR-Formular in der separaten Rubrik „Fahrtkosten für Wege zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte“ an. Bei der Anlage EÜR für das Jahr 2017 gehören diese Fahrtkosten in die Zeile 63.

Nun aber endlich zu den eigentlichen Reise-Fahrtkosten:

Wenn du mit deinem Geschäftswagen unterwegs bist, fließen sämtliche Aufwendungen von vornherein als Betriebsausgaben in deine EÜR ein – angefangen bei …

  • den Abschreibungen
  • über Steuern und Versicherungen,
  • Finanzierungszinsen oder Leasingkosten
  • bis hin zu Treibstoff, Reparaturen, Wartungen und anderen Unterhaltskosten.

Für alle anderen Verkehrs- und Fortbewegungsmittel gilt:

  • Wenn du mit dem Flugzeug, einem Mietwagen, mit Bus, Bahn oder Taxi unterwegs bist, sammelst du fleißig Fahrkarten und Tickets: Die Kosten in nachgewiesener Höhe werden als Betriebsausgaben anerkannt.
  • Für Fahrten mit deinem Privat-Pkw darfst du die Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenem (!) Kilometer (hin und zurück!) ansetzen. Für private Motorräder, Roller oder E-Bikes (Pkw) gilt die niedrigere Kilometerpauschale von 20 Cent.
  • Alternativ zur Kilometerpauschale kannst du auch die durchschnittlichen Kilometerkosten deines Privat-Pkws zugrundelegen und mit der Zahl der geschäftlich gefahrenen Kilometer multiplizieren. Zur Ermittlung eines fahrzeugindividuellen Kilometersatzes musst du sämtliche Kosten deines Fahrzeugs in einem repräsentativen Zeitraum ermitteln und durch die Anzahl der insgesamt gefahrenen Kilometer teilen.
    Aber Vorsicht: Da eine solche Vollkostenkalkulation vergleichsweise aufwendig ist, sich nur unter bestimmten Umständen lohnt und bei einer Betriebsprüfung besonders kritisch unter die Lupe genommen wird, besprichst du diese Variante am besten mit deinem Steuerberater.
  • Falls du mit dem Fahrrad zu einer Auswärtstätigkeit fährst oder zu Fuß gehst, kannst du (anders als bei der Pendlerpauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte) leider keine Fahrtkosten geltend machen!

Wichtig: Bußgelder werden grundsätzlich nicht als Betriebsausgaben anerkannt – auch dann nicht, wenn das Vergehen betrieblich veranlasst war (z. B. Geschwindigkeitsüberschreitung oder Parken im Halteverbot, um rechtzeitig zu einem wichtigen Kundentermin zu kommen).

Ausblick:  In Teil 2 unserer kleinen Reisekosten-Serie geht es um Übernachtungs- und Verpflegungskosten. In Teil 3 findest du die wichtigsten Informationen zum Thema Reisenebenkosten. Außerdem beschäftigen wir uns mit den Anforderungen an die äußere Form von Reisekostenabrechnungen.

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