Mitarbeiter einstellen: Erfolgreicher Start ins Boss-Business

Moritz Buhl

Dein Freelancer-Business brummt? Du kannst dich vor Aufträgen kaum retten? Du willst endlich ein größeres Rad drehen und brauchst dafür Unterstützung? Glückwunsch: Du stehst vor dem Sprung auf das nächste Unternehmer-Level!

Wenn du deine(n) ersten Mitarbeiter einstellst, wirst du zum Arbeitgeber. Das bringt völlig neue Chancen, aber auch große Herausforderungen mit sich – angefangen …

  • bei der Personalsuche und Personalauswahl,
  • über die professionelle Personalverwaltung – insbesondere die Lohn- und Gehaltsbuchführung bis hin zur
  • professionellen Mitarbeiterführung und Personalentwicklung.

In all diesen Bereichen kommen nicht nur neue Chef-Aufgaben auf dich zu: Weitreichende Arbeitnehmer-Schutzrechte und viele andere bürokratische Hürden bringen eine Menge Arbeit und Gefahren mit sich. Erfahrene Personaler wissen: „Arbeitgeber werden ist nicht schwer: Arbeitgeber sein dagegen sehr!“

Um Missverständnissen vorzubeugen: Mitarbeiter einstellen ist keine Raketenwissenschaft. Dir sollte aber halbwegs klar sein, was alles auf dich zukommt – und dir vor allem rechtzeitig kompetente Unterstützung suchen!

Formale Arbeitgeberpflichten

Bevor du dich auf die Suche nach Personal machst und womöglich gleich den nächstbesten Bewerber einstellst, verschaffst du dir am besten erst einmal einen Überblick über deine formalen Arbeitgeberpflichten. Dazu gehören:

  • Ausüben des „Direktionsrechts“ (= Weisungsbefugnis) und Erfüllen der „Fürsorgepflicht“ gegenüber deinen Mitarbeitern,
  • Meldepflichten gegenüber dem Finanzamt, der Arbeitsagentur, den zuständigen Sozialversicherungsträgern und der Berufsgenossenschaft,
  • Beachtung der allgemeinen gesetzlichen Mindestlohnuntergrenze von 9,19 Euro (Stand: 1.1.2019; für manche Berufsgruppen gilt darüber hinaus ein deutlich höherer Branchen-Mindestlohn von zum Teil mehr als 15 Euro),
  • Pflicht zur Lohn(fort)zahlung – auch bei schwachen oder schlechten Arbeitnehmer-Leistungen, Krankheit, Unfall oder Schwangerschaft,
  • Berechnung der individuellen Lohnsteuer auf Basis des Mitarbeiter-Bruttogehalts und Abführen der gesamten Lohnsteuer für alle Mitarbeiter ans Finanzamt,
  • Berechnung der Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung und Abführen an die zuständigen Stellen (Basis: Mitarbeiter-Bruttogehalt – zuzüglich anteiligem Arbeitgeberanteil),
  • Beachtung der Datenschutzvorschriften und Gleichbehandlungspflichten – insbesondere die DSGVO und das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG),
  • Berücksichtigung der Arbeitnehmerschutzrechte im Betrieb – dazu zählen insbesondere Kündigungsschutz, Bereitstellung sicherer und ergonomischer Arbeitsstätten, Gesundheitsfürsorge und Unfallverhütung, Bereitstellung geeigneter sanitärer Anlagen, Beachtung von Arbeitszeit-Obergrenzen, Gewährung von Erholungsurlaub und Mutterschutzzeiten, etc

Sicher: Wie umfangreich und anspruchsvoll die Aufgaben im Einzelfall sind, hängt davon ab, welches Beschäftigungsverhältnis du anbieten willst. Vor der Einstellung einer 450-Euro-Hilfskraft fürs Büro oder Lager sind die bürokratischen Hürden deutlich niedriger als bei der Beschäftigung eines sozialversicherten Arbeitnehmers.

Für geringfügige Beschäftige (450-Euro-Jobber, Minijobber) gelten insbesondere vereinfachte Steuer- und Sozialversicherungsauflagen. Das verringert den Personalverwaltungsaufwand beträchtlich. Noch weniger Mühe macht die sogenannte Arbeitnehmerüberlassung: Wenn ein Zeit- oder Leiharbeiter für dich arbeitet, muss sich das Zeitarbeit-Unternehmen zumindest um die Steuer- und Sozialversicherungsaufgaben kümmern.

Bloß kein Mut zur Lücke: Such‘ dir Expertenunterstützung!

