9 Gründe, warum du professionelle Angebote schreiben solltest

Moritz Buhl

Es gibt viele gute Gründe, schriftliche Profi-Angebote zu verschicken. Die rechtliche Absicherung ist nur einer davon – und keineswegs der wichtigste Vorteil schriftlicher Angebote.

Ein Angebot ist in vielerlei Hinsicht die entscheidende Basis von Kauf-, Dienst-, Werk- und vielen anderen Vertragsarten. Du nimmst damit gezielt auf die anschließenden Vertragsverhandlungen Einfluss. Mehr noch: Mit der Bitte um ein Angebot liefert dir der Kunde oder Interessent eine Steilvorlage für eine optimale Selbstpräsentation. Ein Angebotsschreiben ist daher keine Pflichtübung, sondern bei Licht betrachtet ein mächtiges Marketinginstrument!


Deshalb: Freu‘ dich – und nutz‘ deine Chance!

Grund 1: Auftrag gründlich durchdenken

Die Abgabe schriftlicher Angebote bereitet dir Kopfzerbrechen? Kein Anlass für Selbstzweifel: Damit bist du nicht allein. Realistische Preis- oder Honorarvorstellungen, angemessene Liefer-, Leistungs-, Zahlungs- und alle anderen Auftragskonditionen beruhen auf gründlicher Marktkenntnis und Erfahrungswerten. Und die stellen sich halt erst im Laufe der Zeit ein.

Dass du mit deinen Preis- oder Honorarvorstellungen…

  • gelegentlich übers Ziel hinausschießt (und einen Auftrag nicht erhältst),
  • den tatsächlich erforderlichen Aufwand unterschätzt (und hinterher nicht auf deine Kosten kommst) oder
  • viel zu günstig anbietest und dir Umsatzmöglichkeiten entgehen lässt,

… all das kommt anfangs in den besten Betrieben vor. Erst recht bei komplexeren Aufträgen: Nur wer nichts tut, macht keine Fehler – außer diesem einen entscheidenden! 🙂

Der Vorteil eines schriftlichen Angebots gegenüber vagen Abmachungen (die vor allem bei Werkverträgen vielfach zu bösen Überraschungen führen): Du bist von Anfang an gezwungen, deinen zeitlichen und materiellen Aufwand gründlich zu durchdenken. Mit deiner Vorkalkulation liegst du zwar womöglich in der einen oder anderen Hinsicht daneben: Hinterher kannst du deinen tatsächlichen Arbeits- und Materialeinsatz aber mit den Angebotswerten vergleichen, nach den Ursachen für die Abweichungen suchen und bist somit beim nächsten Mal schon etwas schlauer.

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Dann bist du in unserer Bibliothek bestens aufgehoben! Unter „Angebot schreiben: So geht’s!“ klären wir alle Fragen rund um das Schreiben von Angeboten.

Grund 2: Vertrauen erwecken

Dein Angebot ist eine wichtige Visitenkarte deines Unternehmens: Völlig unabhängig von den inhaltlichen Konditionen gibt dein Angebot aus Sicht eines Interessenten einen Vorgeschmack auf die anschließende Auftragserledigung und die spätere Rechnungsstellung.

Ein schwer lesbares, unübersichtliches, unvollständiges, unverständliches und verspätet eintreffendes Angebotsschreiben, in dem es nur so von Rechtschreibfehlern wimmelt, weckt beim Empfänger schlimmste Befürchtungen.

Grund genug, deine Angebote nicht zwischen Tür und Angel „aus der Hüfte“ zu schießen, sondern in aller Ruhe und sorgfältig zu erstellen. Wenn du deine Angebote und Rechnungen mit invoiz schreibst, musst du dir um die inhaltliche Vollständigkeit und die äußere Form keine Sorgen machen.

Lektüretipp: Ausführlichere Informationen zu den einzelnen Gestaltungselementen der invoiz-Geschäftsbriefe findest du in folgenden Beiträgen:

Grund 3: Nutzen erläutern – erfolgreich akquirieren!

Ein Angebot ist keine lästige administrative Pflicht: Vielmehr handelt es sich um ein wichtiges Marketinginstrument, mit dem du die endgültige Kaufentscheidung oder Auftragserteilung des Kunden vorbereitest. Dass darin die sachlichen Informationen über Bezeichnung und Qualität der Waren und Dienstleistungen, Preise und Honorare, Liefer- und Zahlungsbedingungen sowie eventuelle Freizeichnungsklauseln enthalten sind, versteht sich von selbst.

Darüber hinaus hast du aber alle Freiheiten, dich und deine Produkte und Dienstleistungen im besten Licht zu präsentieren! Hüte dich aber davor, die Stärken deiner Artikel in den Mittelpunkt zu stellen. Viele Anbieter sind von der Qualität Ihrer Waren und Serviceleistungen so überzeugt und begeistert, dass sie den konkreten Kundenbedarf aus dem Auge verlieren.

