Kunden verwalten im Rechnungstool

Moritz Buhl

Bei invoiz steht der Kunde im Mittelpunkt – und zwar in jeder Hinsicht: Unseren eigenen Kunden stellen wir ein einfaches, komfortables und sicheres Online-Rechnungsprogramm mit Kundenarchiv zur Verfügung – und das zu einem unschlagbar günstigen Preis. Die Kunden unserer Kunden können sich auf rechtlich einwandfreie Abrechnungsdokumente verlassen: Ärger mit dem Finanzamt gehört mit Sicherheit der Vergangenheit an. Dass die Kundenverwaltung der interne Dreh- und Angelpunkt der invoiz-App ist, versteht sich bei so viel Kundennutzen fast von selbst. Du findest die Funkion in der Navigationsleiste am linken Seitenrand – direkt unterhalb der Startseite:

Navileiste Kunde in invoiz

Mehr als eine Adressverwaltung im Rechnungstool

Die Kundenliste enthält sämtliche Geschäftspartner, denen du bislang Rechnungen und Angebote geschickt hast. Per Mausklick auf das Plus-Symbol am oberen rechten Seitenrand legst du bei Bedarf neue Datensätze an. Selbstverständlich kannst du hier auch die Daten von Interessenten erfassen.

Ganz gleich, ob Kunden oder Interessenten: Es lohnt sich, das Kundenmodul einmal etwas genauer anzuschauen. Die meisten invoiz-Anwender erfassen oder ändern ihre Kundendaten quasi im Vorbeigehen – direkt beim Ausstellen von Rechnungen. Deshalb fristen einige kundenspezifische Zusatzfunktionen ein Schattendasein – insbesondere die Kunden-„Historie“ oder auch die „Umsatzübersicht“. Du findest sie hier:

Umsatzübersicht: Durchblick im Auftragswust

Wenn du in der Kundenliste doppelt auf den Datensatz eines Geschäftspartners klickst, öffnet sich die Detailansicht mit den wichtigsten Namens-, Adress- und Kommunikationsdaten des Kunden:

Kundendetails scrollen in invoiz

Wenn du nun etwas weiter nach unten scrollst, zeigt invoiz dir den „Umsatz der letzten 12 Monate“ mit diesem Kunden an – und zwar sowohl den Gesamtumsatz als auch verteilt auf die einzelnen Monate. Außerdem kannst du hier …

  • die Anzahl der Aufträge,
  • die Höhe der Außenstände,
  • die durchschnittliche Zahlungsdauer und die
  • aktuellen Zahlungskonditionen des Kunden ablesen:

Kunden Umsatzübersicht in invoiz

invoiz Screenshot

Dein Finanz- und Rechnungsprogramm

Historie: Das geheime Kundenarchiv

Wenn du noch etwas weiter nach unten scrollst, landest du bei der „Historie“. Dort sind sämtliche Rechnungen und Angebote gelistet, die du bislang an den betreffenden Geschäftspartner geschickt hast:

Kundenhistorie in invoiz

Standardmäßig werden „Alle“ Vorgänge in chronologisch absteigender Reihenfolge angezeigt. Du kannst die Liste aber auch nach „Rechnungen“ und „Angeboten“ filtern und die Reihenfolge per Mausklick auf die Spaltenüberschrift an deinen Informationsbedarf anpassen:

Kundenhistorie Teil 2 in invoiz

Auf diese Weise verschaffst du dir schnell einen Überblick über die Geschichte deiner einzelnen Kundenbeziehungen, über wiederkehrende Aufträge, offene Angebote und so weiter. Gut zu wissen, oder?

Kundenkategorie: Fasst zusammen, was zusammen gehört!

Gleich noch ein Hinweis hinterher: Wenn du einen neuen Kunden anlegst oder einen vorhandenen Datensatz änderst, kannst du dort neben den Namens-, Adress- und Kommunikationsdaten auch eine Kundenkategorie festlegen:

Kundenkategorie in invoiz

Mit deren Hilfe lassen sich zusammengehörige Umsätze ganz bequem gruppieren und analysieren. Die dazugehörige Auswertung findest du am unteren Ende der „Startseite“ im Abschnitt „Umsatz pro Kundenkategorie“:

Startseite Umsatz pro Kundenkategorie in invoiz

Eingerichtet und angepasst werden die Kategorien im Arbeitsbereich „Einstellungen“ unter „Weitere Einstellungen“:

Einstellungen Kundenkategorien in invoiz

Noch mehr tolle Funktionen in der Rechnungssoftware

Weitere Tipps, Tricks und Tools findest auf folgenden Seiten:

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2 Kommentare

  1. Vielen Dank für den tollen Artikel!

    Ich nutze invoiz schon seit einigen Monaten und bin wirklich sehr zufrieden mit der Software.
    Was ich an diesem Beitrag jedoch „vermisse“ ist die Vorstellung der absolut genialen Suchfunktion.
    Ich finde es grandios, dass man in der Suche nicht nur nach Artikeln und Kunden, sondern auch nach Ansprechpartnern und so weiter.

    Eventuell solltet Ihr einmal die Suche im Details vorstellen, denn meiner Meinung nach geht dieses tolle Feature ein wenig unter und man erkennt den Nutzen erst, wenn man „aus Versehen“ einmal die Suche benutzt.

    Weiter so! Ganz tolle Software.

    1. Hallo Christian, lieben Dank für dein Feedback und natürlich auch für dein Lob! 🙂 Das stimmt, unsere Suchfunktion ist sehr umfangreich und kann so manchen Arbeitsschritt zeitlich auf ein Minimum reduzieren! Die Suchfunktion hat definitiv einen eigenen Beitrag verdient! Er wird in Kürze folgen 🙂 Sonnige Grüße,
      Wiebke

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