Rechnungs-FAQ: Facts für Fakturierer (Teil 1)

Wenn du „restlos richtige Rechnungen rausschicken“ willst, bist du mit invoiz bestens bedient: Dann kannst du sicher sein, dass alle inhaltlichen Pflichtbestandteile enthalten sind. Trotzdem haben viele Freelancer eine Menge großer und kleiner Fragen rund ums Schreiben von Rechnungen. Die wollen wir nach und nach im Rahmen unserer Rubrik „Rechnungs-FAQ“ beantworten.

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Du hast „Fragen rund um das Thema Rechnungen“? Immer her damit: Schreib sie uns einfach per E-Mail.

Los geht’s:

Ich habe meine Selbstständigkeit noch nicht angemeldet:

Darf ich trotzdem schon die erste Rechnung schreiben?

Ja, das ist grundsätzlich ok. Sobald klar ist, dass deine Selbstständigkeit auf Dauer angelegt ist, musst du dein Vorhaben anmelden. Doch wenn du nicht gerade Handwerker bist, kannst du bis dahin ruhig schon das eine oder andere Pilotprojekt starten.

Ganz gleich, ob mit oder ohne Anmeldung: Wenn du Rechnungen verschickst, sind die dazugehörigen Einnahmen auf jeden Fall steuerpflichtig. Und zwar auch dann, wenn du deine Selbstständigkeit noch nicht offiziell beim Finanzamt angemeldet hast:

• Bei deiner nächsten Einkommensteuererklärung gibst du deinen Einnahmenüberschuss (= Einnahmen minus Ausgaben) als „Einkünfte aus selbstständigen Tätigkeiten“ oder „Einkünfte aus Gewerbebetrieb“ an.
• Die allermeisten selbstständigen Tätigkeiten sind außerdem umsatzsteuerpflichtig. Wenn deine Rechnungen Umsatzsteuer enthalten, musst du die auf jeden Fall ans Finanzamt abführen. Und zwar auch dann, wenn sich letztlich doch herausstellt, dass dein Vorhaben doch nicht von Dauer ist.
• Für sogenannte Kleinunternehmer gibt es Erleichterungen: Sie müssen (und dürfen) auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Ausführlichere Informationen zu diesem Thema findest du im Beitrag „Kleinunternehmerregelung„.

Ich habe (noch) keine betriebliche Steuernummer: Was tun?

In dem Fall gibst du auf deinen Rechnungen deine persönliche Steuernummer an. Die meisten Freiberufler und Kleingewerbetreibenden kommen übrigens dauerhaft ohne separate betriebliche Steuernummer aus. Deine persönliche Steuernummer findest du oben links auf deinem letzten Einkommensteuerbescheid.

Tipp: Falls dir das Bundeszentralamt für Steuern bereits eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zugewiesen hat, gibst du die auf deinen Ausgangsrechnungen an. Deine persönliche Steuernummer brauchst du in dem Fall nicht zu veröffentlichen: Laut § 14 Abs. 4 UStG genügt die Angabe der „vom Finanzamt erteilte(n) Steuernummer ODER die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte(n) Umsatzsteuer-Identifikationsnummer“.

Übrigens: Bei invoiz trägst du deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer normalerweise im (1) Briefpapier-„Fußbereich“ am unteren Seitenrand ein. Du kannst sie aber auch oben rechts im (2) „Infobereich“ unterbringen:

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Muss ich meine Rechnungen unterschreiben?

Nein. Eigenhändige Unterschriften sind nur in ganz wenigen Ausnahmefällen Pflicht. So verlangt zum Beispiel § 9 der Vergütungsverordnung für Steuerberater ausdrücklich eine vom Aussteller unterzeichnete „Berechnung“. Zu den gesetzlichen Pflichtbestandteilen gehört die Unterschrift definitiv nicht. In den allermeisten Branchen ist sie auch nicht üblich.

Andererseits: Sollte ein Kunde trotzdem einmal auf eine unterschriebene Rechnung bestehen, tu‘ ihm ruhig den Gefallen. Du kannst deine invoiz-Rechnungen ganz leicht als persönlichen Geschäftsbrief mit Anrede und Grußformel gestalten und unterschreiben. Die Einleitungs- und Schlusstexte sind ja editierbar: Dazu klickst du in den betreffenden Bereich und gibst den gewünschten Text ein:

Sind PDF-Rechnungen rechtlich überhaupt zulässig?

Aber ja. PDF-Rechnungen haben sich in den letzten Jahren sogar mehr und mehr zum Quasi-Standard des elektronischen Rechnungsversands entwickelt. Ob du deine invoiz-Rechnungen ausdruckst und mit der Post verschickst oder sie im PDF-Format gleich per E-Mail an deine Kunden weiterleitest, ist grundsätzlich deine Sache. Beide Versandarten sind rechtlich zulässig.

Mit einer kleinen Einschränkung allerdings: Geschäftskunden haben grundsätzlich Anspruch auf eine Papierrechnung. § 14 Abs. 1 UStG macht die Zulässigkeit der elektronischen Rechnungsübermittlung nämlich von der „Zustimmung des Empfängers“ abhängig. Zusätzliche Gebühren für den Postversand darfst du daher auch nicht ohne Weiteres berechnen. Am besten vereinbarst du den elektronischen Versand von vornherein bei Vertragsschluss. Bei der Gelegenheit darfst du dann auch Gebühren für den Postversand festlegen. Zusammen mit dem Vertragsschluss gibt der Kunde dann auch sein Einverständnis mit dem elektronischen Rechnungsversand und / oder einer Gebühr für den Postversand einer Papierrechnung.

Muss ich meine PDF-Rechnungen nicht elektronisch signieren?

Nein: Die vor ein paar Jahren eingeführte Signaturpflicht elektronischer Rechnungen hat zwar jahrelang hohe Wellen geschlagen – ist im Jahr 2011 aber wieder abgeschafft worden. Die Vorschrift hat sich als völlig wirklichkeitsfern erwiesen und war nicht durchsetzbar.

So sinnvoll digitale Signaturen zur Sicherung der Echtheit und Unversehrtheit elektronisch übermittelter Dokumente sein mögen: Ihr Verbreitungsgrad war und ist immer noch viel zu gering. Stattdessen heißt es in § 14 Abs. 1 UStG jetzt:

„Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können.“

Was genau der Gesetzgeber mit dieser windelweichen Formulierung meint, ist nach wie vor ungewiss. Ganz gewiss ist aber, dass du als Rechnungsaussteller mit einfachen, unsignierten PDF-Rechnungen rechtlich auf der sicheren Seite bist. Und der Vorsteuerabzug deiner Geschäftskunden ist es auch.

Noch Fragen zur Rechnungsstellung?

Was bei deinen Ausgangsrechnungen sonst noch zu beachten ist und wie invoiz dir dabei hilft, erfährst du auf folgenden Seiten:

• Mahnung schreiben: So geht’s!
• Angebot schreiben: So geht’s!
• Kleinunternehmerregelung: Was du als Kleinunternehmer wissen musst!

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