Die Aufforderung, ein Angebot abzugeben, eröffnet dir alle Möglichkeiten, einen überzeugenden Zusammenhang zwischen dem Kundenbedarf und deinem Sortiment oder Leistungskatalog herzustellen. Spitzenprodukte und die absoluten Leistungsmerkmale einzelner Angebotspositionen sind kein Selbstzweck. Entscheidend ist der Nutzen aus Kundensicht! Es kommt darauf an, ob der Empfänger deines Angebots nach der Lektüre den Eindruck hat: „Perfekt! Genau das brauche ich!“

Zeit in Angebote investieren?

Warum es sich lohnt professionelle Angebote zu schreiben, verraten wir dir in diesem Video.

Grund 4: Schriftliches Verkaufsgespräch führen

Die rechtliche und kaufmännische Unsicherheit führt in der Praxis oft dazu, dass sich Anbieter hinter …

  • gestelzten Formulierungen („… bezugnehmend auf Ihre geschätzte Anfrage vom 12.10.2018 erlauben wir gemäß umseitiger Geschäftsbedingungen anzubieten…“),
  • kryptischen Artikelnummern, Produktbezeichnungen und Honorar-Katalogziffern sowie
  • technischen Details und
  • juristischen Freizeichnungsklauseln verstecken.

Die Folge: Der Kunde erkennt sich und sein Anliegen nicht oder nur schemenhaft wieder. Das gilt natürlich ganz besonders für Privatkunden, die durch technisches Fach-Chinesisch eher abgeschreckt als begeistert werden.

Du darfst aber auch deine Geschäftskunden nicht überschätzen, selbst wenn du überwiegend mit technisch versierten Fachleuten und Praktikern zu tun hast: Die endgültigen Entscheidungen werden häufig von Kaufleuten getroffen. Und die wollen wissen, welchen konkreten (Zusatz-)Nutzen ihnen deine Produkte und Leistungen bieten und sie wollen sicher sein, dass du ihren Bedarf und ihre Anliegen verstanden hast.

Als Reaktion auf eine Kundenanfrage enthalten aussichtsreiche Angebote deshalb zunächst einmal die Zusammenfassung und Würdigung des Kundenanliegens. Verzichte dabei auf den gestelzten „Kanzleistil“, in dem es nur so von Substantivierungen wimmelt. Stattdessen führst du ein schriftliches Verkaufsgespräch: Ja, du kannst, darfst und solltest sogar mit deinen Kunden und Interessenten sprechen – zum Beispiel so:

„Guten Tag, Frau Mustermann,
vielen Dank für das interessante Telefonat. Ich habe Sie so verstanden, dass […] Besonderen Wert legen Sie auf […] Als spätesten Liefertermin schwebt Ihnen […] vor. Sicherheitshalber habe ich noch einmal Rücksprache mit dem Leiter unserer Fertigung gehalten: Ihre Anforderungen lassen sich im gewünschten Zeitraum erfüllen. Daher kann ich Ihnen folgendes Angebot machen:

[…]

Falls Sie Fragen zu den technischen Details haben oder weitere Informationen brauchen, sprechen Sie mich gern an. Ich biete Ihnen auch an, dass einer unserer Mitarbeiter sich die Anlagen vor Ort noch einmal genauer anschaut […] Wenn Sie sich für die optional angebotene Servicepauschale entscheiden, entstehen Ihnen während der gesamten Laufzeit keine Wartungs- und Instandsetzungskosten […] “

Selbstverständlich kannst du dich auch in den Beschreibungen der verschiedenen Angebotspositionen detailliert auf einzelne Kundenwünsche beziehen und dabei den konkreten Nutzen herausstellen.

Grund 5: Kundenorientierung demonstrieren

Im Mittelpunkt schriftlicher Verkaufsgespräche steht die Botschaft: „Ich habe Sie verstanden!“ Vor allem bei erklärungsbedürftigen Produkten und anspruchsvollen, vertrauensbasierten Dienstleistungen sind heutzutage nicht mehr allein Preis, Zahlungs- und Lieferkonditionen entscheidend. Kunden brauchen die Gewissheit, dass der Lieferant oder Dienstleister ihr Anliegen verstanden hat, sie ernst nimmt und sie sich darauf verlassen können, dass die versprochenen Leistungen auch termingerecht erledigt werden.

Wenn es dir gelingt, diesen Bedürfnissen gerecht zu werden, setzt du dich mit deinem Angebot von vornherein von den oft seelenlosen Anschreiben vieler Wettbewerber ab. Deine Erfolgsaussichten steigen, selbst wenn deine übrigen Angebotskonditionen nicht günstiger sind als die anderer Anbieter.

