Rechnungsstellung

Worauf es bei der Rechnungsstellung ankommt

Nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes gelten für eine Rechnung verschiedene Vorgaben, die zwingend zu erfüllen sind. „Jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird“ wird demnach als Rechnung definiert. Jedes Unternehmen, Unternehmer, Selbstständige oder Freelancer ist verpflichtet, seine im Rahmen einer innerdeutschen Geschäftsbeziehung erbrachten Lieferungen bzw. Leistungen in Papierform oder auf elektronischem Weg innerhalb von sechs Monaten in Rechnung zu stellen und die Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Kunden im Ausland muss eine Rechnung bis zum 15. des folgenden Monats gestellt werden.

Bei der Rechnungsstellung auf Vollständigkeit der Pflichtangaben achten!

Bei der Erstellung einer Rechnung sollte man unbedingt darauf achten, dass alle Pflichtangaben auf der Rechnung enthalten sind, nämlich: vollständiger richtiger Name und Anschrift sowohl des Rechnungsstellers als auch des Rechnungsempfängers, Steuernummer oder für Rechnungen innerhalb des EU-Binnenmarktes die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum der Rechnung, Rechnungsnummer, Menge und Art der gelieferten Artikel bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung, Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung bzw. Leistungszeitraum, Nettobetrag, anzuwendender Umsatzsteuersatz sowie Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag. Das Zahlungsziel und die Bankverbindungsdaten sollten auch nicht fehlen.

Rechnung ‚manuell’ erstellen oder ein Rechnungsprogramm nutzen?

Für Gründer und Menschen, die gerade erst angefangen haben, selbstständig zu arbeiten und sich erst noch mit der richtigen Vorgehensweise beim Erstellen einer Rechnung vertraut machen müssen, ist es empfehlenswert, den Steuerberater einen Blick auf die erste Rechnung werfen zu lassen, um sicherzugehen, dass alles korrekt ist und dass keine Angaben, die das Finanzamt benötigt, fehlen. Meist behilft man sich ganz zu Anfang bei der Rechnungsstellung mit einer Rechnungsvorlage in Microsoft Word oder Excel oder vergleichbaren Softwareprogrammen, aber langfristig bietet es sich an, das Erstellen einer ordnungsgemäßen Rechnung mithilfe eines Rechnungsprogramms zu automatisieren. Sind in solch einem Rechnungsprogramm erst einmal die notwendigen Daten angelegt, spart es Zeit, die man auf andere unternehmerische Aufgaben verwenden kann, und trägt dazu bei, Fehler zu vermeiden.