Zahlungsbedingungen regeln die Bezahlung von Geldschulden. Zu den Zahlungskonditionen gehören insbesondere Angaben über …
- das Bezahlverfahren (z. B. Vorkasse, Anzahlung, Barzahlung, Nachnahme, Überweisung, Lastschrift, Teil- oder Ratenzahlungen),
- das Zahlungsziel (= den Zeitpunkt der Fälligkeit),
- Rabattregelungen (z. B. Skonto) oder auch
- Angaben zur Bankverbindung und anderen elektronischen Bezahlverfahren (z. B. Kreditkarten- oder Paypalzahlung).
Im Mittelpunkt stehen insbesondere das Bezahlverfahren und der Zeitpunkt der Bezahlung. Die auf Angeboten zunächst in Aussicht gestellten und per Vertrag geregelten Zahlungsmodalitäten werden auf der Rechnung meistens noch einmal wiederholt.
Typische Zahlungsbedingungen
Zu den weit verbreiteten Zahlungsbedingungen gehören zum Beispiel:
- „Zahlbar per Vorkasse“: Erst wenn das Geld auf deinem Konto eingegangen oder bar bezahlt ist, erbringst du deine Leistung.
- „Zahlbar sofort in bar“: Nachdem du die Ware geliefert oder deine Leistung erbracht hast, muss der Kunde den Kaufpreis oder das Honorar in bar bezahlen.
- „Zahlung per Nachnahme“: Der Kunde zahlt den Kaufpreis bei Übergabe der Ware durch den „Frachtführer“. Das kann zum Beispiel die Spedition oder die Post sein.
- „Sofort fällig nach Rechnungsstellung“: Der Kunde muss den Rechnungsbetrag nach Eingang der Rechnung begleichen.
- „Zahlbar 30 Tage netto ohne Abzug“: Der Kunde kann sich mit der Bezahlung 30 Tage lang Zeit lassen.
- „14 Tage abzüglich 2% Skonto“: Wenn der Kunde die Forderung innerhalb von 14 Tagen begleicht, braucht er nur 98 % der Rechnungssumme zu zahlen.
Wichtig: Gesetzliche Vorschriften über die Form und den Inhalt von Zahlungskonditionen gibt es nicht. Der Zeitraum, das Verfahren und die übrigen Modalitäten der Bezahlung müssen aber einvernehmlich geregelt sein.
Zahlungsbedingungen vertraglich regeln
Das ist zum Beispiel …
- durch einzelvertragliche Vereinbarungen oder auch
- mithilfe Allgemeiner Geschäftsbedingungen (AGB) möglich.
Wenn du eine Rechnung stellst, kannst du deine Zahlungskonditionen also nicht einseitig zuungunsten des Zahlungspflichtigen festlegen. Falls Fristen, Zahlungswege und andere Konditionen zuvor nicht ausdrücklich oder über AGB vereinbart sind, greifen die Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Zwischen Kaufleuten gelten bei der Begleichung der Rechnung darüber hinaus die Regelungen des Handelsgesetzbuches (HGB).
Gesetzliche Fälligkeit
Laut Gesetz hängt der Zeitpunkt der Bezahlung grundsätzlich von der Vertragsart ab. Das heißt:
- Kaufvertrag: bei Übergabe (= Lieferung),
- Dienstvertrag: nach Erbringen der Leistung,
- Werkvertrag: nach Abnahme des Werks durch den Besteller,
- Mietvertrag: spätestens bis zum dritten Werktag des Mietmonats.
Als gesetzliches Zahlungsmittel gelten in Deutschland und im gesamten Euroraum ausschließlich Euro-Geldscheine und -Münzen. Zur Annahme von „Buchgeld“ in Form von Überweisungen, Lastschriften, Schecks, Kreditkartenzahlungen etc. sind Lieferanten und Dienstleister gesetzlich nicht verpflichtet.
Umsatz vs. Sicherheit und Schnelligkeit?