Grund 6: Mitdenken und Flexibilität beweisen

Du willst vermeiden, deine Kunden durch hohe Preise und Honorare abzuschrecken? Dann denkst du am besten in Alternativen: Wer sagt denn, dass du nur ein Angebot machen darfst!? Wenn du den Kundenbedarf und den gewünschten Nutzen kennst, kannst du abgestufte Alternativ-Vorschläge machen. Stichwort: „Up-Selling“.

Ein Angebot mit mehreren passenden Alternativpositionen hat für den Kunden den Vorteil, sich das gewünschte Preis-Leistungs-Verhältnis (besser noch: das stimmige Preis-Nutzen-Verhältnis) auswählen zu können. Durch eine geschickte Präsentation und Beschreibung der für dich attraktivsten Variante wirst du selbstverständlich versuchen, die Kundenentscheidung dezent zu steuern.

invoiz Screenshot

Dein Business perfekt organisiert

Grund 7: Zusatzaufträge generieren

Wenn du aufmerksam zuhörst und mitdenkst, bietet dir ein Angebot außerdem die unschätzbare (aber viel zu oft vernachlässigte) Möglichkeit, durch den Verkauf ergänzender Produkte oder Dienstleistungen zusätzlichen Umsatz zu generieren. Stichwort: „Cross Selling“.

Es ist eigentlich ganz einfach: Du brauchst nur zu überlegen „Welche anderen Produkte und Dienstleistungen ergänzen dieses Angebot sinnvoll?“

Beispiele:

  • Update der Imagebroschüre oder Visitenkarten zusätzlich zum Website-Relaunch,
  • Schuhcreme oder Schuhputz-Set zusätzlich zum Verkauf neuer Schuhe,
  • Servicepauschale / Wartungsvertrag zusätzlich zur Maschine oder auch
  • Winterreifen oder Versicherungspolice zusätzlich zum Pkw.

Verkaufsprofis wissen: Es ist um ein Vielfaches einfacher und leichter, einem Kunden oder aufgeschlossenen Interessenten ein zusätzliches Angebot zu machen als für dieselbe Leistung einen neuen Kunden zu finden.

Wichtig: Selbstverständlich kannst du in deinen Angeboten auch auf allgemeine Sonderangebote, Restposten etc. hinweisen. Bei Komplementärangeboten liegt die Betonung jedoch zunächst einmal auf der sinnvollen Ergänzung der zugrundeliegenden Lieferung oder Leistung – und zwar sinnvoll aus Kundensicht! Gewünschte Reaktion: „Stimmt, gute Idee. Das nehm‘ ich mit!“

Nach so viel „Marketing-by-Angebot“ dürfen aber auch die eher konventionellen Funktionen eines Angebots nicht unerwähnt bleiben:

Grund 8: Günstige Verhandlungsbasis schaffen

Autoren, Historiker und Psychologen wissen: „Wer schreibt, der bleibt!“ Wenn du ein durchdachtes Angebot auf den Tisch legst, bist du bei den folgenden Vertragsverhandlungen eindeutig im Vorteil. Das gilt vor allem für B2B-Geschäfte:

  • Dein Angebot bildet eine Art roten Fadens während der Verhandlungsgespräche.
  • Während sich die Diskussion in der Regel auf die strittigen Knackpunkte konzentriert, hast du ganz nebenbei bereits sämtliche anderen Konditionen festgezurrt.
  • Solange dein Gesprächspartner davon nicht ausdrücklich abweicht, hast du gute Aussichten, dass du dich mit deinen Vorstellungen durchsetzt.

Sicher: Mit dieser Vorgehensweise wirst du keinen abgebrühten Einkaufs-Profi über den Tisch ziehen. Aber darum geht es ja auch gar nicht: Wer die Verhandlungsbasis selbst kalkuliert, konzipiert und zu Papier bringt, sorgt für sich selbst bei Verhandlungen über komplexere Aufträge für mehr Sicherheit und Transparenz – und kann entsprechend überzeugender auftreten.

Grund 9: Beweislage sichern

Anders als bei mündlich geschlossenen Verträgen sind schriftliche Angebote auch dann ein Segen, wenn du im Streitfall nachweisen sollst, welche Konditionen vereinbart waren. In einem ordentlichen Angebot sind ja bereits alle entscheidenden Punkte des späteren Vertrages aufgelistet – angefangen bei der Art und Qualität der Ware über die Vergütung und die Liefer- und Zahlungsbedingungen bis hin zum Umgang mit Vertragsverletzungen.

All das ist schonmal dokumentiert. Im Zweifel bleibt dann zwar noch zu klären, ob der Vertrag auch tatsächlich auf Grundlage deiner schriftlichen Angebotskonditionen geschlossen wurde. Wenn es im ungünstigsten Fall zum Rechtsstreit kommt, hast du jedenfalls wesentlich bessere Karten als bei mündlichen Offerten.

Noch Fragen?

Was du beim Schreiben von, Rechnungen und Mahnungen sonst noch alles beachten solltest und wie invoiz dir dabei hilft, erfährst du auf folgenden Seiten:

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