Wichtig: Die kurze Aufzählung der Arbeitgeberpflichten vermittelt nur einen sehr oberflächlichen Eindruck von den formalen Anforderungen an Chefs in Deutschland. Dahinter verbergen sich mindestens ebenso viele gefährliche Fußangeln wie im allgemeinen Steuerrecht. Insbesondere haftet der Arbeitgeber grundsätzlich für sämtliche Fehler bei der Ermittlung der Steuern und Sozialversicherungsbeiträge!

Wenn du weder praktische Erfahrungen noch gründliches fachliches Know-how im Bereich Arbeitsrecht, Personalverwaltung sowie Lohn- und Gehaltsbuchführung hast, suchst du dir am besten ganz schnell professionelle Unterstützung. Als Ansprechpartner eignen sich insbesondere:

  • Steuerberater, Buchführungshelfer und Personalbüros,
  • Beratungsstellen bei der für dich zuständigen Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer (dort kannst du übrigens auch dann nachfragen, wenn du noch nicht Pflichtmitglied bist!),
  • der örtliche Arbeitgeberverband oder auch
  • dein Berufs- oder Branchenverband.

Falls du erfahrene Arbeitgeber in deinem Familien-, Freundes- oder Kollegenumfeld hast, solltest du auch die um Empfehlungen und Expertentipps bitten!

Entscheidend: Innerbetriebliche Chef-Aufgaben

Mit der eigenhändigen oder externen Erledigung formaler Arbeitgeberpflichten ist es aber längst noch nicht getan. Viel wichtiger und letztlich sogar entscheidend für erfolgreiches Personalmanagement sind deine innerbetrieblichen Chef-Aufgaben. Dazu zählen vor allem …

  • das Einhalten fairer und verlässlicher arbeitsvertraglicher Regelungen (angemessenes Gehalt, freiwillige soziale Leistungen, flexible Tages-, Wochen- und Jahresarbeitszeiten etc.),
  • Bereitstellung erforderlicher Arbeitsmittel (von den Büromöbeln und der technischen Infrastruktur über Fachbücher bis hin zu Firmenwagen oder Bahncard),
  • wertschätzende und klare interne Kommunikation (verbindliche Betriebsvereinbarungen für die ganze Belegschaft, klare Aufgabenbeschreibungen und unmissverständliche Arbeitsanweisungen, Bereitstellung erforderlicher Informationen, regelmäßige Rückmeldung zur geleisteten Arbeit – inklusive positivem Feedback für zuverlässige Arbeit und / oder besonders gute Leistungen),
  • regelmäßige Mitarbeiter- und Zielvereinbarungsgespräche,
  • Bereitstellung oder Finanzierung passender Einarbeitungs-, Schulungs- und Weiterbildungsangebote, unter Umständen Ausbildung eigener Nachwuchskräfte,
  • Unterstützung der Mitarbeiter bei der Zusammenarbeit mit Kunden und anderen Geschäftspartnern,
  • Beitrag zu einem guten Betriebsklima und Vermittlung bei Konflikten innerhalb der Belegschaft bis hin zu
  • konsequenten Konflikt- und Kündigungsgesprächen.

Zugegeben: Das ist viel Holz. Zum Glück fallen nicht alle Aufgaben auf einmal an. Andererseits ist auch diese Aufzählung bei genauerer Betrachtung nur ein kleiner Ausschnitt aus dem umfangreichen Aufgaben- und Tätigkeitskatalog eines guten Arbeitgebers.

Ziel ist dabei übrigens keineswegs die berühmte betriebliche „Wellness-Oase“. Nur: Ohne überzeugendes Belegschaftskonzept wirst du keine richtig guten Leute finden und dauerhaft an dein Unternehmen binden. Angesichts des leergefegten Arbeitsmarktes haben qualifizierte und zuverlässige Mitarbeiter nun einmal die Wahl zwischen vielen Arbeitsangeboten. Fach- und Führungskräfte werden mittlerweile flächendeckend von Personalvermittlern abgeworben.

Personalsuche gut vorbereiten

Apropos „gute Leute finden“: Die Personalbeschaffung ist für Nachwuchs-Chefs erfahrungsgemäß ein besonders großes Problem. Häufig genutzt werden erfahrungsgemäß die folgenden Beschaffungswege (in dieser Reihenfolge):

  • persönliche Kontakte,
  • Praktikanten und Zeitarbeiter,
  • Zeitungs- und Zeitschrifteninserate,
  • Initiativbewerbungen,
  • Stellenangebote in Internet-Stellenbörsen,
  • Personaldienstleister und andere Stellenvermittler,
  • Jobbörse der Arbeitsagenturen,
  • Stellenangebote auf der eigenen Unternehmens-Website sowie
  • innerbetriebliche Stellenausschreibungen.

