Schlussrechnung

Eine Schlussrechnung heißt im Umsatzsteuergesetz ‚Endrechnung’

Die weit verbreitete Bezeichnung einer Rechnung, die nach Berücksichtigung von vorläufigen Rechnungen oder so genannten Abschlagsrechnungen eine Leistung abschließend abrechnet, lautet ‚Schlussrechnung’, allerdings wird im Umsatzsteuergesetz in § 14 Abs. 5 solch eine Schlussrechnung als ‚Endrechnung’ definiert. Trotz der möglichen Verwirrung angesichts der beiden Begriffe meinen beide dasselbe.

Was ist eine Schlussrechnung?

In einer Schlussrechnung wird nach der Fertigstellung eines Werks, einer Dienstleistung oder eines Projekts oder ganz allgemein bei vollständiger Leistungserbringung der Gesamtumfang der Lieferung abschließend noch einmal zusammengefasst. Eine Schlussrechnung setzt voraus, dass zuvor bereits Abschlagsrechnungen bzw. Abschlagszahlungen vereinbart und gestellt wurden. Alle vorangegangenen Abschlagsrechnungen und bereits geleisteten Zahlungen sind nämlich in einer Schlussrechnung detailliert aufzuführen und zu verrechnen. Auch der Umsatzsteueranteil muss eindeutig ausgewiesen werden. Am Ende steht dann der endgültige Betrag, der vom Leistungsempfänger noch zu zahlen ist.

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Abschlags- und Schlussrechnungen sind in vielen Branchen und bei Werkverträgen üblich

In vielen Branchen, in denen vereinbarte Leistungen über einen längeren Zeitraum erbracht werden, und somit – gemäß der Regelung, dass eine Zahlung normalerweise erst fällig wird, wenn eine Leistung vollständig erbracht bzw. eine Lieferung abgeschlossen wurde – der Leistungserbringer ein großes Risiko der Vorfinanzierung tragen müsste, sind Zahlungsvereinbarungen per Abschlags- und Schlussrechnung üblich. In einer Abschlagsrechnung wird als Teilabschnitt oder Meilenstein vorab ein Teil der vereinbarten Leistung in Rechnung gestellt; in der zugehörigen Schlussrechnung wird dann die gesamte Leistung unter Einbeziehung der bereits gestellten Abschlagsrechnungen berechnet und die Höhe der noch ausstehenden Restforderung ermittelt.

Achtung: Umsatzsteuer auf der Schlussrechnung immer korrekt ausweisen!

Man sollte dabei natürlich darauf achten, dass alle Angaben in der Schlussrechnung korrekt enthalten sind, vor allem aber darauf, dass die Angaben zur Umsatzsteuer stimmen. Hier lauert eine häufige Fehlerquelle. Denn in den Abschlagsrechnungen wurde ja bereits die Umsatzsteuer ausgewiesen und der Kunde konnte demnach also auch den Vorsteuerabzug schon für sich nutzen. Deshalb sollten in einer Schlussrechnung die Umsatzsteuerbeträge der einzelnen Abschlagsrechnungen aufgeführt sein sowie zusätzlich in eindeutiger Weise auch der restliche Umsatzsteuerbetrag, der abschließend vom Kunden noch zu zahlen ist. Kommt es an dieser Stelle zu Fehlern, kann es passieren, dass der Leistungserbringer die Umsatzsteuer doppelt an das Finanzamt abführen muss.

 

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