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Betriebsausgaben

Betriebsausgaben sind „Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind“. Die Definition findet sich in § 4 Abs. 4 EStG. Ob die Ausgaben in Form von Geld oder Sachzuwendungen erfolgen, spielt keine Rolle.

Ein Betrieb ist jede Organisations-Einheit, mit der steuerliche Einkünfte erzielt werden. Dazu zählen Einkünfte aus …

  • gewerblicher Arbeit,
  • selbständigen Tätigkeiten sowie
  • Land- und Forstwirtschaft.

Diese Einkunftsarten werden auch als Gewinneinkünfte bezeichnet.

Betrieblich veranlasste Betriebsausgaben

Eine betriebliche Veranlassung liegt vor, wenn die Ausgabe objektiv in wirtschaftlichem Zusammenhang mit dem Betrieb steht. Außerdem muss der Aufwand subjektiv (= aus Sicht des Steuerpflichtigen) dem  Betrieb  dienen.

Betrieblich veranlasste Aufwendungen mindern den Gewinn. Bei kleinen Unternehmen ist der Gewinn definiert als „Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben“. Auch bei der kaufmännischen Gewinn- und Verlustrechnung senken die Betriebsausgaben den Gewinn.

Betriebsausgaben können bereits vor Geschäftseröffnung anfallen. Gründungskosten finden als vorweggenommene Betriebsausgaben Eingang in den ersten Jahresabschluss. Umgekehrt kann ein Unternehmer nachträgliche Betriebsausgaben geltend machen, die nach der Schließung seines Betriebs anfallen.

Keine Zweckprüfung!

Ob Betriebsausgaben notwendig, angemessen oder zweckmäßig sind, ändert an der betrieblichen Veranlassung grundsätzlich nichts. Ob bestimmte Aufwendungen (z. B. Werbung oder Bewirtungen) ihren Zweck erfüllen, spielt steuerlich ebenfalls keine Rolle. Die Entscheidung über seine Ausgaben trifft der Unternehmer selbst.

Allenfalls die Gewinnerzielungs-Absicht kann das Finanzamt in Zweifel ziehen. Das ist vor allem bei dauerhaften Verluste der Fall. Unter Umständen wird eine Tätigkeit dann als Liebhaberei eingestuft.

Beispiele für Betriebsausgaben

Zu den Betriebsausgaben gehören zum Beispiel die folgenden betrieblich veranlassten Kosten:

  • Ausgaben für Waren, Roh- und Hilfsstoffe,
  • Personal-Kosten und Ausgaben für Fremd-Leistungen (z. B. externe Dienstleister),
  • die Kosten der anteiligen Abnutzung von Maschinen, Anlagen und anderen dauerhaft nutzbaren Wirtschafts-Gütern,
  • Miete/Leasing für bewegliche Wirtschafts-Güter,
  • Miete für Geschäftsräume sowie andere Raumkosten und Grundstücks-Aufwendungen,
  • Werbekosten (z. B. Anzeigen, Plakate, Werbespots),
  • Aufwendungen für Telekommunikation,
  • Kosten von Geschäftswagen und andere Fahrtkosten,
  • Übernachtungs- und Reise-Nebenkosten bei Geschäftsreisen,
  • Kosten von Fortbildungen und Fachbüchern,
  • Kosten für Buchführung, Rechts- und Steuerberatung oder auch
  • Beiträge, Gebühren, Abgaben und Versicherungen.

Kosten der privaten Lebensführung sind keine Betriebsausgaben. Dasselbe gilt bereits für Aufwendungen, die nur im Zusammenhang mit der privaten Lebensführung stehen. Dem Privatleben zugeordnet sind zum Beispiel Ausgaben für die eigene Wohnung, Kleidung, Ernährung, Unterhaltung etc.

Eine private Mitveranlassung spricht dagegen nicht gegen die Anerkennung als Betriebsausgabe. So sind mittlerweile gemischte Reisekosten anteilig als Betriebsausgabe abzugsfähig. Voraussetzung für die Kostenaufteilung ist nach einem BFH-Urteil allerdings, dass „die beruflich veranlassten Zeitanteile feststehen und nicht von untergeordneter Bedeutung sind“.

Der als Betriebsausgabe abziehbare Anteil muss nachweisbar sein.

Betriebsausgaben, die den Gewinn nicht mindern

Nicht jede Betriebsausgabe senkt den steuerpflichtigen Gewinn. Das gilt auch dann, wenn die betriebliche Veranlassung völlig unstrittig ist. Zu den Betriebsausgaben, die den Gewinn nicht mindern, gehören:

  • Geldbußen, Ordnungs- und Verwarnungs-Gelder,
  • Bestechungs- und Schmier-Gelder aller Art,
  • Zinsen auf hinterzogene Steuern,
  • Geschenke an Betriebsfremde, deren Wert insgesamt 35 Euro übersteigt,
  • 30 % der Bewirtungs-Aufwendungen aus betrieblichem Anlass (der Umsatzsteuer-Anteil darf zu 100 % abgesetzt werden),
  • Verpflegungs-Mehraufwendungen des Unternehmers soweit sie die gesetzlichen Pauschalen übersteigen (im Inland: 24 Euro pro Tag, 12 Euro für Tage der An- und Abreise) und
  • Kosten der Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte (soweit sie die gesetzliche Entfernungs-Pauschale übersteigen).

Die Liste aller nicht oder nur beschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben findet sich in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 bis 13 EStG.

Weiterführende Lektüre

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