Mustergültig mahnen: Von Forderungen, Fälligkeit & Verzug

Mahnen ist nichts für Bittsteller: Wenn du zuverlässige Dienstleistungen und gute Produkte lieferst, hast du auch Anspruch auf zeitnahe Bezahlung. Leider nehmen es viele Auftraggeber mit dem Bezahlen weniger genau als mit ihren eigenen Pflichtenheften und Deadlines.

Manche sind einfach schludrig, andere haben echte Zahlungsprobleme. So oder so: invoiz hilft dabei, dein gutes Recht durchzusetzen. Wie du mit der Rechnungssoftware Mahnungen schreibst, kannst du in unserem Praxisleitfaden nachlesen: „Mahn, oh, Mahn: invoiz kann jetzt Zahlungserinnerungen!“ .

Was du beim Mahnen inhaltlich beachten solltest, erfährst du hier:

Vor dem Mahnen miteinander sprechen!

So wichtig die rechtlichen Grundlagen von Fälligkeit, Mahnschreiben und Zahlungsverzug sind:  Das Umgehen mit ausbleibenden Zahlungen ist aber zunächst einmal eine Frage der Kommunikation. Ob und in welcher Form du deine Kunden auf ausstehende Zahlungen hinweist, bleibt dir überlassen.

Nicht jede ausbleibende Zahlung ist böse Absicht. Bevor du also mit Verzugsfolgen wie …

• Mahngebühren,
• Verzugszinsen oder gar
• gerichtlichen Mahnbescheiden

… drohst, suchst du am besten erst einmal den persönlichen Kontakt. Zum Beispiel am Telefon oder per E-Mail.

Vielleicht versuchst du es ja sogar einmal per SMS, WhatsApp oder mit einer persönlichen Facebook- oder Xing-Nachricht. Darauf reagieren viele Unternehmen oft sensibler als auf klassische Mahnschreiben. Du weißt ja: Papier ist geduldig. 🙂

So, nun aber zu den harten Fakten:

Cash – aber subito!

Das Wichtigste zuerst: Fällig sind Geldforderungen grundsätzlich sofort nach erbrachter Lieferung oder Leistung. Das kannst du in § 271 BGB nachlesen. Die Details hängen vom Vertrag ab, der dem Geschäft zugrunde liegt.

Sind im Vertrag keine Einzelheiten geregelt, gelten bei den drei wichtigsten Freelancer-Vertragsarten die folgenden Grundsätze:

• Beim Dienstvertrag hast du als Dienstleister sofort nach Erbringen der Leistung Anspruch auf die Vergütung. Das steht in § 614 BGB.
• Beim Werkvertrag hast du nach der Abnahme des Werks Anspruch auf deine Vergütung. Rechtsgrundlage ist § 641 BGB.
• Beim Kaufvertrag ist die Geldforderung bei Übergabe (= Lieferung) fällig. Nachzulesen in § 433 Abs. 2 BGB.

Damit dein Vergütungsanspruch fällig wird, ist streng genommen also noch nicht einmal eine Rechnung erforderlich! Wegen des enthaltenen Umsatzsteueranteils gilt jedoch zumindest bei Geschäften mit anderen Selbstständigen und Unternehmern üblicherweise der Zeitpunkt des Rechnungseingangs als Fälligkeitstermin.

Wichtig: Du hast deinem Kunden ein abweichendes Zahlungsziel eingeräumt? (z. B. „Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag ohne Abzüge bis zum 31. März 2020“) Dann verschiebt sich der Fälligkeitstermin entsprechend der gesetzten Fristen nach hinten.

Mahnen? Fälligkeit allein reicht nicht!

Laut Creditreform-Zahlungsindikator ist der Zeitraum zwischen Rechnungsstellung und Geldeingang länger geworden:

• Die gesamte Forderungslaufzeit betrug im ersten Halbjahr 2019 rund 43 Tage.
• Offene Rechnungen waren durchschnittlich rund 11 Tage überfällig. In der Baubranche wird die Fälligkeit von Forderungen im Schnitt sogar um mehr als 16 Tage überschritten.

Um den damit verbundenen Schaden geltend zu machen, genügt die Fälligkeit einer Rechnung jedoch noch nicht. Voraussetzung für Schadenersatz ist der Verzug des Schuldners.

Per Mahnung in Verzug

Und hier kommt die Mahnung ins Spiel. In § 286 BGB  heißt es: „Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug.“

Mit anderen Worten: Eine Mahnung hat den Zweck, den Geschäftspartner in Verzug zu setzen. Dabei liegt die Betonung auf eine Mahnung. Denn es gibt überhaupt keine rechtliche Grundlage für mehrere Mahnstufen.

