Gutschrift

Die Gutschrift – ein Wort, verschiedene Bedeutungen

Der Begriff Gutschrift stiftet bisweilen im geschäftlichen Alltag eine gewisse Verwirrung, denn je nach Kontext wird damit etwas Anderes bezeichnet. Es gibt die Abrechnungsgutschrift (bzw. umsatzsteuerliche Gutschrift), die kaufmännische Gutschrift, die Bankgutschrift und die buchhalterische Gutschrift.

Leicht zu unterscheiden sind die Bankgutschrift, die den Zahlungseingang auf dem Bankkonto bezeichnet, und die buchhalterische Gutschrift, die eine Buchung auf der Habenseite eines Kontos meint. Etwas komplizierter wird die begriffsmäßige Abgrenzung bei der Abrechnungsgutschrift und der kaufmännischen Gutschrift, welche im Folgenden genau definiert werden.

Die Abrechnungsgutschrift ist eine besondere Form der Rechnung

Die Abrechnungsgutschrift wird auch umsatzsteuerliche Gutschrift genannt. Im Grunde genommen handelt es sich bei dieser Gutschrift um eine spezielle Art von Rechnung, die in §14 UStG definiert ist und deren Besonderheit darin besteht, dass sie vom Leistungsempfänger, also dem Kunden, erstellt wird. Solange dies im Vorfeld zwischen den Geschäftspartnern vereinbart wurde, kann eine Lieferung oder sonstige Leistung nach dem Gutschriftverfahren abgerechnet werden. In einigen Branchen, beispielsweise im Agenturgeschäft, oder als Abrechnung für bestimmte Leistungen, z.B. Provisionen, ist die Gutschrift üblich, sinnvoll ist sie auch bei der längerfristigen Beauftragung von Freelancern durch ein Großunternehmen.

In solchen Fällen, wo über einen langen Zeitraum regelmäßig viele Leistungen zu einem festgelegten Preis durch Freelancer erbracht werden, hat sich die Abrechnung per Gutschrift als besonders unkompliziertes, effektives und zeitsparendes Verfahren bewährt. Denn die Gutschrift hat sowohl für den Freelancer als auch für das Unternehmen des Kunden in Bezug auf Buchhaltung und Rechnungsstellung durchaus Vorteile. Dem Freelancer bleibt der zeitliche Aufwand für seine Buchhaltung erspart und er erhält die Zahlung meist schneller, wohingegen das Unternehmen nicht lange auf die Rechnung des Freelancers warten muss, sondern zeitnah den Vorsteuerabzug für sich geltend machen kann. Für den Fall, dass sich eine Gutschrift als nicht korrekt erweist, kann der Leistungserbringer widersprechen, er behält so die Kontrolle. Die Gutschrift ist also ein gleichwertiger Ersatz für die Rechnung, allerdings muss sie unbedingt auch als ‚Gutschrift’ bezeichnet sein, sonst ist der Vorsteuerabzug gefährdet.

Welche Angaben muss eine umsatzsteuerliche Gutschrift enthalten?

Damit das Finanzamt die Gutschrift anerkennt, müssen darin dieselben Pflichtangaben enthalten sein wie bei einer Rechnung: Name und Anschrift des Kunden und des Anbieters, Steuernummer bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Lieferdatum, Art und Menge der Lieferung oder Leistung, Nettobetrag, geltender Steuersatz (7% oder 19%) und Steuerbetrag. Wie bereits erwähnt, sollte der Zusatz ‚Gutschrift’ nicht fehlen. Bei Kleinunternehmern muss auf die Kleinunternehmerregelung hingewiesen werden, und in diesem Fall darf die Gutschrift natürlich auch keine Umsatzsteuer enthalten.

Die kaufmännische Gutschrift ist nichts anderes als eine Storno-Rechnung

Als Gutschrift wird auch die kaufmännische Gutschrift bezeichnet. Bei dieser Art der Gutschrift handelt es sich genau genommen um eine Stornierung bzw. um eine Storno-Rechnung, die im Rahmen einer Rechnungskorrektur vom Leistungserbringer (und nicht vom Leistungsempfänger!) erstellt wird. Hat der Leistungserbringer dem Kunden eine falsche Rechnung gestellt, sei es aufgrund eines Fehlers oder weil nach dem Ausstellen der Rechnung die Ware wieder zurückgenommen oder ein Rabatt gewährt wurde, lässt sich diese fehlerhafte Rechnung anhand einer Storno-Rechnung korrigieren. Dazu wird dem Kunden der falsch ausgewiesene Rechnungsbetrag der Ursprungsrechnung ganz oder teilweise wieder gutgeschrieben.

Auch bei der kaufmännischen Gutschrift sind spezielle Angaben Pflicht. Es muss eindeutig erkennbar sein, dass diese Gutschrift dem Kunden einen Betrag gutschreibt. Am einfachsten ist dies sicherlich durch das Verwenden von korrekten Bezeichnungen wie ‚Stornorechnung’, ‚Korrekturrechnung’ oder ‚Rechnungskorrektur’ bzw. Vermeiden des Begriffs ‚Gutschrift’ zu bewerkstelligen. Die klare Abgrenzung zu einer umsatzsteuerlichen Gutschrift kann aber durch den Zusatz wie „Wir schreiben Ihnen gemäß unserer Absprache den folgenden Betrag gut“ erfolgen.