Welche Zahlungsbedingungen günstiger sind, hängt von der Kunden-Zielgruppe, der Art des Geschäftes und der Höhe der Geldforderung ab:
- Wenn du möglichst schnell und sicher an dein Geld kommen willst, verlangst du am besten Vorkasse, ein Lastschriftmandat oder Barzahlung bei Lieferung.
- Allerdings wirkt die Forderung von Voraus- oder Barzahlung abschreckend auf viele Kunden. Auch private Auftraggeber erwarten heutzutage vielfach Lieferung „auf Rechnung“.
- Wenn das Risiko eines Zahlungsausfalls vertretbar ist, kannst du in solchen Fällen alternativ durch Skontoanreize für zeitnahe Bezahlung sorgen.
Wichtig: Eventuelle Schnellzahler- und andere Lieferantenrabatte kalkulierst du von vornherein in deine Angebotspreise ein. Was dabei zu beachten ist, erfährst du im invoiz-Blogbeitrag „Skonto berechnen: Richtig rückwärts rechnen!“
Zusatztipp: Mit „invoizPAY“ gibt es neuerdings ein ganz besonders rasantes Bezahlverfahren. Ausführliche Informationen findest du im invoiz-Tutorial „Rechnungen mit eingebautem Inkasso-Turbo!“
Zahlungsbedingungen mit invoiz festlegen
invoiz lässt dir bei deinen eigenen Zahlungsbedingungen freie Hand. Beim Schreiben deiner Angebote und Rechnungen greift die App auf vorbereitete Standard-Zahlungsbedingungen zu. Du kannst die Konditionen auf Vorgangsebene jederzeit anpassen. Dazu …
- klickst du am unteren linken Seitenrand auf die Standard-Zahlungsbedingung,
- öffnest die Auswahlliste „Wähle eine von dir angelegte Zahlungsmethode aus“ und
- übernimmst die gewünschte Zahlungsmethode per Mausklick in das Angebot oder die Rechnung:
Falls du eigene Zahlungskonditionen festlegen willst, wechselst du in den Bereich „Einstellungen > Zahlungsbedingungen“. Dort …
- klickst du auf den Button (1) „Zahlungsbedingung erstellen“, um eine zusätzliche Zahlungsmethode anzulegen oder
- zeigst mit der Maus (bzw. tippst mit dem Finger) auf eine der bereits vorhandenen Eintragungen: Daraufhin erscheint ein (2) Stiftsymbol:
Per Mausklick oder Fingertipp auf das Stiftsymbol öffnest du den Einstellungen-Dialog „Zahlungsbedingung bearbeiten“:
Hier machst du anschließend folgende Angaben:
- (1) Name der Zahlungsbedingung (damit du sie später im Vorgang wiederfindest),
- (2) Zahlungsziel (= Zeitpunkt der Zahlungs-Fälligkeit),
- Text der Zahlungsbedingung auf (3) Angeboten,
- Text der Zahlungsbedingung auf (4) Rechnungen,
- automatischer (5) „Bezahlt“-Status beim Rechnungsabschluss (z. B. bei Barzahlung oder Zahlung per Vorkasse).
- Mit einem Häkchen vor der Option (6) Standard-Zahlungsbedingung sorgst du dafür, dass invoiz die betreffende Zahlungsbedingung als Voreinstellung in deine Angebote und Rechnungen übernimmt.
Nachdem du deine Einstellungen kontrolliert hast, sicherst du deine Eingaben per Mausklick oder Fingertipp auf den Button „Speichern“.
Noch Fragen?
Was beim Schreiben von Angeboten und Rechnungen sonst noch alles zu beachten ist, erfährst du auf folgenden Seiten:
- Angebot schreiben: So geht’s!
- Rechnung schreiben: So geht’s!
- Wie die Profis: Abschlags- und Schlussrechnungen mit invoiz schreiben
- Skonto berechnen: Richtig rückwärts rechnen!
- Skonto? Wer es nicht nutzt, ist selber schuld!
- invoizPAY: Rechnungen mit eingebautem Inkasso-Turbo!
- Mustergültig mahnen: Von Forderungen, Fälligkeit & Verzug
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