Zwar gibt es in manchen Unternehmen die klassische Mahnabfolge noch:

• „Zahlungserinnerung“,
• „1. Mahnung“,
• „2. Mahnung“ sowie
• „3. (und letzte) Mahnung“.

Du kannst dir die schrittweise Verschärfung aber sparen. Um einen Schuldner in Verzug zu setzen, ist rechtlich nicht mehr als eine Mahnung erforderlich.

Automatisch in Verzug

Mehr noch: Um einen Kunden in Zahlungsverzug zu setzen, ist vielfach überhaupt keine Mahnung erforderlich! Wenn du eine ordentliche Rechnung geschickt hast, kannst du deinen Geschäftskunden einen Monat nach Rechnungszugang das gerichtliche Mahnverfahren einleiten!

Zwischen Geschäftsleuten gilt nämlich die Verzugsautomatik des § 286 BGB:

„Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet.“

Wichtig: Gegenüber Privatleuten greift die Verzugsautomatik nur, wenn du sie zuvor ausdrücklich darauf hingewiesen hast. Fehlt der Hinweis, musst du säumigen Verbrauchern eine Mahnung schicken. Nur so geraten sie in Zahlungsverzug.

Formulierungs-Tipp Wenn du von vornherein für klare Verhältnisse sorgen willst, kannst du einen allgemeinen Verzugs-Hinweis auf deine Rechnungen drucken. Das klingt dann zum Beispiel so: „Der Rechnungsbetrag ist sofort fällig. Um allen Beteiligten unnötige Kosten zu ersparen, verzichten wir auf ein mehrstufiges Mahnverfahren. Falls Sie diese Rechnung nicht innerhalb der nächsten 30 Tage begleichen, geraten Sie automatisch in Zahlungsverzug. Rechtsgrundlage ist § 286 BGB. Ab Eintritt des Zahlungsverzugs berechnen wir Mahngebühren und Verzugszinsen. Außerdem tragen Sie alle Kosten eines eventuell folgenden gerichtlichen Mahnverfahrens. Bitte setzen Sie sich daher rechtzeitig mit uns in Verbindung, wenn Sie Zahlungsverzögerungen absehen können.“

Richtig Mahnen: Form und Inhalt von Mahnschreiben

Gesetzliche Formvorschriften für Mahnungen gibt es nicht. Auch mündliche Mahnungen sind zulässig. Allerdings ist das schriftliche Mahnen besser. Auf diese Weise kannst du den Inhalt deines Mahnschreibens besser belegen.

Wichtig: Der Begriff „Mahnung“ muss darin nicht unbedingt auftauchen. Auch eine Zahlungserinnerung erfüllt den Mahnzweck.

Um Missverständnissen vorzubeugen, weist du in schriftlichen Mahnungen am besten auf folgende Punkte hin:

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum des Vorgangs,
• Kundennummer,
• Fälligkeitsdatum,
• offener Rechnungsbetrag sowie
• den fehlenden Zahlungseingang.

invoiz-Zahlungserinnerung sehen deshalb zum Beispiel so aus:

Verzugsfolgen

Du hast deinen Kunden mit einer Mahnung in Verzug gesetzt? Oder er ist automatisch in Verzug geraten? Dann hast du folgende Rechte:

• Ab dem Zeitpunkt des Zahlungsverzugs darfst du Verzugszinsen berechnen. Der maximale Jahreszinssatz beträgt derzeit 8,12 % (gegenüber Geschäftsleuten) und 4,12 % (gegenüber Verbrauchern).
• Säumigen Geschäftskunden darfst du sofort die gesetzliche Mahnpauschale von 40 Euro in Rechnung stellen. Rechtsgrundlage ist § 288 Abs. 5 BGB.
• Bei allen anderen Kunden kannst du angemessene Mahngebühren in Rechnung stellen. Diese Gebühren sollen die tatsächlich erforderlichen Porto- und Materialkosten ersetzen. Die anteiligen Personalkosten dürfen dagegen nicht einkalkuliert werden! Normalerweise gelten Mahngebühren zwischen 2,50 Euro und 5 Euro als verhältnismäßig.

Du willst noch mehr zum Thema Mahnungen wissen? Dann bist du in unserer Bibliothek „Mahnung schreiben- so geht’s“ bestens aufgehoben! 🙂

Was bei einem Angebot, einer Rechnung und einer Mahnung sonst noch wichtig ist und wie das Rechnungsprogramm invoiz dir in deinem Daily Business hilft, erfährst du auf folgenden Seiten:

• Pflichtangaben: Die 10 Rechnungs-Gebote,
• Deine erste Rechnung: Von 0 auf 100 in 60 Sekunden,
• Alle Neune: Schritt für Schritt zur Profi-Rechnung mit System und
• Checkliste Eingangsrechnungen.

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