Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist das Verfahren der kaufmännischen Gewinnermittlung. Laut § 242 HGB bildet die GuV zusammen mit der Bilanz den Jahresabschluss. Alle ins Handelsregister eingetragenen Unternehmen sind verpflichtet, eine GuV nach HGB-Vorschriften zu erstellen. Großunternehmen, Kapitalgesellschaften und manche Personengesellschaften müssen ihre jährlichen Gewinn- und Verlustrechnung im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlichen oder zumindest hinterlegen.

Auch das Einkommensteuergesetz verlangt das Aufstellen einer GuV: Alle Unternehmen, die ihren Gewinn per „Betriebsvermögensvergleich“ errechnen, müssen gemäß § 5b EStG eine GuV ans Finanzamt übermitteln. Als steuerpflichtiger Gewinn gilt dabei „der Unterschiedsbetrag zwischen dem Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahres und dem Betriebsvermögen am Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres“.

HGB: Aufwand vs. Ertrag

Das Handelsgesetzbuch definiert die GuV in § 242 HGB als „Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahrs“:

  • Als Aufwendungen gelten alle Vorgänge eines Jahres, die zu einer Minderung des Betriebsvermögens führen. Dazu zählen zum Beispiel Abschreibungen, Wareneinsatz (einschließlich Minderung von Lagerbeständen), Materialaufwand, Lohn- und Gehaltszahlungen, Miet- und Zinszahlungen, Reisekosten, Werbung oder auch Ausgaben für Telekommunikation und Büromaterial.
  • Erträge sind alle Vorgänge eines Jahres, die zu einer Mehrung des Betriebsvermögens führen. Dazu zählen insbesondere die laufenden Umsatzerlöse und Zinserträge, aber auch die Erhöhung von Lagerbeständen und anderen Vorräten.

Aufwendungen und Erträge werden im Rahmen der doppelten kaufmännischen Buchführung als „Erfolgskonten“ geführt. Sind unterm Strich die Erträge höher als die Aufwendungen, entsteht ein steuerpflichtiger Gewinn. Sind umgekehrt die Aufwendungen höher als die Erträge, ergibt sich ein Verlust. Der Gewinn erhöht das Eigenkapital eines Unternehmens. Ein Verlust mindert das Eigenkapital.

Gliederung der GuV

Im einfachsten Fall ist eine Gewinn- und Verlustrechnung folgendermaßen aufgebaut:

  1. Umsatzerlöse,
  2. (+) sonstige Erträge,
  3. (-) Materialaufwand,
  4. (-) Personalaufwand,
  5. (-) Abschreibungen,
  6. (-) sonstige Aufwendungen,
  7. (-) (betriebliche) Steuern,
  8. (=) Jahresüberschuss (= Gewinn) Jahresfehlbetrag (= Verlust).

Die Vereinfachung gilt laut § 275 HGB für „Kleinstkapitalgesellschaften“ im Sinne des § 267a HGB.

Umsatzkosten vs. Gesamtkosten

Alle anderen Kaufleute können bei der GuV-Gliederung laut § 275 Abs. 2 und Abs. 3 HGB zwischen dem „Gesamtkostenverfahren“ und dem „Umsatzkostenverfahren“ wählen. Ausgangspunkt sind bei beiden Verfahren die Umsatzerlöse:

  • Das Gesamtkostenverfahren legt zunächst sämtliche betrieblichen Leistungen und dazugehörigen Erlöse eines Jahres zugrunde. Im zweiten Schritt wird das Ergebnis um Bestandsveränderungen und Eigenleistungen bereinigt. Das Gesamtkostenverfahren ist im Wesentlichen nach Ertrags- und Aufwandsarten gegliedert (z. B. Materialaufwand, Personalaufwand, Zinsaufwand).
  • Das Umsatzkostenverfahren beschränkt sich bei der Gewinnermittlung von vorherein auf die Umsatzerlöse des betreffenden Geschäftsjahres und die dafür erforderlichen Aufwendungen. Das Umsatzkostenverfahren ist überwiegend nach betrieblichen Funktionen gegliedert (z. B. Herstellung, Vertrieb, Verwaltung).

Da beiden Verfahren dieselben Bewertungs- und Berechnungskriterien zugrunde liegen, führen sie zum gleichen Ergebnis. Unterm Strich ergibt sich derselbe Gewinn oder Verlust.

Weitere Gliederungsgrundsätze für Bilanzen und GuV finden sich in § 265 HGB. Demnach ist die Gliederung aufeinanderfolgender Gewinn- und Verlustrechnungen nach Möglichkeit beizubehalten. Auf diese Weise soll die Vergleichbarkeit gewährleistet werden. Abweichende Gliederungen und Berechnungen müssen erläutert werden.

Abgrenzung zur Einnahmenüberschussrechnung

Bei der einfachen Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist der Gewinn gemäß § 4 Abs. 3 EStG definiert als „Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben“. Für die Zuordnung der Geschäftsvorgänge zu einem bestimmten Geschäftsjahr gilt laut § 11 EStG das Zufluss- und Abflussprinzip:

  • „Einnahmen sind innerhalb des Kalenderjahres bezogen, in dem sie dem Steuerpflichtigen zugeflossen sind.“
  • „Ausgaben sind für das Kalenderjahr abzusetzen, in dem sie geleistet worden sind.“

Entscheidend ist demnach grundsätzlich der Zeitpunkt der Bezahlung. Wann eine bestimmte Leistung erbracht oder die Rechnung geschrieben wird, spielt keine Rolle.

Das ist bei der Gewinn- und Verlustrechnung anders. Hier erfolgt eine perioden- und verursachungsgerechte Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben zu dem Geschäftsjahr, in das der einzelne Geschäftsvorgang sachlich gehört.

Das macht Rechnungsabgrenzungen in der GuV erforderlich:

  • Aktive / passive Rechnungsabgrenzung: Die Bezahlung erfolgt im alten Jahr. Der Vorgang (Ertrag oder Aufwand) betrifft aber erst das nächste Jahr. Die Erfolgswirksamkeit von Ein- und Auszahlungen wird buchhalterisch in die Zukunft verschoben.
  • Sonstige Vermögensgegenstände / Verbindlichkeiten: Der Vorgang (Ertrag oder Aufwand) gehört ins alte Jahr. Die Bezahlung erfolgt aber erst im nächsten Jahr. Die Erfolgswirksamkeit erwarteter Ein- und Auszahlungen wird buchhalterisch vorweggenommen.

Periodengerechte Rechnungsabgrenzungen machen die Gewinnermittlung komplizierter. In größeren Unternehmen werden sie aber nicht nur aus steuerlichen und handelsrechtlichen Gründen praktiziert. Saubere Abgrenzungen sorgen für wesentlich mehr Transparenz über betriebliche Veränderungen und deren Ursachen.

Deshalb gehen größere Unternehmen noch einen Schritt weiter. Sie unterscheiden zwischen dem internen und externen Rechnungswesen:

  • Das externe Rechnungswesen (= Finanzbuchhaltung) dient dazu, die steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften zu erfüllen.
  • Das interne Rechnungswesen (= Kosten- und Leistungsrechnung, Investitionsrechnung) ist gesetzlich weitgehend unreguliert. Hier nehmen die Unternehmen zusätzlich zu den perioden- und verursachungsgerechten Abgrenzungen kalkulatorische Korrekturen vor (z. B. kürzere Abschreibungsfristen, normalisierte Kosten, kalkulatorische Zinsen, Unternehmerlohn etc.)

Weiterführende Literatur: