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Proformarechnung

Eine Proformarechnung ist eine Vorabrechnung, in der der Aussteller den Empfänger noch nicht zur Zahlung auffordert.

Unterschied zwischen Rechnung und Proformarechnung?

Abgesehen davon enthalten Proformarechnungen dieselben Informationen wie normale Rechnungen. Dazu zählen insbesondere Angaben über …

    • die Art der Waren,
    • den Wert und
  • den Zweck einer Lieferung.

Vor allem bei kostenlosen Ersatzteillieferungen innerhalb der Garantiezeit werden Proforma-Rechnungen ausgestellt. Auf diese Weise ist ein zollfreier Versand möglich.

Auch bei Muster- oder Probesendungen ist es üblich, Proforma-Rechnungen zu erstellen. Der zollfreie Versand als „Warenmuster“ oder „Warenprobe“ ist bis zu einem Warenwert von 50 Euro möglich. Falls ein Artikel offensichtlich nur als Muster oder Ansichtsexemplar taugt, ist auch ein höherer Warenwert zulässig.

Einsatzzwecke der Proformarechnung

Die Art der Proformarechnung hängt von der Art der Verwendung ab. Vor allem dient sie steuerlichen Zwecken:

  • Bei Auslandsgeschäften dokumentiert der Exporteur gegenüber dem Zoll den Inhalt einer Warensendung.
  • Der Importeur macht den Vorgang gegenüber dem Zoll und den Finanzbehörden seines Landes mithilfe einer Proforma-Rechnung plausibel.
  • Bei Lieferungen in Länder außerhalb der EU erwarten Auftraggeber Vorabrechnungen vielfach als Ersatz für Angebote oder Auftragsbestätigungen.
  • Im Inland kommen  Proformarechnungen gelegentlich als Vorabrechnung bei Vorkasse-Zahlungen zum Einsatz.

Darüber hinaus finden Proforma-Rechnungen bei der Finanzierung von Außenhandels-Geschäften Verwendung: Banken verlangen die Vorlage einer Proforma-Rechnung bei der Beantragung eines Akkreditivs.

Ein Akkreditiv sorgt bei internationalen Zug-um-Zug-Geschäften für eine faire Risikoverteilung zwischen Exporteur und Importeur. Sobald der Beleg vorliegt, erhält der Exporteur die vereinbarte Zahlung von der Bank des Importeurs.

Internationale Bezeichnungen für „Proformarechnung“

Proforma-Rechnungen kommen häufig bei Auslandsgeschäften vor. Sie werden vor allem bei Lieferungen in andere EU-Länder angefertigt. Die passenden internationalen Bezeichnungen für Proforma-Rechnungen lauten:

  • „Pro Forma Invoice“ (englisch),
  • „Factura Proforma“ (spanisch),
  • „Facture Pro Forma“ (französisch) und
  • „Fattura Proforma“ (italienisch).

Vorsteuer-Abzug verhindern

Falls eine Proforma-Rechnung Umsatzsteuer enthält, darf der Empfänger sie nicht als Vorsteuer geltend machen. Mangels Zahlungsaufforderung zieht die Rechnung in der Regel keine Bezahlung und damit keinen Vorsteuerabzug nach sich. Darauf sollte der Aussteller den Empfänger ausdrücklich hinweisen.

Anderenfalls besteht die Gefahr, dass das Finanzamt die Umsatzsteuer vom Aussteller verlangt. Das gilt selbst dann, wenn zusätzlich zur Proforma-Rechnung noch eine „richtige“ Rechnung ausgestellt wird. Im Zweifel ist der Umsatzsteueranteil doppelt fällig!

Weiterführende Lektüre

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