Herzlichen Glückwunsch! Du hast dich als Freiberufler selbstständig gemacht. Vielleicht ist sogar schon der erste Auftrag erledigt!? Nun willst du die dazugehörige Rechnung schreiben und dir dein verdientes Honorar abholen. Für Rechnungen der freien Berufe gelten grundsätzlich dieselben Vorschriften wie für alle anderen Unternehmen.
Die Standard-Pflichtangaben
Die allgemeinen Anforderungen an korrekte Rechnungen ergeben sich aus § 14 Abs. 4 UStG. Wenn du deine Rechnungen schreibst, musst du demnach die folgenden Angaben machen:
- Dein Name und die Anschrift, unter der du deine freiberufliche Tätigkeit angemeldet hast,
- Name und Anschrift des Empfängers der Rechnung (Kunden, Mandanten, Klienten oder Patienten),
- deine Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identnummer (mehr dazu weiter unten),
- eine einmalig vergebene und fortlaufende Rechnungsnummer,
- das Rechnungsdatum,
- das Liefer- oder Leistungsdatum (monatsgenaue Angabe genügt – entscheidend ist der Monat, in dem du deine Leistung abgeschlossen hast),
- Angaben über Art und Dauer der erbrachten Leistung,
- nach Umsatzsteuersätzen aufgeschlüsselte Rechnungsbeträge und
- der im Rechnungsbetrag enthaltene Umsatzsteuer-Gesamtbetrag.
Falls du Leistungen erbringst, die von der Umsatzsteuer befreit sind, gibst du außerdem den Grund für die Steuerbefreiung an:
- So sind zum Beispiel viele medizinische Leistungen gemäß § 4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit.
- Auf Rechnungen umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer wird ebenfalls keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Die Kleinunternehmer-Regelung des § 19 UStG kann auch von Freiberuflern in Anspruch genommen werden. Falls du den Sonderstatus nutzen möchtest, wirfst du am besten einen Blick den Beitrag „Was du als Kleinunternehmer wissen musst!“
In jedem Fall gilt: Wenn du steuerfreie Rechnungen stellst, darfst du die „Begründung nicht vergessen!“
Welche Steuernummer auf die Freiberufler-Rechnung?
Bei vielen Freiberuflern ist die geschäftliche Steuernummer identisch mit der persönlichen Finanzamts-Steuernummer. Wenn du die nicht veröffentlichen möchtest, gibt es eine bewährte Alternative. Jedem Selbstständigen wird im Zuge der Anmeldung beim Finanzamt eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UStIdNr.) zugewiesen.
Das gilt auch dann, wenn du sie beim Ausfüllen des „Fragebogens zur steuerlichen Erfassung“ nicht ausdrücklich beantragt hast. Falls du deine UStIdNr. nicht kennst, kannst du sie dir vom Bundeszentralamt für Steuern jederzeit mitteilen lassen.
Rechnung? Honorarnote? Liquidation?
Wie die Überschrift oder sonstige Bezeichnung einer Rechnung lautet, spielt keine Rolle. Das kannst du in § 14 Abs. 1 UStG nachlesen. Falls in deinem Beruf oder in deiner Branche also andere Bezeichnungen üblich sind, passt du die invoiz-Überschrift einfach an. So wird aus deiner Rechnung im Handumdrehen eine
- „Leistungsabrechnung“,
- „Honorarnote“ oder „Liquidation“,
- „Honorarrechnung“ oder „Honorarabrechnung“.
Praxistipp: Um die Überschrift einer invoiz-Rechnung zu ändern, klickst du in den Überschriftsbereich und gibst statt „Rechnung“ eine Überschrift deiner Wahl ein.
Weitere Standard-Elemente anpassen
Auf die Auswahl der Spaltenüberschriften in deinen invoiz-Abrechnungstabellen hast du ebenfalls Einfluss. Standardmäßig lauten die neutralen invoiz-Tabellenüberschriften:
- „Bezeichnung“,
- „Menge“,
- „Preis“,
- „Rabatt“ und
- „Gesamt“.
Nicht immer passt das perfekt zum besonderen Charakter von Freiberufler-Leistungen. Daher lassen sich einzelne Spalten ganz entfernen und andere hinzufügen:
- Um eine Spalte zu entfernen, klickst du auf das „x“-Symbol rechts neben der Spaltenüberschrift.
- Um eine Spalte hinzuzufügen, klickst du auf das „+“-Symbol rechts neben der Überschriftenzeile und dann auf die gewünschte Spaltenüberschrift (z. B. „MwSt.“):
Nur die Spalten „Menge“ und „Gesamt“ sind unverzichtbar.
Noch Fragen?
Was beim Start als Freiberufler in Sachen Rechnungsstellung sonst noch alles zu beachten ist und wie invoiz dir dabei hilft, erfährst du auf folgenden Seiten:
- Freiberufler oder Gewerbetreibender: Wie bist du unterwegs?
- invoiz-Lexikonartikel „Freiberufler / Freie Berufe“.
- Freiberufler-Angebote mit invoiz schreiben: So geht’s!
- Welcher Steuersatz gilt? 0%, 7% oder 19%?
- Umsatzsteuerfreie Rechnungen schreiben: Begründung nicht vergessen!
Am besten probierst du die invoiz-Demo gleich aus. Einfach mit E-Mailadresse und Passwort registrieren – und sofort steht dir der volle Funktionsumfang kostenlos zur Verfügung. Du kannst das Rechnungsprogramm dann auf Herz und Nieren testen. So bist du hinterher sicher, dass es alle deine Anforderungen erfüllt.