Je nachdem, welchen Weg du wählst, kann die Mitarbeitersuche ganz schön ins Geld gehen. Das gilt vor allem dann, wenn du nur diffuse Vorstellungen über das Anforderungsprofil deines neuen Mitarbeiters hast. Mit wohlklingenden vorformulierten oder abgekupferten Stellenbeschreibungen ist es nicht getan. Außerdem solltest du erst gar nicht versuchen, die Latte möglichst hoch zu legen: Statt nach „Olympiasiegern“, Spitzenkräften und Premium-Potentials such‘ lieber nach Menschen, die zu deiner Unternehmens-Philosophie, deinem Team und der konkreten Aufgabe passen!

Bevor du Personal einstellst, denkst du am besten rückwärts:

  • Woran wirst du vor Ablauf der Probezeit erkennen, dass du eine gute Wahl getroffen hast?
  • Welche Arbeitsergebnisse, Leistungen, persönlichen Einstellungen und Verhaltensweisen erwartest du vom neuen Mitarbeiter (sofort, nach einem Monat, einem halben / ganzen Jahr)?
  • Welche Kenntnisse, Fähigkeiten, Fertigkeiten, beruflichen Qualifikationen, persönlichen Einstellungen, Sozial- und Kommunikationskompetenzen sind nach deinen eigenen Erfahrungen dafür erforderlich?
  • Welche formalen Ausbildungen, Abschlüsse und praktischen Zeugnisse wiederum sind Voraussetzung oder zumindest ein Anhaltspunkt dafür, dass ein Bewerber für die Aufgabe geeignet ist?

Erst dann solltest du dich ans Ausformulieren eines Stellenprofils, der konkreten Stellenbeschreibung und des Ausschreibungs-Textes machen. (Vom späteren Arbeitsvertrag ganz zu schweigen: Dessen Formulierungen überlässt du ohnehin am besten einem Rechtsanwalt oder anderen Experten, der oder die sich im Arbeitsrecht auskennt.)

Übrigens: Viele Human-Ressource-Manager größerer Unternehmen arbeiten im Zweifel nach dem Prinzip „Hire for attitude – train for skills“ (sinngemäß: „Entscheidend für die Einstellung ist die Persönlichkeit – die erforderlichen Fähigkeiten und Fertigkeiten bringen wir unseren Leuten selbst bei.“)

Richtige Personalauswahl treffen

Ob du dir diese Haltung beim Einstellen deiner ersten Mitarbeiter bereits leisten kannst, sei dahingestellt. Wenn du irgendwann die Wahl zwischen mehreren Bewerbern hast, ist die Maxime aber eine Überlegung wert!

Das Verfahren der Personalauswahl ist ohnehin ein Thema für sich. Schließlich hast du (wie die allermeisten anderen Nachwuchs-Unternehmer) wahrscheinlich wenig oder gar keine praktischen Erfahrungen mit der Arbeitgeberseite von Einstellungsverfahren. Dabei gibt es in der entscheidenden Phase ganz besonders viel zu bedenken und zu tun. Angefangen bei …

  • der Planung des gesamten Bewerbungsverfahrens über
  • die Sichtung und von Bewertung eingehender Antworten auf Stellenausschreibungen und bereits vorliegende Initiativbewerbungen,
  • das Formulieren von Ablehnungsschreiben, die Rücksendung von Unterlagen und das „Warmhalten“ von Bewerbern für spätere Ausschreibungen,
  • die Organisation möglicher Telefon- und Video-Jobinterviews zwecks Eingrenzung einer engeren Bewerberwahl,
  • den Ablauf von Bewerbungsgesprächen, Assessmentcentern und Arbeitsproben bis hin zur
  • endgültigen Entscheidungsfindung unter den besten Bewerbern.

Worauf es bei der Bewerberauswahl im Detail ankommt und worauf du sonst noch achten solltest, bevor du deinen ersten Mitarbeiter einstellst, dazu bei nächster Gelegenheit mehr an dieser Stelle: Stay tuned!

Noch Fragen?

Was du beim Start in die Selbstständigkeit in den Bereichen Recht, Steuern und Buchführung sonst noch alles beachten solltest und wie invoiz dir dabei hilft, erfährst du auf folgenden Seiten:

Am besten probierst du die invoiz-Demo gleich aus: Einfach mit E-Mail-Adresse und Passwort registrieren – und sofort steht dir der volle Funktionsumfang kostenlos zur Verfügung. Du kannst das Rechnungsprogramm dann 14 Tage lang auf Herz und Nieren testen. So bist du hinterher sicher, dass es alle deine Anforderungen erfüllt.

 

Hat dir der Artikel gefallen?

Abonniere unseren Blog, um Beiträge wie diesen zu erhalten.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.