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Rechnungsempfänger

Rechnungsempfänger ist üblicherweise der Auftraggeber, der eine bestimmte Lieferung oder Leistung erhalten hat. Rechnungsaussteller sind Unternehmer, Freiberufler, Selbstständige und andere Freelancer, die ihre Leistungen abrechnen.

In manchen Fällen tauschen Aussteller und Empfänger aber auch die Rolle. Denn bei der Abrechnungsgutschrift stellt der Kunde die Rechnung aus. Rechnungsempfänger ist hier der Lieferant oder Dienstleister. Eine solche Abrechnung wird auch als umsatzsteuerliche Gutschrift bezeichnet.

Rechnungsempfänger haben Anspruch auf eine korrekte Rechnung

Ist der Auftraggeber ein Unternehmen oder eine sonstige juristische Person, hat er gemäß § 14 Abs. 2 UStG Anspruch auf eine Rechnung. Der Lieferant oder Dienstleister muss innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Auftrags eine Rechnung ausstellen.

Bei umsatzsteuerfreien Leistungen entfällt die Rechnungspflicht. Privatleute haben nur bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück Anspruch auf eine Rechnung (zum Beispiel bei Bauarbeiten).

In jeder Rechnung müssen alle Pflichtbestandteile enthalten sein, die in § 14 Abs. 4 UStG vorgeschrieben sind. Dazu gehört insbesondere der …

  • Name und / oder Firma des Rechnungsempfängers sowie
  • seine Anschrift.

Fehlt eine dieser Angaben oder enthalten sie Fehler, ist der Vorsteuerabzug des Empfängers in Gefahr. Die übrigen Rechnungselemente müssen dann gar nicht weiter geprüft werden.

Recht auf richtige Rechnung!

Der Rechnungsempfänger hat Anspruch auf eine vollständige und richtige Rechnung. Bei Fehlern muss der Austeller eine korrigierte Rechnung schicken. Denn der Rechnungsempfänger ist nur dann zum Abzug der Vorsteuer berechtigt, wenn er durch die Rechnung eindeutig identifiziert werden kann.

Davon abgesehen ist der Anspruch auf Bezahlung einer Leistung aber grundsätzlich nicht vom Vorliegen einer Rechnung abhängig. Zwar verlangt das Umsatzsteuerrecht das Ausstellen einer korrekten Rechnung.

Falls eine richtige Rechnung fehlt, ändert das jedoch nichts an der schuldrechtlichen Verpflichtung, die vereinbarte Gegenleistung zu erbringen! Zwar setzen viele Rechnungsempfänger die Bezahlung als Druckmittel ein, um eine korrekte Rechnung zu bekommen. Das ist naheliegend, aber rechtlich nicht haltbar.

Mit Verweis auf eine unvollständige oder fehlende Rechnung darf noch nicht einmal der geschuldete Vorsteueranteil vorenthalten werden. Sofern die Bezahlung nach erbrachter Leistung bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vereinbart ist, muss die Geldschuld auch bezahlt werden.

Sobald eine Geldforderung fällig ist, kommt der Schuldner spätestens durch eine Mahnung in Verzug. Und zwar unabhängig davon, ob der Gläubiger zuvor eine Rechnung verschickt hat oder nicht. Nur der automatische Verzugseintritt ist laut § 286 BGB vom Vorliegen einer Rechnung abhängig.

Worauf muss der Rechnungsempfänger bei Eingangsrechnungen achten?

Da eine fehlerhafte Rechnung zu Schwierigkeiten mit den Finanzbehörden führen kann, sollte der Rechnungsempfänger jede Eingangsrechnung gründlich prüfen. Die Kontrolle der vereinbarten Konditionen versteht sich für die meisten Empfänger von selbst: Die Prüfung von Preisen, Rechnungssumme und ausgewiesener Umsatzsteuer liegt ja im eigenen Interesse.

Wichtig sind neben den sonstigen Rechnungspflichtangaben aber auch …

  • die Zahlungskonditionen,
  • die Garantie- und Rabattkonditionen sowie
  • die korrekte Übernahme der Zahlungsverbindung in Überweisungen.

Nur so kann der Zahlungseingang aufseiten des Rechnungsausstellers dem Kunden eindeutig und zeitnah zugeordnet werden.

Fehlen diese Angaben, kommt es unter Umständen zu Missverständnissen, Verzögerungen und unnötigen Mahnungen. Kann eine fristgerecht bezahlte Rechnung nicht zugeordnet werden, drohen dem Schuldner zwar keine Verzugsfolgen. Die vermeidbare Mehrarbeit gehen aber zulasten aller Beteiligten.

Weiterführende Lektüre

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